はじめに
目的
本章では、本資料の目的と使い方をわかりやすく説明します。退職者に対する源泉徴収票の発行義務や手続きについて、実務で役立つ情報を丁寧にまとめています。
対象読者
- 企業の人事・給与担当者
- 退職者本人
- 社労士や税務担当者（基礎確認向け）
本資料で扱う主な内容
- 法的根拠と発行義務の趣旨
- 退職所得の源泉徴収票と給与所得の源泉徴収票の違い
- 発行のタイミングと期限
- 退職者が前職の源泉徴収票を持参した場合の扱い
- 源泉徴収票が受け取れない場合の対応方法
使い方の目安
各章を順に読めば、実務対応の流れが分かります。具体例や注意点を盛り込み、手続きに不安がある方でも取り組めるようにしました。必要に応じて、社内の法務や税務の担当者と相談してください。
注意点
本資料は一般的な解説です。個別のケースでは税務署や専門家に確認してください。
退職者への源泉徴収票発行手続きとは
発行の義務
退職した従業員には、企業が源泉徴収票を交付する義務があります。これは、その年の1月1日から退職日までに支払った給与・賞与と源泉徴収税額を明らかにするためです。税務上、受け取った側が正しく年末調整や確定申告を行うために必要です。
手続きの流れ（簡単な手順）
- 支払額と源泉徴収税額を確定する（給与台帳や振込明細を確認）。
- 源泉徴収票の所定欄に金額を記入する。例：1月〜6月に支払った給与合計と源泉税額を記載。
- 退職者に交付する（手渡し・郵送）と同時に会社で控えを保存する。
具体例
たとえば6月退職のAさんは、1月〜6月の給与総額とその間に差し引かれた源泉所得税を記載した源泉徴収票を受け取ります。Aさんが翌年の年末調整を前職分として提出する場合や確定申告を行う場合に使います。
注意点
- 退職者が年末調整を会社で受けていなくても必ず交付します。
- 金額の誤りは税務上のトラブルにつながるため、給与明細や台帳と照合して確認してください。
退職所得の源泉徴収票とは
概要
退職所得の源泉徴収票は、企業が退職金などの退職所得を支払ったときに作成する書類です。支払った金額と、その金額に対して源泉徴収した税額、勤続年数や控除額などを記録します。税務署への報告と受け取った人の税手続きのために必要な重要書類です。
主な記載項目（具体例で説明）
- 支給金額：会社が退職者に支払った退職金の総額が書かれます。
- 源泉徴収税額：会社があらかじめ差し引いた所得税の金額が記載されます。
- 控除額や勤続年数：退職所得控除に関係する情報が載ります。勤続年数が長いほど控除額が大きくなる仕組みです。
例：支給金額が500万円で、勤続年数が20年なら、控除を反映した金額や差し引かれた税額が明確に記載されます。
発行・交付のルール
通常、源泉徴収票は2枚作成します。1枚は税務署宛、もう1枚は退職者へ交付します。法人の役員に退職手当を支払った場合は、退職後1カ月以内に所轄の税務署と住民登録先の市区町村へ提出する必要があります。
使い方（確定申告など）
退職後に確定申告を行うとき、この源泉徴収票を添付します。税額の過不足を確認する大切な証拠になるため、申告書作成時に内容をそのまま活用できます。
保管と注意点
受け取った源泉徴収票は大切に保管してください。紛失すると申告手続きが遅れることがあります。内容に誤りがあれば、発行元の会社に速やかに問い合わせて訂正してもらいましょう。
給与所得の源泉徴収票との違い
概要
退職所得の源泉徴収票と給与所得の源泉徴収票は記載内容と使い道が異なります。退職金や一時金など、退職に伴う支払を記録するのが退職所得用です。毎月の給与や年収を記録するのが給与所得用です。
主な違い（具体例を交えて）
- 記載される収入の種類
- 退職：退職金や一時金（例：退職金300万円）
- 給与：月給や賞与（例：年収500万円）
- 課税方法
- 退職：退職所得控除を差し引いた後に課税額を示します
- 給与：給与所得控除後の課税所得が記載されます
- 源泉徴収税額の表示
- 両者とも源泉徴収税額が載りますが、計算根拠が違います。
発行時期と用途
給与の源泉徴収票は年末調整後に交付され、退職のものは退職時に交付します。退職用は確定申告で使うことが多いです。
受け取った後の扱い（実務的な注意）
退職所得票は退職金の金額が確定しているため、年末調整は不要です。確定申告が必要かどうかは、他の収入との合算で判断します。必要なら税務署へ申告してください。
発行のタイミングと期限
交付期限
企業は退職日から1カ月以内に退職所得の源泉徴収票を退職者に交付する義務があります。法律で定められた重要な手続きですので、遅延しないよう社内で締切を明確にしてください。
年末退職（12月末）の扱い
12月末で退職する場合、1月から12月までに支給した給与や控除の金額を記載した源泉徴収票を発行します。給与がその年に支払われていれば、当該年分としてまとめて記載します。
最終給与が翌月支払になる場合
給与が翌月払いで最終給与が1月に支払われるときは、支払日が属する年分として扱います。つまり、退職日が12月でも最終給与が1月に支払われれば、その金額は翌年分の記載になります。扱いに迷う場合は、支払日と金額を確認し、退職者へ説明してください。
実務上の注意点
給与計算と支払のタイミングを人事・給与で連携し、書類作成の担当者を決めます。後で支払いや控除に変更が出た場合は訂正した源泉徴収票を再交付します。退職者には交付予定日を早めに伝えると安心です。
退職者が前職の源泉徴収票を持ってきた場合
概要
年の途中で入社した従業員が前職の「退職所得の源泉徴収票」を持参した場合、現職の年末調整には算入できません。退職所得と給与所得は別の所得で税の扱いが異なるため、従業員に返却します。
対応手順（実務例）
- 提出された書類の種類を確認します。書類の表題に「退職所得の源泉徴収票」とあれば退職所得用です。
- 従業員に説明して返却します。「年末調整では扱えないため、確定申告で処理してください」と伝えます。
- もし前職の「給与所得の源泉徴収票」なら、年末調整に含めて合算します。提出が必要です。
補足・注意点
- 退職所得がある場合、従業員は確定申告で退職所得の特別控除や税額計算を行います。会社が代わりに処理できません。
- 誤って返却したり紛失したりしないよう、受領・返却の記録を残すと安心です。
実務で迷うときは、税務署や税理士に相談することをおすすめします。
源泉徴収票が受け取れない場合の対応
概要
退職後1カ月を過ぎても催促しても源泉徴収票を渡してもらえないときの対応を段階的に説明します。あわてず、順を追って手続きを進めることが大切です。
1) まず確認すること
- 退職日から1カ月が経過しているか。書類の発送に時間がかかる場合もあるので念のため確認します。
- 担当者の氏名や連絡先、会社に残っている郵送記録やメールの履歴を集めます。証拠があると手続きがスムーズです。
2) 再請求の方法（口頭・文書）
- まずは丁寧に再度依頼します。口頭で済んでいなければ文書で請求しましょう。
- 内容証明郵便で送ると、いつ請求したかの証拠になります。文面は「源泉徴収票の交付を○月○日までにお願いします」と簡潔で構いません。
3) 税務署へ相談する
- 最寄りの税務署に相談できます。源泉徴収票の交付を求める旨を伝えると、税務署が事実関係を確認して会社に働きかける場合があります。
- 持参すると良い書類：雇用契約書、給与明細、退職日が分かる書類、請求のやり取りの記録。
4) 労働基準監督署へ相談する
- 企業の法的義務やその他労務管理の問題がある場合は労働基準監督署にも相談できます。賃金未払いなど別の問題があるときも対応してくれます。
5) 源泉徴収票がなくてもできること
- 源泉徴収票が間に合わない場合でも、給与明細や銀行振込の記録で確定申告は可能です。税務署に相談して手続き方法を確認してください。
早めに証拠を残して相談機関へ連絡することが解決を早めます。必要なら具体的な文面例もお作りしますのでお知らせください。
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