はじめに
本ドキュメントは、就業規則の「減給」に関する規定を、法律の要件と実務の運用の両面からわかりやすく解説します。主に人事・労務担当者を想定し、現場で使える実務的な知識を提供します。
対象読者と目的
人事・労務担当者、経営者、人事労務に関心のある方を対象とします。目的は、減給処分の法律的根拠や限度額、計算方法、就業規則への書き方、手続き上の注意点を整理することです。
本書で扱う主な項目
- 減給の意味と就業規則との関係
- 労働基準法第91条による限度額
- 減給額の計算（平均賃金の求め方）
- 就業規則に記載する際の要件
- 懲戒による減給と評価による賃金調整の違い
- 実務上の手順と注意点（具体例つき）
使い方と注意点
実務での運用例を交えて説明しますが、個別のケースでは事情が異なります。必要に応じて労務の専門家や弁護士へ相談してください。
減給とは？就業規則との関係
減給の意味
減給は、会社が従業員の賃金を一定期間減らす措置です。日常では二つの意味で使います。一つは懲戒処分としての減給で、就業規則に定めた懲戒事由に該当した場合に科す処分です。もう一つは人事評価や業績に基づく減給で、懲戒ではなく人事的な対応になります。本章では懲戒処分としての減給に焦点を当てます。
就業規則との関係
懲戒としての減給を行うには、就業規則に減給の規定が必要です。具体的には「減給の事由」「減額の方法」「期間」などを明確に定めておきます。就業規則にない処分は社員に不利益を与えるため無効となるおそれがあります。
懲戒減給が認められるためのポイント
- 明確な規定：何をしたら減給になるかを具体的に書くこと。
- 手続きの確保：事実確認や本人への弁明の機会を与えること。
- 公平な運用：同様の違反に対し一貫した対応をすること。
運用上の注意
減給は賃金に関わる重大な措置です。安易に行うと争いに発展しますから、事実確認と説明を丁寧に行い、就業規則の定めを守って運用してください。
減給処分の法律的根拠：労働基準法第91条
概要
労働基準法第91条は、就業規則で減給を科す場合の上限を定めています。目的は、必要以上に労働者の生活を圧迫しないようにすることです。以下で具体的に説明します。
1回の減給額の上限
一回の減給は、平均賃金の1日分の半額を超えてはいけません。例えば平均賃金が1万円なら、1回につき5,000円を超える減給は違法になります。
総額の上限
1回に限らず、1賃金支払期（通常は1か月）における減給の合計は、その期の賃金総額の10分の1を超えてはなりません。たとえば月給30万円なら、減給の合計は3万円までです。
違法な減給と労働者の対応
上限を超える減給は無効となり、未払分を請求できます。対応策としては、まず会社に事情を確認し、解決しなければ労働基準監督署へ相談するか、労働審判や裁判で賃金請求を行う方法があります。
運用上の注意点
減給を行うには就業規則に明確な規定が必要で、事前に労働者へ周知することが大切です。また、減給の理由や算定方法をわかりやすく示し、公平に運用することを心がけてください。
減給の限度額：1回の額と総額の2つの制限
概要
減給には法律で定められた上限が二つあります。どちらの制限にも合致していなければ、減給は違法となります。
1）1回の減給額の上限（平均賃金の1日分の半額まで）
1回の減給は、労働者の「平均賃金」の1日分の半額を超えてはなりません。例えば、平均賃金の1日分が10,000円なら、その日の減給は最大5,000円です。単独の処分で大きく差し引くことは認められません。
2）総額の上限（1賃金支払期の賃金総額の1/10まで）
減給の合計額は、1賃金支払期（通常は1か月）の賃金総額の10分の1を超えてはいけません。たとえば月給30万円なら、その支払期における減給総額は最大3万円です。同じ月に複数回の減給があれば合算して判定します。
両方の制限を満たす必要性
各減給は「1回の上限」を超えないこと、かつその支払期内での合計が「総額の上限」を超えないことの両方を満たす必要があります。1回は小さくても、合計が上限を越えれば違法です。
実務上の注意点
減給の運用では、平均賃金の算定方法や支払期の扱いを明確にしておくことが重要です。就業規則や処分の根拠を示し、客観的な記録を残すとトラブルを避けやすくなります。
減給の計算方法：平均賃金の求め方
計算の手順
- 直近3か月間の総賃金額を集計します。基本給、残業代、定期的な手当（通勤手当など）を含めます。臨時的な賞与や一時金は除きます。
- 総日数（出勤日数）を数えます。ここでは実際に働いた日数を用います。
- 平均賃金（1日分）を算出します。計算式は「平均賃金＝総賃金額÷総日数」です。
具体例
- 直近3か月の給与合計：900,000円
- 出勤日数：60日
- 平均賃金（1日分）＝900,000円÷60日＝15,000円
- 1回の減給限度額＝平均賃金の1日分の半額＝7,500円
注意点
- 賃金の内訳で判断に迷うときは、定期的に支払われるかどうかで判断します。
- 出勤日数が少ない場合は平均額が大きく変わるため、正確に記録してください。
- 実務では円未満を切り捨てる処理が用いられることが多いので、就業規則や経理の運用に合わせてください。
以上の手順で平均賃金を求めれば、減給限度額の計算に使えます。
就業規則に減給を設けるための必須条件
必須条件
- 就業規則に明記すること
- 減給を懲戒の一つとして明確に記載します。どのような処分かが分かる表現にします。
- 対象となる懲戒事由を具体化すること
- 私用で勤務時間中に長時間外出する、会社の備品を私的に使う、重大な業務ミスで会社に損害を与える等、具体例を挙げて規定します。あいまいな表現は避けます。
- 金額・期間のルールを明確にすること
- 1回の減給額や1か月当たり・1年当たりの上限を定め、労働基準法の制限内で運用します。例：基本給の一定割合を上限とする等。
運用上の注意点
- 減給の適用は公平に行い、同じ事案で誰に対しても同じ基準を適用するようにします。
- 懲戒の程度に応じて段階的な処分規定（始末書、減給、懲戒解雇など）を設けると運用しやすくなります。
周知と手続き
- 就業規則は全員に周知し、入社時や改訂時に説明します。
- 減給を行う前に事実確認や本人の弁明機会を設けることで、争いを避けやすくなります。
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