はじめに
目的
この文書は、アルバイト・パート従業員向けの在職証明書テンプレートに関する調査結果をまとめたものです。雇用者が正確で使いやすい在職証明書を作成できるよう、必要な情報や記載例、注意点を分かりやすく解説します。
対象読者
・雇用主（人事担当者、店長など）
・アルバイト・パート従業員自身（申請に必要な書類を確認したい方）
本章で得られること
この章では、本書の全体構成と使い方を簡潔に説明します。以降の章で、在職証明書の定義、用途、記載項目、アルバイト特有の注意点、具体的な記載例、作成時の注意点を順に示します。実務ですぐ使える例を重視しています。
読み方の目安
急いでいる方は第4章（基本項目）と第6章（記載例）を先にご覧ください。記載の意図や細かな差は第2章・第3章で補足します。必要に応じて会社の雛形に取り入れてください。
在職証明書とは何か
定義
在職証明書は、企業が従業員の勤務状況を公式に証明する書類です。会社が発行し、従業員の在籍、役職、勤務期間、勤務形態などを記載します。形式は企業ごとに異なり、決まった様式はありません。
特徴
- 会社が独自に作成するため、記載項目や書式は異なります。
- 提出先によって求められる内容が変わるため、事前に確認が必要です。例：ローン申請では収入や在籍期間が重視されます。
- 原本提出や押印、署名が必要な場合があります。電子発行を認める先も増えています。
主な使用場面（例）
- 住宅ローンや各種融資の審査
- 転職活動での在籍確認
- 保育園や学校の手続き
- 出張・研修の参加証明や通勤補助の確認
発行者と有効性
人事部や総務部が発行することが一般的です。発行日や署名、社印があると信頼性が高まります。必要に応じて原本の提出や会社宛ての問い合わせが行われることがあります。
提出時の注意（簡潔に）
提出先が指定する項目や形式を確認し、いつまでに誰が署名するかを調整してください。必要情報が不足すると手続きが遅れます。
在職証明書と他の証明書の違い
概要
在職証明書は「その会社に在籍している」ことを示す書類です。同じように見える書類でも、用途や記載内容が異なります。提出先（銀行、自治体、入国管理局、学校など）によって必要な証明書が変わるため、目的に合わせて使い分けます。
主な証明書と違い
- 在職証明書：在籍の事実確認が中心。氏名、所属部署、在籍期間、発行日などを記載します。例：住宅ローンの在籍確認に用いる。
- 勤務証明書：業務内容や職務を詳しく記載することが多いです。職務内容の証明が必要な場合（就職・転職時の経歴証明）に使います。
- 就労証明書／就業証明書：勤務実態（勤務日数、労働時間、雇用形態）や給与が重要な場合に用います。ビザ申請や生活保護の手続きで求められることがあります。
- 雇用証明書：雇用契約の有無や雇用形態（正社員、契約社員など）を証明します。雇用保険や労働条件通知として用いられる場合があります。
- 出勤証明書：出勤日や欠勤の状況を証明する書類です。勤怠の確認が目的の場合に発行されます。
使い分けのポイント
- 提出先に「何を証明する必要があるか」を確認する。例：給与の記載が必要か、在籍だけでよいか。
- 記載の範囲を依頼する際は具体的に伝える。例：「在籍期間と役職のみ記載してください」「給与も明記してください」。
- 個人情報に配慮して、不要な項目は省くよう依頼する。
請求時の注意点
- 目的を明確に伝えると会社側が適切な書類を用意できます。
- フォーマット指定がある場合はその旨を事前に提示してください。
在職証明書に記載すべき基本項目
会社情報
- 会社名：正式名称を記載（例：株式会社A）。
- 所在地：本社または発行部署の住所を明記。
- 電話番号：連絡先（問い合わせ用）。
- 担当部署・担当者名：発行責任者を明示。
- 発行日：証明書の日付。
- 社判・代表者印：押印の有無、署名欄。
本人情報
- 氏名：フルネームを記載。
- 性別・生年月日：身元確認のために記載する場合が多い。
- 住所：現住所を記載。
雇用に関する情報
- 雇用形態：正社員・契約社員・派遣・アルバイト等。
- 採用年月日：入社日（例：2020年4月1日）。
- 雇用期間：有期の場合は開始・終了日を明示。
- 勤務地：主たる就業場所（例：東京本社）。
勤務形態に関する情報
- 就労形態：常勤／非常勤など。
- 週所定労働時間：例：週40時間。
- 勤務時間・休憩：始業・終業時間（例：9:00〜17:30）。
- 勤務日数：週何日勤務か（例：週5日）。
勤務実績に関する情報
- 実際の勤務日数：出勤実績（例：月20日程度）。
- 就業時間帯：シフトの有無や時間帯。
- 残業の有無：平均残業時間を記載する場合もある。
給与に関する情報
- 給与形態：月給・時給・日給。
- 給与支給総額：総支給額や直近の支給額。
- 支給実績の有無：支払いがあるかどうか。
職務に関する情報
- 職種・仕事内容：担当業務を簡潔に記載（例：営業／商品管理）。
- 役職・地位：課長、主任、スタッフ等。
記載は簡潔に、相手が確認しやすい表現でまとめるとよいです。必要に応じて備考欄で詳細を補足してください。
アルバイト・パート向けの特別な記載項目
シフトパターン（例示）
具体的な勤務パターンを記載します。週の勤務日数、曜日ごとの出勤時間帯（例：「月・水・金 9:00–15:00／土 10:00–16:00」）を明記すると、審査側が実態を把握しやすくなります。
繁忙期・変動期の勤務予定
繁忙期や長期休暇中の勤務見込み（時期・増減の目安）を入れてください。保育園や補助金の審査では、通常期と繁忙期の差が重要です。
契約期間・更新条件・試用期間
有期契約か無期か、契約開始・終了日、試用期間の有無と長さ、更新回数の上限を明記します。更新の見込みがある場合はその旨を簡潔に示してください。
社会保険・雇用保険の加入状況
加入の有無と加入開始日を記載します。加入対象外の場合は理由（勤務時間が基準に満たない等）を短く添えます。
平均的な勤務時間・日数
月間の平均労働時間や1回あたりの平均勤務時間を示すと、審査がスムーズになります。
休暇・代替出勤の扱い
有給の付与状況や欠勤時の代替ルール（シフト代替の可否）を記載してください。
用途に合わせた一言（例：保育園申請向け）
「本証明書は保育園申請用として提出可能」など、用途が明確だと受け取り側が確認しやすくなります。
記載時のポイント
・簡潔で具体的な表現を心がけてください。
・変更が予想される項目は「現時点の予定」と添えてください。
記載例
以下に、在職中であることを証明するための記載例を2つ示します。文面は必要に応じて会社の書式や提出先の指定に合わせて調整してください。
1）在職証明（一般）
会社名：○○株式会社
所属部署：営業部
氏名：山田 太郎
雇用区分：正社員
入社日：2019年4月1日
就業形態：フルタイム（所定労働日：月〜金）
週所定労働時間：40時間
（備考）出勤状況は良好で、現在も在職中です。
2）在職証明（保育園申請用）
会社名：○○株式会社
所属部署：カスタマーサポート
氏名：佐藤 花子
雇用区分：契約社員（シフト制）
入社日：2021年6月15日
週所定労働時間：週30時間（平均）
シフトの継続就労見込み：有（今後もシフト勤務を継続予定）
主な就業時間帯：9:00〜18:00（シフトにより変動あり）
時間外労働：月平均5時間程度
賃金形態：時給制（交通費別途支給）
（備考）保育園提出用に、勤務時間の実態が確認できるよう記載しています。
※記載後に担当者の署名・捺印、発行日、連絡先を入れると受理がスムーズになります。必要に応じて会社の社印を押してください。
在職証明書の作成時の注意点
提出先の要件を事前に確認
提出先によって求められる項目や形式が異なります。保育園申請では週の労働時間、シフト、今後の就労見込みが特に重視されます。申請先の指定（原本か写し、押印の有無、様式指定）を必ず確認してください。
記載の正確さと見やすさ
在職期間、職名、雇用形態、勤務時間は明確に記載します。数値は算用数字で統一し、略語や社内用語は避けてわかりやすく書きます。誤りがあると手続きが遅れるので、二重チェックを行ってください。
署名・押印と連絡先
発行者の氏名・役職、会社名、連絡先（電話またはメール）を入れます。原本を求められる場合は代表者の押印が必要なことが多いです。電子発行が可能か事前に確認しましょう。
個人情報の取り扱い
必要以上の情報は記載しないでください。マイナンバーなどの機微情報は記載しないことが原則です。
発行タイミングと再発行
発行日は新しいものを用意すると信頼性が高まります。誤記が見つかった場合は、訂正ではなく再発行して署名・押印を付け直してください。
チェックリスト（簡易）
- 提出先の指定（様式・押印・原本）を確認
- 在職期間、職名、勤務時間を数値で明記
- 発行者名・役職・連絡先を記載
- 不要な個人情報は記載しない
- 電子発行の可否を確認
- 訂正がある場合は再発行
これらを守ると、申請手続きがスムーズになります。必要に応じて、提出先に直接問い合わせて不明点を解消してください。
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