はじめに
この章で扱うこと
この記事は、源泉徴収票を紛失したときにどう動けばよいかを分かりやすく解説します。勤務先への再発行依頼の方法や手続きの流れ、会社が倒産している場合の対応、再発行が間に合わないときの代替書類、そして紛失を防ぐための管理法まで網羅します。
なぜ重要か
源泉徴収票は年末調整や確定申告、住宅ローンや各種手続きで収入を証明する大切な書類です。紛失すると手続きが遅れたり、追加の確認が発生したりします。早めに対処することで不要な手間を減らせます。
誰に役立つか
会社員やアルバイト、派遣社員、退職者など源泉徴収票を受け取るすべての方に向けた内容です。仕事先が複数ある場合や退職後の手続きも想定しています。
次章では、まず「紛失したときにするべきこと」を具体的に説明します。
源泉徴収票を紛失してしまったら
源泉徴収票は1年間の給与や納めた所得税額が記載された大切な書類です。年末調整の後や退職時に会社から交付されます。紛失に気づいたら、まず勤務先の人事・総務や給与担当部署へ速やかに連絡し、再発行を依頼してください。
まず取るべき行動
- 勤務先の人事・総務、または給与担当に電話で連絡し、状況を伝えます。電話後にメールで依頼内容を送ると記録が残ります。
- 連絡が難しければ直属の上司に相談して部署の担当につないでもらいましょう。
依頼時に用意するもの
- 氏名、社員番号、在籍期間（該当年度）
- 連絡先（電話・メール）
- 本人確認書類（運転免許証など）を求められることがあります
メール例（短く明確に）
件名: 源泉徴収票の再発行依頼
本文: いつもお世話になっております。私、[氏名]（社員番号: [番号]）は[年度]度の源泉徴収票を紛失しました。お手数ですが再発行をお願いいたします。必要な手続きや提出書類をご教示ください。よろしくお願いいたします。
再発行の目安とその後の対応
- 多くの会社は無料で対応し、数日〜数週間で受け取れます。繁忙期は時間がかかることがあります。
- 依頼後はメールや届出の控えを保存してください。担当から返答がない場合は再度確認し、記録を残したうえで督促しましょう。
再発行の依頼方法と流れ
源泉徴収票の再発行は勤務先だけが行えます。市役所や税務署、コンビニでは発行できません。以下の流れと依頼方法を参考にしてください。
- まず会社のルールを確認する
-
電話、メール、社内申請書など、会社ごとに指定の窓口があります。就業規則や総務の案内に従ってください。
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依頼時に伝えること（伝え忘れに注意）
- 氏名（旧姓を使っていた場合は旧姓名も）
- 必要な年度（例：2023年分）
- 紛失した旨、再発行を希望する旨
- 退職済みなら送付先住所、返信用封筒や切手の要否
-
本人確認の方法（身分証の提示やコピーが必要なことがあります）
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依頼の具体例
- 電話：「お世話になります。◯◯の源泉徴収票（2023年分）を紛失したため、再発行をお願いできますか。受け取りは郵送を希望します。住所は〜です。」
-
メール／社内申請：氏名、社員番号、必要年度、送付先住所、連絡先、身分証の有無を明記します。
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発行までの時間と注意点
-
発行は通常数日から数週間かかります。年度末や繁忙期は遅れることが多いので、早めに依頼してください。会社によっては手数料が発生する場合もあるため、事前に確認しましょう。
-
受け取り方法
- 在職中は手渡しが一般的です。退職後は郵送で受け取れることが多いので、返信先や本人確認について事前に打ち合わせをしてください。
再発行時の注意点
必要な書類と本人確認
会社ごとに決まった申請書（再発行申請書）を求められることがあります。本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードなど）をあらかじめ用意してください。実務上、印鑑は不要の会社が増えていますが、念のため確認すると安心です。
郵送・手数料について
郵送で受け取る場合は切手代や簡易書留など費用がかかることがあります。料金負担や送付方法（PDFでの送付が可能か）を事前に確認してください。追跡できる方法で送ってもらうと紛失リスクが下がります。
発行までの目安と遅延要因
年末調整後や確定申告の時期など繁忙期は対応が遅くなりがちです。給与計算を外部の業者に委託している場合も手続きに時間がかかることがあります。通常は数日〜2週間程度を見て、長引く場合は1か月程度を想定してください。
住所・氏名の変更がある場合
転居や結婚で氏名・住所が変わっていると正しい書類が届きません。変更手続きが済んでいるか確認し、必要なら住民票や戸籍の写しなどを添えて申請してください。
緊急時の対応と記録管理
期限が迫っている場合は「至急発行」を申し出ると優先対応してもらえる場合があります。申請時のやり取りはメールや書面で記録を残してください。送付状や控えの写しを保管すると、後で確認しやすくなります。
会社が再発行に応じない・倒産している場合
まずは連絡の記録を残す
会社と連絡が取れない、または再発行に応じてもらえない場合は、まず自分がした連絡を時系列で記録してください。電話の日時、相手の名前、メールや文書の内容を保存します。後で税務署や第三者に説明するときに役立ちます。
所轄の税務署に相談する
所轄の税務署に相談すると、状況に応じた助言を受けられます。税務署は会社が提出した法定調書の写しなどを確認できることがあります。ただし、税務署が会社に代わって正式な源泉徴収票を再発行するわけではありません。税務署で取得できる書類は、給与の支払額や源泉徴収税額の確認に使えます。
税務署で検討される書類例
- 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（会社が税務署に提出する書類）
- 支払調書（報酬や一時金がある場合）
会社が倒産している場合の対応
倒産しているときは、破産管財人や債権管理を担当する事務所に連絡する必要があります。裁判所の公告や会社のホームページで連絡先が確認できることが多いです。連絡先がわからない場合は、税務署か労働基準監督署に相談して、次の手順を案内してもらってください。
持参するものと準備
税務署や第三者に相談する際は、本人確認書類、給与明細や銀行振込の記録、会社への連絡記録を用意してください。具体例を示すと、給与の入金が分かる通帳の写しやメールのスクリーンショットが有効です。
早めに相談すれば、申告や手続きの代替案を案内してもらえます。
再発行が間に合わない場合・代替書類
確定申告など期限が迫っている場合は、まず税務署に事情を説明してください。税務署は状況に応じて一時的に源泉徴収票の代わりとなる書類を受け付けることがあります。以下に具体的な対応と注意点をまとめます。
税務署に相談する
窓口や電話で申告期限と事情を伝えます。会社へ再発行を依頼した日時や連絡の記録があると説明がスムーズになります。本人確認書類を忘れずに持参してください。
一時的に使える書類（例）
- 支払証明書：会社が発行する支払いを証明する書類
- 給与明細書：年末の総支給額や控除が分かるもの
- 銀行振込の入金履歴：給与振込の記録
- 退職証明書や雇用契約書：在籍期間や報酬の裏付け
税務署は複数の書類を組み合わせて判断します。コピーや電子データでも受け付ける場合があります。
提出手順と注意点
- 事情を記載した説明書を添えて提出してください。
- 会社へ再発行を求めたメールや電話の記録を添えると信頼性が高まります。
- 一時的な代替提出でも、最終的には正式な源泉徴収票の提出を求められることが多い点にご注意ください。
再発行は並行して進める
代替書類で当面は対応できても、後で源泉徴収票が必要になる場合が多いです。引き続き会社に再発行を依頼し、税務署の指示に従ってください。
紛失防止と管理の工夫
受け取ったらすぐに
源泉徴収票を受け取ったら、その場でコピー（原本のスキャンまたは高解像度の写真）を作成してください。原本は重要書類として扱い、すぐに定めた保管場所に入れます。作業を先延ばしにすると紛失リスクが高まります。
電子化と保存方法
紙だけで管理せず、電子データを必ず残しましょう。スマホのスキャンアプリや家庭用スキャナーでPDF化し、パスワード付きフォルダやクラウドに保存します。クラウドは自動同期を利用すると便利です。
ファイル命名とフォルダ構成
年・会社名・自分の名前を入れた分かりやすいファイル名にしてください（例：2024_ABC株式会社_源泉徴収票.pdf）。年度ごとにフォルダを作り、受領日やメモをファイル名または補助ファイルに残すと後で探しやすくなります。
物理書類の保管
原本は耐火・防水の書類ケースやロッカーに入れてください。家庭では鍵付きの引き出しや重要書類箱が便利です。郵便物や雑多な書類と一緒にしないようにしましょう。
バックアップと共有の注意点
少なくとも二か所に保存し、万一に備えてバックアップを取ってください。税理士など第三者に共有する際は、パスワード付きファイルや一時リンクを使い、共有後は権限を取り消す習慣をつけます。
日常の習慣づくり
受領したら即コピー、保存、そして保管場所へ戻すという流れを習慣化してください。年末や確定申告の前にチェックリストを作ると、紛失に気づきやすくなります。
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