はじめに
本書の目的
この文書は、源泉徴収票を紛失した場合の再発行について、分かりやすく丁寧に解説することを目的としています。再発行の可否や依頼方法、所要時間や費用、受け取り方法、会社が対応しない場合の対処法など、実務で役立つ情報を順を追って説明します。
対象の方
会社員や退職者、これから確定申告を行う方、また住宅ローンなどで源泉徴収票が必要な方に向けた内容です。例えば、確定申告の準備中に源泉徴収票が見当たらない場合や、住民税の手続きでコピーが必要な場合に役立ちます。
読み方の案内
まずは本章で全体の流れを把握してください。第2章以降で具体的な依頼方法や手続き、費用、受け取り方法、会社が対応しないときの代替案まで順に解説します。緊急で必要な場合の優先対応についても触れますので、必要な章だけを参照していただいても構いません。
第2章: 源泉徴収票は再発行できる？即日で可能？対処法や申請場所を解説
再発行は可能です
源泉徴収票は企業に交付義務があり、紛失しても再発行してもらえます。転職している場合でも、在籍していた会社（前職）に依頼してください。税務署が代わりに発行することは基本的にありません。
即日発行は可能か
即日で受け取れるかは会社の体制次第です。勤怠・給与を電子管理し、電子交付に対応している会社ならその場で発行・メール送付できることがあります。紙での再発行は、担当者の確認や押印が必要で数日〜2週間ほどかかるのが一般的です。
具体的な対処法と申請場所
- まず前職の人事・総務・給与担当に電話かメールで連絡します。2. 伝える情報：氏名、在籍期間、再発行を希望する年、送付先（郵送先またはメールアドレス）。3. 本人確認書類の提示や申請書の提出を求められる場合があります。窓口が難しいときは郵送やメールで依頼できます。
会社が見つからない・対応が遅い場合の応急措置
給与明細や年末調整の控え、勤務証明書を一時的に用意すると申告などで役立ちます。正式な源泉徴収票が必要な場面では、前職に根気よく再請求してください。
再発行の依頼方法と手続き
誰に連絡するか
在職中の方は会社の経理担当や人事課に連絡します。転職・退職者は前職の担当者へ依頼してください。担当が分からない場合は総務窓口へ問い合わせると案内してくれます。
連絡手段と具体的な流れ
電話で概要を伝え、メールで正式に依頼する流れが一般的です。企業によっては専用フォームや「源泉徴収票再発行依頼書」を求めることがあります。手順は次の通りです。
1. 電話で再発行可能か確認
2. メールまたはフォームで正式申請（必要書類を添付）
3. 会社が本人確認を行い、再発行・郵送または窓口受取
依頼時に伝えるべき情報・書類
- 氏名（旧姓がある場合は併記）
- 勤務期間または該当年
- 社員番号や社員証番号（あれば）
- 送付先住所と連絡先電話番号
- 身分証明書の写し（会社が求める場合）
代理人や転職者の場合
代理人が受け取る際は委任状と代理人の本人確認書類が必要になることが多いです。転職者は前職の担当部署へ在籍情報を伝えて依頼してください。
メール文例（短い例）
件名: 源泉徴収票再発行のお願い
本文: いつもお世話になっております。〇〇（氏名）です。20XX年分の源泉徴収票の再発行をお願いしたくご連絡しました。送付先は〒XXX-XXXX ○○市○○町･･･ 必要書類があればお知らせください。よろしくお願いいたします。
再発行にかかる費用と受け取り方法
費用は基本的に無料
多くの企業では源泉徴収票の再発行を無料で行います。給与・人事担当が保管する電子データや書類から再作成できるため、追加費用を請求しないケースが一般的です。
事務手数料が発生する場合の目安
一部の会社は事務手数料を求めることがあります。実例としては数百円〜1,000円前後が多く、手作業での印刷や確認にかかる実費として請求されます。外部に委託している場合は高くなることがありますので事前に確認してください。
郵送費用は従業員負担のことも
再発行を郵送で受け取る場合、切手代や簡易書留の料金を従業員に負担してもらう会社があります。速達や書留を希望する際は追加料金が必要になります。社内手渡しが可能なら郵送料は不要です。
受け取り方法と所要日数
受け取りは主に次の方法です。
– 社内での手渡し：当日〜数日で受け取れることが多いです（在職中の場合）。
– 郵送：通常数日〜1〜2週間程度。遠隔地や繁忙期はさらに時間がかかります。
受け取り時の注意点
受け取り前に本人確認書類の提示を求められることがあります。郵送だと住所の誤りで戻ることがあるため、依頼時に住所を正確に伝えてください。手数料や発送方法については、依頼前に明確に確認しておくと安心です。
会社が対応しない場合の対処法と代替書類の活用
まず落ち着いて確認
会社が源泉徴収票の再発行に応じないときは、まず状況を整理してください。依頼した日時、窓口担当者の氏名ややり取りの記録を残すと後で役に立ちます。
相談先と手順
- 税理士に相談する：税務手続きの専門家が適切な対処法を提案します。税務署に相談する前に準備すべき書類も教えてくれます。
- 税務署への相談：会社が協力しない旨を伝えると、必要に応じて助言や調査の案内を受けられます。
- 内容証明郵便で再請求：書面で正式に求める手段です。送付記録が証拠になります。
会社が倒産・清算中の場合
会社が倒産しているときは、破産管財人や清算人が窓口になります。法務局の登記簿や官報の公告で連絡先を確認し、連絡して対応を求めてください。
代替書類の活用例
- 支払調書：報酬や給与の支払いが記録されていれば利用できます。
- 銀行の入金明細：給与や報酬の振込記録は金額確認に有効です。
- 給与明細・雇用契約書：勤務期間や給与額の証明に使えます。
実務上のポイント（例）
- まず会社へ書面で再請求する。2. それでも無理なら税理士や税務署に相談する。3. 必要なら代替書類で税務署へ説明する。これらを順に進めると手続きがスムーズです。
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