はじめに
本資料の目的
本資料は「在職証明書 会社」に関する情報を分かりやすくまとめたガイドです。在職証明書の定義や、発行が必要となる場面、記載項目、会社への依頼方法、発行手続きの流れ、発行時の注意点などを一冊で確認できるように整理しています。
誰に向けた資料か
- 転職やローン申請、ビザ手続きなどで在職証明書を準備する必要がある方
- 人事担当者や総務担当として発行手続きを担当する方
- 会社に依頼する際の書き方や流れを知りたい方
本資料の使い方
章ごとに目的別にまとめています。第2章で在職証明書の基本を学び、第3章で必要となるシーンを確認してください。第4〜6章で実務的な書き方と手順を説明します。第7章では発行時の注意点や配慮について触れます。
本資料のポイント
平易な表現で具体例を交えて説明します。会社に依頼する前に目を通しておくと、手続きがスムーズに進みます。
在職証明書とは
定義
在職証明書は、従業員がその会社に在職している、または過去に在職していたことを会社が証明する書類です。勤労証明書や在籍証明書と呼ばれることもあります。本人の在職状況や在籍期間、役職を公的に確認するために用います。
法的性質と発行の任意性
在職証明書は法律で発行が義務づけられている書類ではありません。企業は原則として任意で発行しますが、実務上は多くの企業が申請に応じて作成します。必要性や用途に応じて内容を調整できます。
発行主体と形式
人事部や総務部が作成・発行することが一般的です。紙での交付が多いですが、企業によってはPDFなど電子データでの提出にも対応します。署名や社印があると信頼性が高まります。
使われる場面の簡単な例
- 住宅ローンや賃貸契約の審査
- ビザ申請や銀行手続き
- 社会保険や各種給付の確認
用途に応じて、記載事項や証明の形式が変わる点に注意してください。
有効性と確認ポイント
在職証明書は発行企業の公式な証明になりますが、内容の真偽は発行元で確認されます。申請前に必要な項目や提出先の指示を確認するとスムーズです。
在職証明書が必要とされるシーン
1. 就職・転職時
新しい会社が入社手続きや雇用の確認として在職証明書を求めることがあります。入社時に前職や現職の在籍状況を確認するためで、入社日の調整や身分確認に使います。例：内定後に「直近の在職証明書をお願いします」と言われる場合があります。
2. 住宅ローンや各種ローンの申請
金融機関は返済能力を判断するため、勤務先の証明を求めます。在職証明書は給与支払いや在職期間を裏付ける書類として使います。銀行によっては直近数か月以内の発行を指定することが多いです。
3. 行政手続きや公的手続き
年金や社会保険の手続き、扶養認定、補助金申請などで在職証明書が必要になる場合があります。自治体や公的機関は勤務状況の確認を求めるため、内容を細かく指定することがあります。
4. 賃貸契約・携帯端末の分割購入などの契約
賃貸契約や携帯電話の分割購入時に、契約相手が安定した収入源を確認するため在職証明書を求めることがあります。特に入居審査や割賦契約で必要になることが多いです。
5. 退職後の手続き
失業保険や再就職支援、退職手当の確認など退職後にも在職証明書が役立ちます。退職日や在籍期間が正確に記載されていると手続きがスムーズです。
注意点：発行日や署名・押印の有無、原本提出の要否を事前に確認してください。提出先によって必要な記載項目や発行時期が異なります。
記載すべき項目と内容
概要
在職証明書には、申請者と会社の基本情報、勤務状況、発行会社の確認事項を明確に記載します。提出先の指定があれば、その形式に従うのが原則です。
必須項目（代表例）
- 申請者氏名、生年月日、現住所（例：山田 太郎、1990年1月1日、東京都）
- 入社年月日および在籍状況（在職中／退職日）
- 雇用形態（正社員・契約社員・派遣・パート等）
- 職種・役職・所属部署（例：営業部・課長）
- 業務内容の簡潔な説明（例：法人向け提案営業、月間訪問数など）
- 勤務場所・勤務日数・勤務時間（週5日、9～17時など）
- 給与情報（年収または月給。必要に応じて支給期間や手当を明記）
会社側の確認事項
- 会社名・所在地・代表者名・連絡先
- 発行年月日・発行者名（担当者）・会社印
書き方のポイント
- 提出先のフォーマットがあれば優先して使用してください。自由様式の場合は会社の公式用紙（社名・ロゴ）で作成すると信頼性が高まります。
- 給与や在籍期間などは事実に基づき正確に記載します。給与は「年収〇〇円（賞与含む）」のように具体化すると分かりやすいです。
- 個人情報は必要最小限に留め、機密性に配慮してください。
任意で役立つ記載
- 勤務実績や受賞歴、産休育休の取得履歴など、提出目的に応じて加えると良い場合があります。
会社への依頼方法と手順
1. 担当部署の確認
在職証明書の発行は通常、人事部や総務部が担当し、給与記載が必要な場合は給与担当者が対応します。まずは社内の就業規則や社内ポータルで担当部署を確認してください。
2. 依頼方法の種類と使い分け
- 直接訪問：窓口ですぐ対応してもらえる場合が多く、急ぎのときに便利です。身分証や社員証を持参してください。
- メール：記録が残り、依頼内容を明確に伝えられます。添付書類があると手続きが早まります。
- 郵送：正式な書面が必要な場合に適します。余裕を持って送付しましょう。
3. 問い合わせ時のポイント
必要な記載事項（在職期間、役職、給与の有無）、提出期限、発行手数料、受け取り方法（窓口・郵送・PDF）を確認してください。担当者に期限を伝えると優先対応されやすいです。
4. 依頼文の構成（基本）
作成年月日、宛名、件名、前文（依頼の趣旨）、主文（必要事項と期日）、末文（よろしくお願いします）、記載事項の詳細、依頼者情報（氏名、部署、連絡先）で構成します。
簡単な例：
作成日：2025年1月1日
宛名：総務部御中
件名：在職証明書発行のお願い
前文：いつもお世話になっております。
主文：下記の内容で在職証明書の発行をお願い致します。記載事項：在職期間、役職、給与（有無）／希望受取日：2025年1月10日
末文：お手数をおかけしますが、よろしくお願い致します。
依頼者：山田太郎（営業部）／内線：1234／メール：taro@example.com
5. 依頼後の流れと受け取り
依頼→担当確認→発行（数日〜）→受取の順です。受け取り時は身分証明や委任状が必要な場合がありますので事前に確認してください。
発行手続きの流れ
はじめに
在職証明書の発行は、従業員の申請と会社側の確認の連携で進みます。ここでは一般的な流れを順を追って説明します。
1. 従業員側の準備と確認
まず提出先（金融機関・学校など）と必要な記載項目、提出期限を確認します。申請理由、氏名、社員番号、在籍期間、役職などの情報を整理し、身分証や申請書が必要かも確認します。
2. 依頼の方法と伝え方
依頼先は総務や人事担当です。口頭、メール、社内申請フォームのいずれかで依頼します。メールなら件名に「在職証明書発行依頼（氏名）」、本文に提出先、用途、希望期限を明記してください。
3. 会社側の確認と記載作業
会社は申請を受け付けたら人事データで在籍情報を照合します。必要項目を記載し、上長や担当者の承認を得たうえで会社印を押印します。不明点があれば確認連絡があります。
4. 書類の交付方法
完成後は手渡し、郵送、電子データ（PDF）のいずれかで受け取ります。郵送を希望する場合は宛先と返信用封筒、必要な切手を用意してください。
5. 所要時間の目安と緊急対応
通常は数営業日で発行しますが、繁忙期や確認作業で1〜2週間かかることがあります。急ぎの場合は理由を明記して早めに依頼し、担当者に状況確認をしてください。
6. トラブル時の対応
記載内容に誤りがあれば速やかに再発行を依頼します。会社印がない場合や第三者提出用の署名が必要な場合は、事前に確認して手続きを整えてください。
発行時の注意点と配慮
在職証明書の発行は、通常業務とは別の手続きです。急な依頼に応じられないことが多いため、余裕をもって依頼することが重要です。
1. 依頼は余裕をもって
多くの会社では数日から1週間程度を見込む必要があります。提出期限がある場合は、余裕をもって早めに依頼してください。急ぎの場合はその旨を伝え、対応可否を確認します。
2. 提出先指定のフォーマットは事前に伝える
提出先が指定する様式や電子フォームがあるときは、依頼時に添付またはURLを伝えてください。フォーマットの違いで再発行が必要になることを避けられます。
3. 記載内容と個人情報の扱い
必要以上の情報は記載しないように依頼しましょう。給与や役職履歴など機密性の高い情報は、提出先の要求を確認して最小限に留めます。社内で承認が必要な場合は、その手続き時間も考慮します。
4. 押印・署名、原本と電子版の取り扱い
提出先が原本の押印を求める場合があります。電子発行が可能でも原本が必要なケースがあるため、どちらを提出するか事前に確認してください。
5. 代理申請と受取方法
代理人が受け取る場合は委任状や本人確認書類が必要になることがあります。受け取り方法（郵送、手渡し、電子）も予め調整しましょう。
6. 発行後の確認と訂正依頼
受け取ったら氏名、所属、在職期間、職位、日付、押印・署名の有無を必ず確認してください。誤りがあれば速やかに訂正を依頼します。
以上を踏まえ、依頼時には提出期限、利用目的、必要フォーマット、連絡先を明確に伝えると手続きが円滑に進みます。ご不明点があれば会社の総務窓口に相談してください。
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