はじめに
本記事の目的
本記事は、過去の勤務先から在職証明書を取得する方法や注意点を分かりやすく解説します。退職後でも在職証明書がもらえるのか、会社に発行義務があるのか、依頼の具体的な手順や代替手段まで、実務で使える情報をまとめました。
誰に向けた記事か
- 転職や貸付、年金手続きで過去の勤務を証明したい方
- 退職後に在職証明書が必要になった方
- 前職の対応に不安がある方
この記事の読み方
各章を順に読むと、基礎知識から実際の依頼手順まで段階的に理解できます。まず第2章で在職証明書の基本を学び、第3章で法律上の位置づけを確認します。第4章では実際に過去の勤務先に依頼する手順を具体的に示します。
注意点
会社ごとに運用が異なります。必要書類や提出先をあらかじめ確認してください。ご不明な点は、記事の最後で紹介する問い合わせ例を参考にすると良いでしょう。
在職証明書とは？「過去の勤務」を証明する基本知識
在職証明書とは
在職証明書（在籍証明書）は、どの会社にいつからいつまで在籍していたかを第三者に示す公的な書類です。主に事実を確認するために使います。転職や各種申請で求められることが多いです。
主な記載項目（具体例）
- 氏名・生年月日・住所（本人確認のため）
- 在職期間（例：2016年4月1日〜2020年9月30日）
- 所属部署・役職・職種（営業部・課長・販売など）
- 雇用形態（正社員・契約社員・派遣など）
- 業務内容や勤務場所（担当業務、勤務地）
- 発行日、会社名・住所・代表者名、押印（会社の証明）
どんな場面で必要か
- 転職先での在籍確認
- 保育園や学校の申込み
- 住宅ローンの審査
- 資格申請や公的手続き
過去の勤務を証明したいとき
退職後でも、基本的には元勤務先に同様の在職証明書を依頼します。会社が人事記録を保管していれば発行可能です。発行には本人確認書類や、場合によっては手数料が必要になることがあります。発行に時間がかかることもあるので、早めに依頼することをおすすめします。
注意点
記載内容は事実に基づきます。誤りや不足があれば、早めに元職場の人事に相談して訂正を依頼してください。
退職後でも在職証明書はもらえる？法律上の位置づけ
結論
退職後でも在職証明書は請求して発行してもらえることが多いです。法律で必ず発行しなければならない義務は定められていませんが、本人の申請と本人確認ができれば会社は任意で発行できます。
法的な位置づけ
在職証明書は「会社が作る任意の証明書」です。給与明細や雇用保険関係の書類とは異なり、法律での発行義務は基本的にありません。とはいえ、業務上の証明が必要な場面では会社が対応することが一般的です。
実務上の扱い
正社員・アルバイトを問わず、過去に勤務していた事実を証明するために発行されることが多いです。就職やローン、賃貸契約など用途を示せばスムーズになります。
申請と受け取りのポイント
依頼はメールや書面で、氏名・在職期間・部署・発行目的・送付先を明記します。本人確認が求められるため、身分証等を用意してください。受け取りは直接か郵送が一般的で、会社によっては手数料がかかる場合があります。
拒否されたときの対応
発行を断られた場合は理由を確認し、まずはやわらかく再依頼します。それでも解決しないときは、労働相談窓口や専門家に相談するとよいでしょう。
過去の勤務先に在職証明書を依頼する具体的な手順
1. 事前準備
まず、提出先から指定フォーマットや必要な記載項目、提出期限を確認します。自分の氏名（旧姓があれば併記）、在籍期間、所属部署、役職、雇用形態を整理してメモにまとめます。身分証や雇用契約書のコピーも用意すると手続きが早まります。
2. 電話で依頼する手順
1) 会社の代表番号に電話し、担当窓口を確認します。2) 挨拶の後に「在職証明書発行をお願いしたい」と伝え、目的と提出期限、必要な記載内容、指定フォーマットの有無を伝えます。3) 発行手数料や受取方法（郵送・来社・メール）を確認します。本人確認で生年月日や退職日を求められることがあります。
3. メールで依頼する手順（例文）
件名：「在職証明書発行依頼（氏名）」
本文には氏名・旧姓（あれば）・在籍期間・提出先と提出期限・必要な記載項目・連絡先を明記します。添付で身分証のコピーや指定フォーマットをつけるとスムーズです。
4. 受け取りと確認
届いたら氏名・在籍期間・役職などに誤りがないか確認します。誤りがあれば早めに再発行を依頼してください。受け取りに代理人を使う場合は委任状が必要なことが多いです。
5. アルバイトや短期勤務の場合の注意点
手続きは同様ですが、契約書やシフト記録を示すと在籍証明が出やすくなります。派遣や業務委託は雇用関係が異なるため、発行可否を事前に確認してください。
6. よくあるトラブルと対処法
発行に時間がかかる場合は期限を伝えて催促します。記載漏れは具体的にどの項目を追記してほしいかを明示して再依頼してください。
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