はじめに
「転職先から過去の勤務先の在職証明書を提出してと言われたけれど、何年前の会社に頼めばいい？」
「退職してから時間がたっているけれど、以前の勤務先に連絡して発行してもらえる？」と迷っていませんか。
転職先から提出期限を指定され、以前働いていた会社へ連絡しようとしても、どの部署に依頼すればよいのか、必要な書類や伝える内容が分からず手が止まってしまうことがありますよね。
この記事では、過去の勤務先へ在職証明書を依頼する方法や伝える内容、発行してもらえない場合に確認したいことについて、順を追って説明していきます。
転職先から過去の勤務先の在職証明書を求められたら提出が必要？
転職先から「以前の勤務先の在職証明書を提出してください」と言われたものの、「なぜ過去の勤務先の証明書が必要なの？」「何社分を用意すればいい？」と迷うことがあります。
ここでは、過去の勤務先の在職証明書が求められる理由と、どの勤務先の証明書を提出すればよいのかについて説明します。
過去の勤務先で働いていた事実や在籍期間を確認するために求められる
転職先から、応募時に申告した職歴を確認するため、過去の勤務先の在職証明書を求められることがあります。
在職証明書に記載された会社名や在籍期間から、実際にその会社で働いていたことを確認できます。
提出する勤務先の範囲は転職先の指定を確認する
在職証明書を提出する勤務先の範囲は、転職先の指定に合わせます。
「直近の勤務先のみ」「過去3年以内」などの指定がある場合は、該当する勤務先の証明書を準備しましょう。
何社分必要なのか分からない場合は、転職先の担当者へ確認してから依頼すると安心です。
過去の勤務先の在職証明書は退職後でも発行を依頼できる
「すでに退職した会社の在職証明書は、今からでも発行してもらえる？」「転職先から指定された様式がある場合、前の勤務先に記入をお願いできる？」と迷うことがあります。
ここでは、退職後に在職証明書を依頼するときの手順や指定様式の渡し方、発行に時間がかかる場合の対応について説明します。
退職から時間がたっている場合は、「何年前まで発行してもらえるの？」と気になることもあります。発行を依頼できる期間や、2年以上経過している場合の対応はこちらで詳しく解説しています。
▶退職後の在職証明書は何年まで発行してもらえる？2年以上経過した場合の対応も解説
退職後は「現在の在職」ではなく過去の在籍期間を証明してもらう
退職後に在職証明書を依頼する場合は、現在の在職ではなく、過去にその会社で働いていた事実や期間を証明してもらいます。
転職先から入社日や退職日などを指定されている場合は、必要な項目を確認してから依頼しましょう。
前の勤務先の人事・総務など証明書を扱う部署へ依頼する
在職証明書が必要になったら、前の勤務先の人事・総務など、証明書を担当している部署へ連絡します。
氏名や在籍していた期間を伝え、申請方法や受け取り方法を確認するとスムーズです。
前の勤務先へメールで依頼したい場合は、件名や伝える内容に迷うこともあります。在職証明書をメールでお願いするときの書き方や例文はこちらで確認できます。
▶在職証明書をメールで依頼する方法は？書き方や例文を紹介
転職先の指定様式がある場合は前の勤務先へ渡して記入してもらう
転職先から指定様式を渡されている場合は、その書類を前の勤務先へ提出して記入を依頼します。
メールへの添付や郵送など、勤務先が案内する方法に合わせて送りましょう。
郵送で指定様式を送る場合は、「返信用封筒も必要？」と迷いやすいところです。封筒のサイズや宛名、切手の準備方法はこちらで詳しく解説しています。
▶在職証明書の返信用封筒は必要？サイズ・宛名・切手の準備方法を解説
発行に時間がかかる場合は転職先へ提出予定日を伝える
在職証明書の発行に時間がかかる場合は、転職先へあらかじめ伝えておくと安心です。
前の勤務先に発行予定日を確認し、「○月○日ごろに提出予定です」と目安を伝えておきましょう。
過去に複数の勤務先がある場合はどこまで在職証明書を提出するのか
「転職経験が複数あるけれど、過去の勤務先すべてから在職証明書を集める必要がある？」「何年前の勤務先まで提出すればいい？」と迷うことがあります。
ここでは、複数の勤務先がある場合に提出対象となる勤務先や、証明が必要な期間を確認する方法について説明します。
すべての勤務先から取得するとは限らない
過去に複数の勤務先があっても、すべての会社から在職証明書を取得する必要があるとは限りません。
「直近の勤務先のみ」など転職先から指定されている場合は、その条件に合う勤務先の証明書を準備しましょう。
対象となる勤務先や証明する期間を転職先へ確認する
提出する範囲が分からない場合は、在職証明書を依頼する前に転職先へ確認しておくと安心です。
どの勤務先が対象になるのか、何年前までの在籍期間が必要なのかを確認し、指定された範囲に合わせて準備しましょう。
過去の勤務先から在職証明書を取得できない場合の対応
過去の勤務先が倒産・廃業していたり、問い合わせても連絡が取れなかったりすると、在職証明書を取得できないことがあります。
ここでは、過去の勤務先から在職証明書を取得できない場合の伝え方と、代替書類を使用できるか確認するときの対応について説明します。
倒産・廃業や連絡が取れない場合は転職先へ事情を伝える
過去の勤務先が倒産・廃業している場合や、問い合わせても連絡が取れない場合は、在職証明書を取得できないことを転職先へ伝えます。
勤務先の状況や取得が難しい理由を説明し、今後の対応を確認しましょう。
代替できる書類があるか転職先へ確認する
在職証明書を取得できない場合は、勤務していた事実や在籍期間が分かる別の書類で代替できるか確認します。
使用できる書類は転職先によって異なるため、必要な書類を確認してから準備すると安心です。
自己判断で別の書類を提出せず転職先の指示に従う
手元に勤務実績を確認できる書類があっても、自己判断で提出するのは避けたほうがよいでしょう。
まず転職先へ相談し、代わりに提出する書類や提出方法について案内を受けてから準備します。
転職先へ在職証明書を提出する前に確認したいこと
過去の勤務先から在職証明書を受け取ったら、そのまま転職先へ提出するのではなく、記載内容や提出条件を確認しておきましょう。
ここでは、在職証明書を提出する前に確認しておきたい記載内容と提出期限・方法について説明します。
氏名・在籍期間・勤務先名などの記載内容に間違いがないか確認する
在職証明書を受け取ったら、氏名や勤務先名、入社日・退職日などに間違いがないか確認します。
誤りがある場合はそのまま提出せず、発行した勤務先へ連絡して訂正や再発行を依頼しましょう。
提出期限と提出方法を確認して余裕を持って準備する
転職先から指定された提出期限と、郵送・持参などの提出方法も確認しておきます。
郵送する場合は到着までの日数も考え、期限に間に合うよう余裕を持って準備すると安心です。
まとめ
転職先から在職証明書を求められたら、まず対象となる勤務先や期間を確認し、必要な範囲に合わせて準備しましょう。
前の勤務先へ依頼する際は、指定様式や提出期限も確認しておくとスムーズです。
倒産・廃業などで取得が難しい場合は、転職先へ事情を伝え、代替できる書類があるか相談します。
在職証明書を受け取ったあとは記載内容に間違いがないか確認し、余裕を持って提出しましょう。
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