年金手帳のコピー提出時に必要な塗りつぶしの注意点とは

2025 9/28

はじめに

本記事の目的

本記事は、年金手帳のコピーを提出するときに、個人情報をどのように保護すればよいかを分かりやすく説明します。基礎年金番号や生年月日など、悪用されると困る情報のマスキング方法や注意点を具体的に示します。

誰に向けた記事か

・会社や役所に年金手帳のコピーを提出する人
・家族の手続きを代行する人
・個人情報の取り扱いに不安がある人

本章で扱う内容の概略

以降の章で、塗りつぶしが必要な理由、塗りつぶす箇所、具体的な塗りつぶし方法、提出先ごとの対応例、忘れた場合の対処法、関連する法令やガイドラインを順に説明します。実例を交えて、安心して書類を提出できるように導きます。

年金手帳コピー提出時に「塗りつぶし」が必要な理由

なぜ塗りつぶすのか

年金手帳や健康保険証などには、基礎年金番号や記号・番号といった個人識別情報が記載されています。これらが第三者に流出すると、なりすましや不正請求、個人情報の二次利用といった被害につながります。塗りつぶすことで、不要な情報を隠しリスクを下げます。

想定されるリスク（具体例）

番号を使ったなりすましで不正給付を受けられる
口座や契約手続きに悪用される
個人情報がまとめて悪用され、金融被害に発展する

法改正と実務上の変化

2020年10月1日の法改正以降、自治体や企業がコピー時のマスキングを求めるケースが増えました。行政窓口でも、必要最小限の情報提出を指導する方針が広がっています。

塗りつぶしの基本的な考え方

必要な証明は残しつつ、個人識別に直結する番号等は隠すことが重要です。窓口や提出先の指示に従い、原本確認が求められた場合は原本を提示するようにしてください。

塗りつぶしが推奨される具体的な箇所

年金手帳や健康保険証など、公的身分証明書のコピーを提出する際に、どの部分を塗りつぶすべきかを具体的に示します。提出先により必要箇所は変わりますが、以下を目安にしてください。

年金手帳

基礎年金番号：冊子の中面や表紙裏に記載されています。番号は個人識別に直結するため、黒いマーカー等で十分に塗りつぶしてください。
氏名・住所：提出先が本人確認のために氏名を必要とする場合は残しますが、不要な場合は塗りつぶします。

健康保険証

保険者番号・被保険者等記号・番号：カード上部や裏面に記載されることが多く、漏えいすると不正利用の恐れがあるためマスキング（黒塗りやテープ）を推奨します。
記載されている公的番号（必要に応じて）：マイナンバー等が印刷されている場合は必ず塗りつぶしてください。

その他の書類（参考）

マイナンバーカードや通知カード：番号は全面的に隠します。
運転免許証：提出先が写真や氏名確認のみを求める場合、住所や交付番号は隠すと安全です。

写真やスキャンで提出する際は、塗りつぶしが確実に見える方法（濃いインクやデジタルモザイク）を使ってください。

塗りつぶし方法の具体例

紙のコピー時（コピー前）

準備するもの：マスキングテープや小さな紙片、付箋。
塗りつぶす部分にテープや紙片を重ね、コピー機で通常通りにコピーします。テープの端は折り返すと剥がしやすいです。
そのまま提出でき、インクに触れないため情報漏えいのリスクが下がります。

紙のコピー時（コピー後）

コピー後に黒い油性マーカーで該当箇所を塗りつぶします。文字の上を完全に隠すように二度塗りすると確実です。
インクが裏写りしないか確認し、必要なら裏面にも紙を挟んでから塗ってください。

画像データの場合（スマホ）

写真を撮るかスキャンします。
端末の編集機能や標準アプリで四角ツールを使い、該当箇所を黒く塗ります。モザイク（ぼかし）でも可。
編集後は拡大して隠れているか確認してください。

画像データの場合（パソコン）

簡単な編集ならペイント（Windows）やプレビュー（Mac）で黒塗りができます。
複数ページはPDF編集ソフトで同様に矩形塗りつぶしやモザイク処理をします。

注意点

氏名・住所・生年月日など、確認が必要な情報まで隠さないよう注意してください。場合によっては提出先にどの部分を隠すか事前に確認すると安心です。
透過や画像圧縮で隠れた情報が復元されないか、別の端末で表示して最終チェックしてください。

提出先ごとの対応例

1. 市区町村（自治体）

自治体へ提出する書類では、基礎年金番号や保険者番号のマスキングが明記されていることが多いです。請求書や申請書のコピーは、指定箇所を黒塗りやシールで隠して提出してください。オンライン申請ではアップロード前に画像編集で番号を消すと安心です。

2. 金融機関

銀行や証券会社も、個人情報保護の観点から該当番号の塗りつぶしを求める場合が多いです。窓口での提出なら黒ペンで塗るか、窓口担当者に指示を仰いでください。店舗やサービスによって取り扱いが異なるため、事前確認をおすすめします。

3. 勤務先・企業（雇用主）

雇用手続きでは年金・社会保険の番号が必要になる場面があります。企業が番号の確認を必要とする場合、原本提示は求められてもコピー提出時は不要な番号を隠すよう案内されることが多いです。会社の総務に確認してから提出してください。

4. 年金事務所・社会保険事務所

公式手続きでは番号の提示が必須になる場合があります。窓口での手続きは原本確認が基本で、コピーが必要なら事務所の指示に従ってください。番号の塗りつぶしが不可とされるケースもあるため、事前の問い合わせが重要です。

5. 医療機関・保険関連

保険証コピーなどは一部番号を隠しても受け付けられる場合がありますが、診療報酬や手続きの種類で対応が分かれます。医療機関の受付に確認し、指示に従ってください。

共通の注意点

提出先ごとにルールが違います。必ず案内や窓口で確認すること。
黒塗りは確実ですが、切り取りやシールも有効です。デジタル提出は編集履歴やメタデータに注意してください。
不明な点は電話で問い合わせ、指示を書面で残すと後のトラブルを防げます。

塗りつぶしを忘れた場合・トラブル防止のポイント

塗りつぶしを忘れてコピーを提出してしまうと、個人情報が不必要に渡り、不正利用やなりすましのリスクが高まります。ここでは、忘れたときの対処法とトラブルを防ぐ具体的なポイントを分かりやすく説明します。

なぜ放置が問題か

氏名や生年月日、マイナンバーなどが第三者に渡ると、口座開設や契約で悪用される可能性があります。

忘れたと気づいたら（対応手順）

提出先にすぐ連絡し、削除と破棄を依頼します。口頭だけでなくメールで記録を残しましょう。
相手が削除したことの確認を求め、可能なら書面での証明や受領記録を依頼します。
改めて必要箇所を塗りつぶしたコピーを再提出します。
悪用が疑われる場合は、警察や金融機関、必要な場合はカード発行元へ相談します。

トラブル防止の実務ポイント

提出前にチェックリストで確認する習慣をつける。
提出方法は安全な手段（直接持参や暗号化送信）を選ぶ。
マイナンバーカードの裏面は多くの場面で提出不要なので、求められた場合は理由を確認する。
写真を使う場合は撮影前に塗りつぶす。画像のメタ情報（Exif）も削除する。
削除や破棄を依頼したら、日時と相手の名前を記録しておく。

日常的な予防策

黒マーカーや付箋で一時的に覆い、提出前に必ず外すチェックを行う。
コピーの控えは最低限にし、不要になったらシュレッダーで処分する。
不明点があれば、提出前にどこまで塗りつぶしてよいか提出先に確認してください。

まとめ：安全なコピー提出のために

ここまでの内容を踏まえ、年金手帳などのコピーを提出するときは個人情報の保護を最優先に考えてください。

絶対に塗りつぶす箇所：基礎年金番号など特定の個人識別番号は必ず塗りつぶします。コピーから番号が読み取れないことを確認してください。
残す箇所：提出先の指示に従い、氏名・生年月日・住所など必要な情報は隠さずに残します。指示が不明な場合は事前に問い合わせて確認してください。
塗りつぶし方法：不透明な黒マーカーでしっかり塗るか、スキャン後にデジタルで確実に削除します。光にかざして透けないか必ず確認します。
提出前の最終確認：必要最小限の情報だけを載せているか、余計なページが含まれていないか、原本は安全な場所に保管しているかをチェックします。
トラブル時の対応：誤って重要な情報を公開してしまったら、速やかに提出先に連絡して対処を依頼し、場合によっては個人情報の監視や警察への相談を検討します。

これらを守ることで、情報漏洩リスクを大きく下げつつ手続きを進められます。分からない点は遠慮せず提出先に確認し、安全に提出してください。