はじめに
目的
本資料は、離職票の発行手続きで必要となる疎明書の役割と作成方法をわかりやすく解説するために作成しました。特に退職者本人と連絡が取れない場合の対応策としての疎明書の重要性に焦点を当てます。
対象読者
- 会社の人事・総務担当者
- 労務手続きを初めて行う方
- 退職者の手続きで困っている方
本資料で学べること
- 離職票の基本と発行の流れ
- 本人確認書類と疎明書の違いと使い分け
- 疎明書が必要となる具体的なケース
- 疎明書の作成手順と電子申請のポイント
使い方と注意点
各章は手続きの順に並べています。具体例を交えながら実務で使える手順を示します。書式や提出方法は自治体やハローワークで異なる場合があるため、実際の手続きでは必ず最新の案内を確認してください。
離職票とは何か？その役割と発行手続き
離職票の意味と役割
離職票（正式名：雇用保険被保険者離職票）は、退職後に雇用保険の基本手当（失業保険）を受けるときに必須の公的書類です。退職日や被保険者期間、離職の理由などが記載され、ハローワークでの受給手続きに使います。記載された「離職理由」は、給付の開始時期や受給可否に影響します。
発行の流れ（簡潔）
企業は従業員が雇用保険の被保険者だった場合に、ハローワークへ「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を提出します。ハローワークは提出内容をもとに離職票を作成・交付します。通常は会社から退職者に手渡しまたは郵送されます。
交付の希望と年齢に関する例外
離職票は基本的に退職者の希望に応じて交付されますが、59歳以上の方については希望の有無にかかわらず必ず発行されます。
受け取った後の流れと注意点
離職票を受け取ったら、ハローワークに持参して失業給付の申請を行います。紛失した場合や内容に誤りがあるときは、まず退職した会社に確認し、必要ならハローワークに相談してください。
離職票発行に必要な書類と本人確認書・疎明書の役割
必要書類の一覧
- 離職票（事業主が作成する離職証明書）
- 本人確認書（退職者が内容確認したことを示す署名）
- 雇用保険被保険者証やマイナンバー等の本人確認書類（場合により）
本人確認書の役割と書き方
本人確認書は、退職者本人が離職証明書の記載内容を確認したことを証明します。退職者本人が署名・押印し、日付を入れます。電子申請では署名済みのスキャンや電子署名データを添付します。具体例：
– 「離職証明書の内容を確認し、相違ないことを承認します。」と署名・日付
疎明書が必要になるケース
退職者と連絡が取れない、所在不明、疾病などで確認が難しい場合は、事業主の疎明書または社会保険労務士（社労士）の疎明書を添付します。疎明書には、本人確認ができなかった経緯や尽力した内容（連絡記録、送付履歴など）を記載します。
疎明書の作成ポイント
- 事実を時系列で簡潔に記載する
- 可能なら証拠（メール送信履歴、配達記録等）を添付する
- 社労士が作成する場合は署名・事務所情報を明記する
電子申請での添付方法と注意点
電子申請では、PDF等で本人確認書や疎明書を添付します。書類は読みやすくスキャンし、ファイル名に内容を書いておくと審査がスムーズです。本人の署名がない場合は疎明書で理由を明確にし、可能な限り証拠を添付してください。
疑問点があれば、具体的な状況（連絡履歴の有無や電子申請か紙申請か）をお伝えください。適切な書き方を例示します。
疎明書とは――作成が必要なケースと内容
疎明書の役割
疎明書は、離職者本人の確認が取れない「やむを得ない理由」を事業主や社会保険労務士が説明・証明する書類です。離職票の記載内容について本人確認ができないため、代わりに事情を明らかにします。
作成が必要な代表的なケース（具体例）
- 退職者と連絡がつかない（転居後に連絡先不明、電話やメールが不通）
- 退職者が本人確認を明確に拒否する
- 入院・拘留・長期海外滞在などで本人確認書類が取得できない
- 認知症などで確認が困難な場合
記載すべき主な項目
- 事実の経緯（いつから連絡が取れないか、連絡手段と日時）
- 本人確認ができない具体的理由（拒否の内容や状況）
- 会社側が行った対応（郵送、電話、勤務記録の提示など）
- 提出者情報（会社名、代表者名、担当者名、連絡先）
- 作成日と署名・押印
添付できる裏付け資料
発送記録、配達証明、メール履歴、面談記録など。可能な限り事実を示す証拠を添えます。
作成上の注意
事実を簡潔かつ具体的に書きます。感情的な表現は避け、誰が見ても状況を理解できるようにしてください。社会保険労務士が作成・確認すると信頼性が高まります。
疎明書の具体的な作成・電子申請の流れ
電子申請（入力画面で作成する場合）
- 申請画面で「事業主の疎明書を作成する」にチェックを入れます。
- 入力欄に必要事項を記入します。主な項目は「やむを得ない理由（具体的に）」「会社名・所在地」「代表者名」「連絡先」「作成日」「対象となる従業員の氏名や被保険者番号」などです。例を挙げ、簡潔に理由を記載すると審査がスムーズです。
- 入力が終わったらPDFで出力します。
- 出力したPDFを印刷し、会社印を押印します。電子的な押印・署名を利用できる場合は、システムの案内に従ってください。
- 押印済みのPDFをスキャンまたはそのまま保存し、電子申請データに添付して送信します。ファイル形式やサイズ制限は画面の指示に従ってください。
外部CSVファイル添付方式の場合
- 申請サイトから疎明書の様式（テンプレート）をダウンロードします。
- 様式に必要事項を入力します。CSVの場合は欄の順序や文字コードに注意してください。
- 作成した様式をPDF化し、印刷して会社印を押印します。押印後にスキャンしてPDF化する手順が一般的です。
- 作成したファイル（CSVとPDF、あるいは指定の様式ファイル）を申請画面で添付します。添付方法は画面の指示に従ってください。
作成時の注意点
- 記載は具体的かつ簡潔に：理由や期間、事実関係を明確に書く。
- 日付と氏名は正確に記入する。
- 会社印は鮮明に押す。電子押印を使う場合は添付方法を確認する。
- ファイル名に分かりやすい情報（氏名・作成年月日）を入れておくと管理が楽です。
- 提出後は受理番号や控えPDFを保存し、原本は一定期間保管してください。
疎明書の注意点と省略できる場合
省略できる場合と意味
電子申請で「照合省略の申出書」を提出した場合、本人確認書類や疎明書の電子添付を省略できます。ただし、省略できるのは添付だけで、取得と保管は必須です。後で提出を求められることがあります。
省略しても必ず行うこと
省略した場合でも、原本や写しを手元に残しておいてください。公的機関から照会が来たときに速やかに提示できるようにします。提出期限に間に合わないと手続きが遅延する可能性があります。
疎明書作成のポイント
- 事実を時系列で、具体的かつ簡潔に記載します（退職日、離職理由、支払状況など）。
- 作成日、氏名、連絡先を必ず書きます。署名または押印があると信頼性が上がります。
- 補助となる証拠（雇用契約書、給与明細、退職届の写しなど）を明示しておくとよいです。
虚偽記載のリスク
虚偽や誇張は処分や給付の取り消しにつながる可能性があります。事実に基づいて慎重に作成してください。
保存と提出後の対応
原本は安全に保管し、コピーはスキャンしてバックアップを残します。求められた際は速やかに提出し、やり取りは記録しておくと安心です。
離職票・疎明書関連の手続き・FAQ
手続きの基本的な流れ
離職票は失業保険申請に必須です。会社は退職後速やかに離職票を作成・交付します。退職者はハローワークで手続きを行い、離職票を提出してください。
再発行・紛失時の対応
・退職者が離職票を紛失した場合、まず退職した会社に再発行を依頼してください。会社が対応できない場合は、ハローワークに相談すると対応方法を案内します。
疎明書の入手と様式・記載例
疎明書は各都道府県のハローワークや雇用保険の申請サイトからダウンロードできます。記載例は「退職理由の詳細」「出勤状況」「賃金の支払い状況」などを具体的に書きます（例：病気療養のため、最終出勤日は2024年X月X日、平均賃金は月額XX円）。
離職証明書に記載する際の注意点
退職理由や賃金は事実に基づき正確に記載してください。疎明書を添付する場合も、事実確認が必要です。虚偽の記載は不利になりますので避けてください。
よくある質問（FAQ）
Q1: 離職票を急いでほしいときは？
A1: まず会社に事情を説明し、速やかな交付をお願いしてください。ハローワークにも相談できます。
Q2: 疎明書は誰が作ればよいですか？
A2: 原則として会社が作成しますが、事情によっては退職者側が準備する場合もあります。
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