はじめに
「離職票の手続きで疎明書が必要と言われたけれど、そもそも何を書く書類なの？」
「会社から離職票が届かない場合、自分で作成してハローワークへ提出するの？」と迷っていませんか。
退職後に失業手当の手続きを進めようとした際、離職票が手元にない、会社に確認しても発行が進まないなどの状況で「疎明書」という言葉を聞くと、何を準備すればよいのか分からず迷ってしまいますよね。
この記事では、離職票に関する疎明書の役割や必要になるケース、書き方、提出するときの注意点まで整理します。
離職票の手続きで使う疎明書とは？
離職票の手続きでは、離職者本人に記載内容を確認してもらえない場合に、事業主側で疎明書を用意することがあります。
ここでは、疎明書が必要になるケースと、本人確認書との違いについて説明します。
疎明書は離職者本人の確認を得られない場合に使用する
疎明書は、離職証明書の記載内容について離職者本人の確認を得られず、署名などを受けられない場合に使用します。
事業主は、本人に確認してもらえない事情を疎明書に記載したうえで、離職証明書の手続きを進めます。
本人確認書と疎明書は使う場面が異なる
本人確認書と疎明書は、離職者本人に記載内容を確認してもらえるかどうかで使い分けます。
本人確認書は本人が確認できる場合、疎明書は本人の確認を得られない場合に使用するため、確認できる状態かどうかを基準に判断しましょう。
離職票の手続きで疎明書が必要になるケース
離職票の手続きでは、離職者本人に記載内容を確認してもらう必要がありますが、退職後に連絡が取れないなどの事情で確認できない場合があります。
ここでは、疎明書が必要になる具体的なケースと、書類に記載する理由について説明します。
離職者本人と連絡が取れず確認できない場合に疎明書を使う
離職者本人と連絡が取れず、離職証明書の記載内容を確認してもらえない場合は、その理由を示すために疎明書を使用します。
退職後に本人へ連絡しても確認できないときは、事業主が疎明書を作成して手続きを進めます。
離職票そのものが届かず手続きを進められない場合は、届かないときの対処法も確認しておくと安心です。
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疎明書には本人の確認を得られない理由を具体的に記載する
疎明書には、離職者本人から確認を得られない理由を具体的に記載します。
「確認できない」とだけ書くのではなく、本人へ確認を求めても連絡が取れないなど、確認できなかった状況が分かるように記載しましょう。
離職票に関する疎明書は誰が作成するのか？
離職票に関する疎明書は、誰が手続きを行うかによって使用する書類が異なります。
ここでは、事業主用と社労士用の疎明書について説明します。
事業主が手続きする場合は事業主用の疎明書を使う
事業主が離職票に関する手続きを行う場合は、事業主用の疎明書を使用します。
離職者本人から確認を得られない理由を事業主が記載し、必要な手続きを進めます。
社会保険労務士が手続きする場合は社労士用の疎明書を使う
社会保険労務士が事業主に代わって手続きを行う場合は、社労士用の疎明書を使用します。
事業主用とは様式が異なるため、実際に手続きを行う人に合わせて適切な様式を選びましょう。
離職票の疎明書を提出・保管するときの注意点
離職票に関する疎明書は、作成したら必ず同じ方法で提出するとは限らず、電子申請の手続き内容によって添付の要否を確認する必要があります。
ここでは、電子申請時の添付確認と、提出を省略した疎明書の取得・保管について説明します。
電子申請では疎明書の添付が必要か確認する
電子申請で離職票の手続きを行う場合は、疎明書を申請データに添付する必要があるか確認します。
添付書類の扱いは手続きによって異なるため、申請時の案内を確認し、必要な場合は疎明書を一緒に提出しましょう。
添付を省略できる場合でも疎明書は取得・保管する
電子申請で疎明書の添付を省略できる場合でも、疎明書そのものが不要になるわけではありません。
省略できる要件を満たしている場合も、必要な疎明書を取得したうえで、事業主側で適切に保管します。
まとめ
離職票の疎明書は、離職証明書について離職者本人の確認を得られない場合に使用します。
本人と連絡が取れないときなどは、その理由を記載して手続きを進めます。
事業主と社会保険労務士では使用する様式が異なるため、手続きを行う人に合ったものを選びましょう。
また、電子申請で添付を省略できる場合でも、必要な疎明書は取得して保管することが大切です。
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