はじめに
本資料の目的
本資料は、退職勧奨による退職の際に発行される「離職票」の扱い方をわかりやすく説明することを目的とします。退職勧奨と解雇の違い、離職票の発行義務や記載方法、具体的な手続き、必要書類の作成方法まで順を追って解説します。
読者の想定
- 会社の人事担当者や総務担当者
- 退職勧奨に直面した従業員
- 労働問題に関心のある方
具体例を交えて説明しますので、初めての方でも理解しやすくしています。
本資料の使い方
各章は独立して読めます。第2章で用語の定義を示し、その後に手続きや書類作成の実務を説明します。実務で困ったときは該当章を参照してください。
注意点
法律用語は最小限にとどめ、実務に直結するポイントを中心に記します。必要に応じて専門家に相談することをおすすめします。
退職勧奨とは何か
定義
退職勧奨は、企業が従業員に自主的な退職を促す手続きです。会社が一方的に解雇するのではなく、従業員の同意を得て退職という選択をしてもらいます。強制はできません。
解雇との違い
解雇は会社の一方的な決定で成立し、法律上の制限が多いです。対して退職勧奨は合意が前提なので、訴訟リスクを抑えやすい点がメリットです。例として、業績悪化で人員削減を行う際、解雇より退職勧奨を選ぶ企業が多くあります。
目的と扱い
退職勧奨の目的は主に会社側の事情（業績・組織再編など）です。従業員の問題が原因の場合でも、交渉により会社都合として扱われるケースがあります。会社と従業員が合意した退職の条件（退職金上乗せや再就職支援など）は重要です。
従業員が注意すべき点
同意は自由意思であること、圧力や脅しがないか確認することが大切です。条件を文書で残し、必要なら労働相談窓口や弁護士に相談してください。
離職票の発行義務と要件
発行義務の基本
退職勧奨で退職した場合でも、本人が離職票の発行を求めれば事業主は必ず発行手続きを行わなければなりません。離職票は雇用保険の手続きに必要な重要書類なので、請求に応じて速やかに対応します。
59歳以上の特例
59歳以上の労働者については、本人の申請がなくても事業主に発行義務があります。高年齢者の雇用継続や年金との関係を踏まえ、自動的に発行する必要があります。
パート・アルバイトの場合
契約形態がパートやアルバイトであっても、一定の要件（雇用期間や勤務時間、雇用保険の加入条件など）を満たせば離職票の発行が必要です。正社員だから特別に発行する、非正規だから出さないといった差別は認められません。
本人の依頼がない場合の対応
本人からの依頼がない限り原則として発行義務は生じませんが、前述の59歳以上の例外に注意してください。また、労働者から離職票の提出を求められたら速やかに対応し、理由や発行日などを明確に伝えます。
発行に必要な情報と注意点
離職票を作成する際は、雇用期間、最終出勤日、離職理由など正確な情報が必要です。間違いや遅延は労働者の給付に影響するため、丁寧に確認して記載してください。発行に関して疑義がある場合は、社内の人事担当や所轄のハローワークに相談すると安心です。
離職票の退職理由の記載方法
概要
退職勧奨で退職に至った場合、原則として離職票の退職理由は「会社都合」にあたります。理由は、退職の誘導が事業主側からの働きかけによるためです。誤って「自己都合」と記載されると、失業保険の給付日数や給付開始時期で不利益を被る可能性があります。
まず確認すること
- 会社から渡された離職票の記載内容をすぐに確認してください。記載欄の「退職理由」とその備考欄を見ます。例：上司からの退職勧奨があった、退職日を迫られた等の事実があれば会社都合が妥当です。
訂正を求める手順（例）
- まずは会社に訂正を依頼します。口頭に加え書面で請求すると有利です。
- 会社が応じない場合はハローワークへ相談し、異議申し立てを行います。ハローワークは事業主に照会し、判断します。
準備すべき証拠
- 退職勧奨のメールや文書
- 面談の録音や記録、日時メモ
- 同僚の証言やメモ
具体例：上司が「辞めてくれ」と繰り返した録音や、退職勧奨の通知メールが有力です。
注意点
- 異議申し立ては早めに行ってください。給付の遅れや日数減少のリスクを減らせます。必要なら労働組合や労働相談窓口、弁護士にも相談してください。
離職票発行の具体的な手続き
申請に必要な書類
- 離職証明書（事業主が作成）
- 給与明細やタイムカードの写し（直近数か月分が望ましい）
- 退職願や退職証明書、労働者名簿などの関連書類
例：給与明細で賃金額を確認し、タイムカードで出勤状況を裏付けます。
記入項目のポイント
- 氏名、雇用期間、最終出勤日などの基本情報は正確に記入します。
- 退職の原因はコードで記載します。退職勧奨による退職は「3」を記入してください。
- 賃金や手当の扱いも明確にします。誤記があると失業給付に影響するため確認を重ねます。
提出方法と注意点
- 窓口持参、郵送、ハローワークの電子申請があります。事前に必要書類を確認してください。
- 原本・写しの扱いや添付順を守り、控えを必ず保管します。受領印や受付番号を受け取ると安心です。
事業所での対応か専門家へ依頼か
- 小規模事業所なら担当者が手続きできます。社内でテンプレートを用意すると負担が減ります。
- 内容が複雑な場合や紛争が予想される場合は、社会保険労務士などの専門家に依頼すると確実です。
退職勧奨時の書類作成
退職合意書を勧める理由
退職勧奨で合意に達する際は、退職届ではなく退職合意書を作成することをお勧めします。退職届は労働者の一方的な意思表示になりやすく、会社側の認識とずれることがあります。合意書は条件を明文化し、双方の署名捺印で正式に確認できます。
記載すべき主な項目
- 退職日（有効日）
- 退職理由の簡潔な文言（双方が認識する表現）
- 退職金・解決金の有無と金額・支払方法
- 有給休暇の扱いと未消化分の精算方法
- 社会保険・雇用保険の手続き担当者と期限
- 競業避止や守秘義務の範囲（該当する場合のみ）
- 再雇用や推薦状に関する取り決め（必要な場合）
- 紛争解決方法（合意の解釈に関する連絡先や管轄）
署名・押印と保管
双方の署名捺印を必ず求め、控えを双方が保管します。複数部作成し、原本を会社、人事、労働者それぞれに渡すと安心です。
退職届との違いと実務上の留意点
退職届は撤回できない誤解を生むことがあります。合意書で条件を明確にして会社の押印も得るとトラブルが減ります。金銭や手続きの期限は具体的に定め、口頭での約束を残さないようにしてください。
作成時の進め方
- まず口頭で合意内容を確認する。2. 文書案を作成して提出する。3. 必要なら法務や社労士に確認して署名する。小さな不明点も事前に書面で解消すると安全です。
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