はじめに
本記事は「在職証明書 word」を検索してここにたどり着いた方のために、必要な情報をわかりやすくまとめた入門ガイドです。実務でよく使われる書き方や、Word形式のテンプレートを使った効率的な作成方法、注意点まで段階的に解説します。読者は、人事担当者・在職者・転職やビザ申請で書類を用意する方が想定です。
この記事で学べること
- 在職証明書の定義と用途
- 提出が求められる典型的な場面
- 必要な記載項目と具体的な書き方
- Wordテンプレートを使う利点と活用方法
- 作成時に気を付けたいポイント
- 英文フォーマットの基礎
記事は実務でそのまま使えるよう、サンプルやテンプレートの活用法を重視して構成しました。まず第2章で在職証明書の基本から見ていきましょう。なお、各会社の規程や提出先の指定がある場合は、そちらに従ってください。
在職証明書とは何か
在職証明書（在籍証明書）は、従業員が現在または過去にその企業に在籍していた事実を公式に示す書類です。雇用の有無や在籍期間、役職などを第三者に伝えるために使います。
主な用途
- 金融機関のローンやクレジット審査（収入や在籍の確認）
- 賃貸契約（家主や不動産会社へ提出）
- 留学やビザ申請（在職中であることの証明）
- その他、携帯端末契約や保険手続きなど
フォーマットと法的性格
法的に統一された様式は存在しません。企業ごとにフォーマットを作成し、会社の印鑑や担当者署名、発行日などを付けて正式書類とします。しかし、会社が発行する文書であること、連絡先が明記されていることが重要です。
発行者と確認ポイント
通常は人事部や総務が発行します。受け取る際は、勤務期間・役職・雇用形態（正社員、契約社員、派遣など）・在職の有無（在職中か退職済みか）を必ず確認してください。内容に誤りがあれば速やかに訂正を依頼しましょう。
在職証明書が必要となるシーン
概要
在職証明書は、企業が従業員の在籍や雇用形態を正式に証明する書類です。日常のさまざまな手続きで求められ、本人の信用や身分を裏付けます。
融資・ローン審査
住宅ローンやカードローンの審査で、収入や雇用の安定性を確認するために提出を求められます。実際の例として、銀行が「在籍確認」と併せて在職証明書を求めることがあります。
賃貸契約
賃貸物件の契約時に大家や不動産会社が職業と収入の証明を求めます。保証会社の審査でも在職証明書が必要です。
ビザ取得・在留管理
海外赴任や留学・就労ビザの申請で、雇用先の確認書類として使います。勤務先の正式な肩書きや雇用期間が重要になります。
転職・手続き関連
転職先への入社手続きや、離職証明の代わりに用いることがあります。内定後に提出を求められるケースも多くあります。
その他の場面
保険の給付申請、奨学金や補助金申請、銀行口座開設、行政手続きなどでも必要になることがあります。
発行時の注意点
有効期限は手続き先によって異なります。原本を求められる場合が多いので、会社で正式な署名・社印がある文書を用意してください。提出前に記載事項（氏名、在籍期間、職種）が正確か確認しましょう。
記載すべき項目と書き方
在職証明書は受け取り側が事実を速やかに確認できるよう、項目を正確に、簡潔に記載します。以下の順で記載すると分かりやすくなります。
- 基本情報
- 氏名（フルネーム）、生年月日、性別、現住所。例：「山田 太郎（1990年1月1日、男性）」
- 雇用期間・勤務地
- 入社年月日、（退職している場合は）退職年月日、主たる勤務先の住所や支店名。例：「入社：2015年4月1日、勤務地：東京本社」
- 雇用形態
- 正社員・契約社員・派遣・パート等を明記。雇用期間が定められている場合は期間を記載します。
- 勤務時間・就労形態
- 所定労働時間、始業・終業時刻、週の勤務日数やシフト制の有無。例：「9:00〜18:00、週5日勤務」
- 職種・業務内容・役職
- 職名と具体的な業務内容、管理職なら役職名を記載。できるだけ具体例を添えると良いです。
- 会社情報
- 会社名（正式名称）、所在地、代表者名、連絡先（電話番号）。
- 給与・年収（提出先指定の場合）
- 総支給額、支給方法、賞与の有無を明記します。金額は提出先が指定した場合のみ記載します。
- 発行日・署名
- 発行年月日、発行者の氏名と役職、会社印を添付します。
書き方のポイント：事実を簡潔に書き、略語は避けます。受領先の要望があればその形式に合わせてください。誤字や日付の間違いがないか必ず再確認してください。
Word形式テンプレートの活用メリット
はじめに
Word形式のテンプレートは誰でも扱いやすく、在職証明書の作成を短時間で終えられます。編集や印刷が容易で、社内のルールに合わせて調整できます。
主なメリット
- 編集が簡単：文字や日付、役職を直接書き換えられます。フォントやレイアウトも統一しやすいです。
- 印刷・保存がしやすい：そのまま印刷したり、PDFで保存して添付できます。
- コストが低い：無料テンプレートを使えば作成コストをかけずに済みます。
- 見本付きで分かりやすい：あらかじめ例文やレイアウトが入っているので書き方に迷いません。
具体的な使い方（手順）
- テンプレートをダウンロードして開く。会社名やロゴを差し替える。
- 社員情報や在職期間、役職などの項目を入力する。
- フォントや行間を整えて印刷プレビューを確認する。
- PDFで保存し、必要に応じて署名や社印を押す。
活用時の注意点
- 個人情報の置き換えミスに注意し、入力後は必ず再確認してください。
- 会社の書式ルールがある場合は、それに従って修正してください。
- 自動差し込み機能を使うと効率化できますが、テンプレートのフィールドが正しいか確認してください。
Wordの便利機能例
- 差し込み印刷で多数の証明書を一括作成できます。
- スタイル設定で見出しや本文を統一できます。
- コンテンツコントロールで署名欄や日付を固定できます。
作成時の重要ポイント
正確な情報を記載する
在職期間、雇用形態、職種、勤務時間、給与の額面、勤務先住所などを事実に基づき正確に記載します。日付や数値は原本や勤怠記録で必ず確認してください。
署名・押印は忘れずに
会社代表者の署名・会社印、担当者の直筆サインを入れます。電子発行の場合は受け取る側が認める電子署名やPDFの認証方法を確認してください。
簡潔で事実ベースにまとめる
不要な説明や主観は避け、必要事項を短く明確に書きます。例：「2020年4月1日から2023年3月31日まで正社員として勤務」などです。
提出先の要件を事前に確認する
提出先によって必要な文言やフォーマット、押印の有無が異なります。銀行やビザ申請などは指定様式があるので事前に問い合わせましょう。
作成後のチェックリスト
- 日付・氏名・役職があるか
- 金額・期間に誤りがないか
- 署名・押印があるか
- 連絡先（担当者のTEL・メール）が記載されているか
作成後は原本を保管し、コピーを求められた場合にすぐ渡せるようにしておきます。
英文の在職証明書フォーマット
配置と見出し
英文の在職証明書は、企業情報（社名、住所、電話番号）を右上に置き、中央に大きく“Certificate of Employment”と記載します。発行日と文書番号を上部または下部に明示します。
記載項目（英語）
- Employee Name: 従業員のフルネーム
- Job Title / Position
- Employment Period: start and end dates（在職中は“Present”）
- Employment Type: Full-time / Part-time / Contract
- Salary (optional)
- Brief description of duties (optional)
- Company name, representative’s name and title
- Company address and contact
- Issue date and authorized signature
サンプル文（テンプレート）
Certificate of Employment
To whom it may concern,
This is to certify that [Employee Name], holding the position of [Job Title], has been employed by [Company Name] from [Start Date] to [End Date / Present]. [He/She/They] works on a [Full-time/Part-time/Contract] basis and is responsible for [brief duties].
For verification, please contact us at [phone number] or [email address].
Issued on: [Issue Date]
Sincerely,
[Representative Name]
[Representative Title]
[Company Name]
[Company Address]
署名と捺印
代表者の署名と会社印があると公式性が高まります。必要に応じて会社レターヘッドを使用してください。
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