はじめに
背景と目的
企業が従業員を雇う際、就業規則の有無は労使関係の基本を左右します。本記事では、会社に就業規則がない場合に生じる法的な問題点や実務上のリスクを分かりやすく解説します。
この記事で学べること
- 就業規則の作成義務がどの事業場にあるか
- 規則がない場合に起きやすいトラブルや処理の難しさ
- 10人未満の事業場で注意すべき実務ポイント
- 周知義務や違反時の扱いについての基礎知識
誰に役立つか
経営者、人事担当者、労働者代表、これから就業規則を整えたい中小企業の方々に向けています。実務で使える具体例を交え、法律用語は必要最小限に抑えました。
読み進め方
次章でまず「就業規則がない場合の違法性」を説明します。順に読み進めると、対応策まで理解しやすくなります。
就業規則がない場合の違法性
概要
常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則を作成し労働基準監督署へ届け出る義務があります（労働基準法第89条）。この義務があるにもかかわらず作成・届出を怠ると、労働基準法違反となり30万円以下の罰金が科される可能性があります（第120条）。
具体例で見る違法性
例えば従業員が12人いる小売店で就業規則が作られていなければ、法律上の作成義務を果たしていないため違法です。労働基準監督署から是正勧告を受け、改善がなければ罰則の対象となります。
10人未満の事業場の場合
従業員が10人未満の事業場には作成義務がありません。つまり就業規則がないだけで直ちに違法とはなりません。ただし、法令自体は適用され続けるため、賃金や労働時間、安全衛生に関する基準を守る必要があります。
注意点と対応
就業規則がないと労使間のトラブルや運用のばらつきが生じます。常時10人以上の事業場は速やかに作成・届出してください。10人未満でも、後に人数が増える可能性があるならあらかじめ整備しておくと安心です。作成や届出に不安がある場合は、労働基準監督署や社会保険労務士に相談してください。
就業規則がない場合の主なリスクとデメリット
労使間トラブルが増える
就業規則がないと、労働条件や職場のルールが曖昧になります。たとえば、休暇の取り方や残業の扱いを社員ごとに対応すると、不満や誤解が生じやすくなります。口約束で済ませると証拠が残らず、争いに発展する恐れがあります。
懲戒処分や解雇が困難になる
懲戒や解雇の基準が明文化されていないと、処分の合理性を示しにくくなります。明確な規則がないまま処分すると、裁判で不当と判断されるリスクが高まります。具体例として、遅刻の扱いが会社ごとに異なり、同じ違反でも処分が一貫しない場合があります。
給与や労働時間管理が曖昧になる
欠勤・遅刻・残業の取り扱いが明示されていないと、給与計算でトラブルになります。残業代の基準や深夜手当の対象が不明確だと、後で未払いを指摘される可能性があります。明確な基準があると計算や説明が簡単です。
助成金や支援制度の利用が制限される
多くの助成金では就業規則の整備を要件とします。規則がないと申請できない場合があり、補助を受けられず機会を逃します。
組織運営や統制が難しくなる
副業禁止、人事異動、機密保持などのルールが不明だと、業務遂行に支障が出ます。明文化すると社員も会社も行動しやすくなります。
就業規則の周知義務
法的根拠と趣旨
労働基準法第106条は、会社が就業規則を作成したときは従業員にその内容を周知させるよう定めています。目的は、雇用条件や規律を従業員が正しく理解し、トラブルを防ぐことです。具体的な条文を覚える必要はありませんが、企業に説明義務がある点は押さえてください。
周知の方法（具体例）
- 書面で配布する：入社時や改定時に雇用契約書と一緒に渡します。手渡しや郵送で確実に届くようにします。
- 掲示する：事業所の見やすい場所に掲示します（例：事務所の掲示板）。
- 電子化して案内する：社内ポータルに掲載し、全員に通知する方法も有効です。従業員が閲覧・印刷できる環境を整えてください。
従業員からの閲覧請求への対応
従業員が就業規則の閲覧を求めたとき、会社は拒めません。閲覧を許可するか、コピーを渡すかを迅速に行ってください。たとえば、閲覧室で確認させる、PDFを送って印刷可能にするなどの対応が考えられます。
周知義務を怠った場合のリスク
周知が不十分だと、その就業規則を根拠に懲戒や不利益処分を行った際に争いが起きやすくなります。また、労働基準監督署から是正を求められることがあります。トラブルを避けるため、周知方法と実施記録を残してください。
実務上のポイント
- 改定時は必ず改定事由と対象範囲を明示して通知する。
- 周知の方法を複数用意し、届いたかどうか確認する（回収した受領書やログを保存する）。
- 少人数の職場でも閲覧の要求には対応する。
労働者10人未満の企業におけるポイント
はじめに
就業規則の作成義務はありませんが、ルールが不明確だとトラブルが起きやすくなります。小規模でも任意で作成することをおすすめします。
法的な扱い
就業規則がなくても、労働基準法などの法律は適用されます。たとえば、有給休暇や割増賃金（残業代）は労働者の権利として守られます。会社のルールがないからといって権利が消えることはありません。
実務上のメリット
- 社内で判断がそろい、トラブルを減らせます。具体例：残業申請の扱いを明文化すると序列や誤解が減ります。
- 採用時に待遇を明示でき、説明が楽になります。
- 労働者からの相談対応が早くなります。
作成するときのポイント（実務的）
- 短く分かりやすく書く：長文より箇条書きが有効です。
- 必ず盛り込む項目例：労働時間・休憩・休日、有給休暇、賃金の支払日・計算方法、遅刻・早退・欠勤の扱い、懲戒・退職手続。
- 変えるときの運用ルールも決める：通知方法や適用日を明記します。
周知と運用のコツ
- 書面または電子ファイルで全員に渡す。配布記録を残すと安心です。
- 定期的に見直す（年1回程度）。従業員から意見を集めると現場に合った運用になります。
トラブル防止の視点
ルールがなくて困る場面は具体的です。例：残業代の計算で食い違いが出る、休暇承認の基準が不明瞭で不満が募る。小規模でも簡潔な就業規則を用意するだけで多くの問題を未然に防げます。
まとめと対応策
要点の整理
- 従業員が常時10人以上の会社で就業規則がない場合は法令違反であり、罰則の対象になります。
- 10人未満の企業でも、就業規則を整備するとトラブル防止と円滑な組織運営に役立ちます。
- 既に就業規則がある場合は、従業員全員が内容を確認できるよう周知体制を整えることが重要です。
優先的に行う対応策
- 人員数を正確に把握し、常時10人以上か確認します。例：パートやアルバイトを含める点に注意してください。
- 就業規則が未整備なら、まず基本的なルール（労働時間、休暇、懲戒、賃金の支払い方法）を作成します。
- 既存の規則がある場合は内容を見直し、実務に合っているかを確認します。実例として、テレワークの扱いを明確にするなど小さな更新でも有効です。
就業規則作成のポイント（簡潔）
- 明確で具体的な表現にする。曖昧な書き方はトラブルの元になります。
- 変更時は手続き（労働者代表の意見聴取など）を踏むこと。
- 専門家（社会保険労務士など）に相談すると安心です。
周知と運用の注意点
- 書面配布、イントラや掲示板、説明会など複数の方法で周知してください。
- 新入社員や異動時に必ず確認させる運用を作ると定着します。
まずは現状把握と簡単な規則の整備から始めましょう。必要があれば専門家に相談して安全に進めてください。
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