はじめに
本調査は、会社を退職する際に社内の同僚や上司へ送る退職報告メール（退職挨拶メール）の書き方とマナーをまとめたものです。職場での最後の印象を丁寧に残すため、言葉遣いや構成、送信のタイミング、注意点を具体例とともに分かりやすく解説します。
対象は、退職が決まって社内へ正式に報告する必要がある方です。部署や関係性によって文面を調整する方法も紹介しますので、新入社員から管理職まで幅広く参考にできます。
本書は全6章で構成します。第2章で基本の構成を示し、第3章で社内向けの例文を複数提示します。第4章では送信のタイミング、第5章では注意点、第6章で社外向けとの違いを説明します。各章は読みやすく実務に使える形でまとめていますので、状況に合わせて文例をそのまま使うか、必要部分を編集してご利用ください。
最初に心がけてほしいことは、感謝の表現と引き継ぎの明確さです。短くても丁寧に伝えることで、円満退職につながります。これから具体的な書き方を順に見ていきましょう。
退職の挨拶メールの基本構成
1. 件名
件名は受け取り手がすぐに意図を理解できるようにします。例：「退職のご挨拶（営業部 田中太郎）」「退職のご報告／山田花子（総務）」と自分の部署と名前を入れます。
2. 報告（冒頭）
最初に退職の事実を端的に伝えます。理由は簡潔に「一身上の都合により」とし、詳細は控えます。例文：「このたび、一身上の都合により退職することになりました。」
3. 退職日と最終出社日
退職日と最終出社日を明確に書きます。誤解を防ぐために日付を具体的に示します。例：「退職日は○年○月○日、最終出社日は○月○日です。」
4. お礼（在職中の感謝）
具体的なエピソードや学びを一つか二つ添えると好印象です。感謝の気持ちを丁寧に述べます。例：「在職中は多くのご指導をいただき、心より感謝しております。特に○○プロジェクトでは～」
5. 結び（今後の挨拶・連絡先）
会社の発展を祈る言葉で締めます。必要なら連絡先や引継ぎ担当を明記します。例：「今後の貴社のご発展をお祈り申し上げます。簡単ではございますが、まずは書中にてご挨拶申し上げます。」
ポイント：本文は簡潔にまとめ、敬意を忘れずに書きます。社内の規模や相手に合わせて表現を調整してください。
社内向け退職メールの例文
上司へ（例）
件名：退職のご挨拶（山田太郎）
本文：
いつもご指導いただきありがとうございます。このたび、私山田太郎は4月30日をもって退職することになりました。プロジェクトでのご指導や業務面でのサポートに深く感謝しております。特に○○プロジェクトでは多くを学ばせていただきました。残り期間は引継ぎを確実に行い、必要があればフォローいたします。短い間でしたが本当にお世話になりました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ポイント：具体的な感謝を一つ入れると誠意が伝わります。退職日と引継ぎの意思を明記してください。
同僚へ（例）
件名：お世話になりました（山田）
本文：
いつもありがとう。私山田は4月30日で退職します。一緒に取り組んだ会議や昼休みの雑談が良い思い出です。助け合ってくれたことに感謝しています。今後は個人メール（yamada@example.com）で連絡いただければ嬉しいです。短い間でしたが本当にありがとう。お元気で。
ポイント：親しみやすい言葉で思い出や連絡先を入れると良いです。
部署全体への一斉メール（例）
件名：退職のご挨拶（山田太郎）
本文：
お疲れ様です。私、山田太郎は4月30日をもって退職いたします。部署の皆様には日頃より大変お世話になりました。皆様のご協力で業務を遂行できたことを感謝しております。引継ぎは○○さんが担当しますので、引き続きご支援のほどお願いいたします。皆様のご活躍をお祈り申し上げます。
ポイント：公式な文体で簡潔に要点（退職日、感謝、引継ぎ）を伝えます。
退職メール送信のタイミング
概要
社内への退職挨拶メールは最終出社日に送るのが一般的です。一方で社外向けは退職日の2週間前までに送ることが推奨されます。ここでは社内向けを中心に、具体的なタイミングと注意点を説明します。
社内向けの基本ルール
- 最終出社日に送るのが無難です。出社日当日に一斉送信すると、直接会って挨拶できなかった人にも行き渡ります。
- 直属の上司やチームには事前に口頭や個別メールで伝えておきます。メールは形式的な周知と感謝を伝える手段と考えます。
社外向けの目安
- 取引先や顧客には退職日の2週間前を目安に連絡します。業務の引き継ぎ期間を確保するためです。
送信する時間帯の目安
- 午前中の業務開始直後か、朝礼後が望ましいです。業務時間外に送ると気付かれにくくなります。
具体的なタイムライン例
- 上司へ報告：退職希望が固まり次第
- 関係者への個別連絡：退職1〜2週間前（必要に応じて）
- 社外向けメール：退職2週間前
- 社内向け一斉メール：最終出社日
補足の注意点
- 有給消化や最終出社日が変わる場合、事前に関係者へ再連絡します。メールには引き継ぎ先と連絡先を明記してください。
退職メール作成時の注意点
退職メールは受け取る相手に印象を残します。丁寧で簡潔に伝え、関係を保てる文面を心がけましょう。
件名と宛先
- 件名は「退職のご挨拶（氏名）」など簡潔に。誰のメールか一目で分かるようにします。
- 宛先は上司→直属チーム→関係部署の順に段階送信するか、一斉送信にするかを判断します。重要な人には個別に短い挨拶を添えると丁寧です。
退職理由の書き方
- 退職理由は「一身上の都合」と記載します。詳しい理由は口頭で伝えるか、必要に応じて別途説明します。
感謝とお詫びの表現
- 具体的な業務や助けてもらった点を例示して感謝を述べます。
- 迷惑を掛けた場合は簡潔にお詫びを入れます。長く引きずらない表現にします。
署名と引継ぎ情報
- 署名に連絡先と最終出社日を明記します。
- 引継ぎ担当や後任が決まっている場合は、その連絡先と状況を記載します。
文面チェックのポイント
- 誤字脱字、敬語の誤用を必ず確認します。
- 感情的な表現や批判は避けます。将来の関係に影響するためです。
最後の一言
- 相手の今後の活躍を祈る一文で締めくくると好印象です。
社外向けとの主な違い
社内向け退職メールは感謝と報告が中心になりますが、社外向けは業務継続を最優先に伝える必要があります。相手に安心感を与え、取引や契約が滞らないことを明確に示すことが目的です。
目的の違い
- 社内：人間関係や協力への感謝が主役です。
- 社外：取引継続と連絡窓口の明示が主役です。取引先が次に誰に連絡すれば良いかを最初に示します。
伝えるべき項目（例）
- 退職日と最終出社日
- 後任者または引継ぎ窓口（氏名、役職、連絡先）
- 契約・請求・納品の取り扱い方法
- 引継ぎ資料やシステムの保管場所
- 今後の連絡方法と対応責任者
文面のトーンと形式
- 丁寧で簡潔に記載します。業務上の影響を最小化する表現を使います。
- 署名欄は会社名、部署、役職、担当者連絡先を必ず残します。
送信先とCCの考え方
- 取引先担当者に加え、後任・経理・法務・営業窓口など関係部門をCCします。
- 重要案件は個別に事前連絡してからメールを送ると安心感が高まります。
注意点
- 契約や秘密保持事項に触れる場合は社内調整の上で記載してください。
- 顧客の不安を減らすため、対応スケジュールや引継ぎ完了の見通しを明示します。
社外向けメールはビジネス継続を伝えるツールです。感謝は簡潔に述べ、実務的な情報を丁寧に揃えておくことが重要です。
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