はじめに
本資料の目的
本資料は、退職願や退職届における「有給休暇消化」の書き方と実務上の注意点を分かりやすくまとめたガイドです。書式の例や伝え方のポイントを具体的に示し、退職時のトラブルを避ける手助けをします。
誰に向けた内容か
- 退職を決めた社員や派遣・契約社員の方
- 人事担当や直属の上司に正しく伝えたい方
- 書き方に自信がなく、実用的な文例を探している方
本章での構成（全体の流れ）
- 第2章：有給の基本ルールと記載の意味
- 第3章：退職願・退職届の基本書式
- 第4章：有給消化を希望する実用的な文例
- 第5章：手書きとパソコン作成の注意点
- 第6章：有給消化で気を付けるポイント
- 第7章：よくある質問と回答
ご利用の際の注意
就業規則や雇用契約で別の定めがある場合はそちらが優先します。具体的な判断やトラブル対応は、会社の人事担当や専門家にご相談ください。
退職願・退職届に「有給休暇消化」を記載する意味と基本ルール
意味
退職願や退職届に「有給休暇消化」を明記するのは、自分の意思を会社にはっきり伝えるためです。有給の残日数を退職前に使いたい、あるいは最後まで出社せずに消化したいといった希望を文書で示せます。口頭だけより誤解が少なく、トラブルを防げます。
基本ルール
有給休暇は労働者の権利であり、退職前に残日数を使うことは認められます。ただし、業務の都合で会社が時期の調整を求めることがあります。まず就業規則や残日数を確認し、希望日を明示して会社の承認を得る流れが一般的です。
記載するメリット
- 希望内容が記録として残るため、認識のずれを減らせます。
- 退職日や有給消化期間が明確になり、給与精算や引き継ぎがスムーズになります。
書き方のポイント
- 具体的な消化期間（○年○月○日〜○年○月○日）か、消化日数を明記します。
- 全休にするか分割にするか、併せて書くと親切です。
- 承認が必要な旨を付記し、最終的な調整は会社と確認する旨を記します。
具体例（簡潔な例）
「退職願（届）」本文に続けて：「退職日を○年○月○日とし、残有給を○月○日から消化することを希望します。調整が必要な場合はご相談ください。」
次章では、実際の退職願・退職届の書き方を詳しく説明します。
退職願・退職届の基本的な書き方
表題（見出し）
書類の一番上に「退職願」または「退職届」と明記します。どちらを書くかで意味合いが変わるので注意してください。
導入（書き出し）
文頭は「私儀」や「私事」を使って始めます。例：「私儀 このたび一身上の都合により…」と続けます。
退職理由と退職日
自己都合の場合は「一身上の都合」と記載します。有給休暇を消化する場合は、消化後の最終出勤日（退職日）を具体的に書きます。日付は西暦か和暦を統一してください。
結びの言葉（文末）
退職願なら「お願い申し上げます」、退職届なら「退職いたします」で締めくくります。簡潔で丁寧な表現にします。
提出日・所属・氏名・捺印・宛名
提出日を左上、宛名（例：代表取締役社長 ○○○○様）を明記します。所属（部署名）、氏名をフルネームで書き、押印（認印で可）を忘れないでください。
レイアウトの目安
上から：表題→宛名→本文→結び→提出日→所属・氏名・捺印。読みやすく簡潔にまとめてください。
有給休暇消化の希望を伝える文例・テンプレート
概要
退職届や退職願の本文に有給休暇消化の希望を一文加えるだけで、意向が明確になります。表題を「退職届兼有給休暇消化申請書」とする方法も簡潔で分かりやすいです。
文例（シンプル・フォーマル）
1) 「なお、○年○月○日から退職日までの間は、年次有給休暇を取得させていただきたく存じます。」
2) 「年次有給休暇の残日数をすべて消化させていただきたく、ご了承のほどお願い申し上げます。」
文例（理由を添える場合）
「業務の引継ぎは○○が担当いたします。つきましては、○年○月○日から退職日まで年次有給休暇を取得させていただきたく存じます。」
横書きテンプレート例（簡易）
表題：退職届兼有給休暇消化申請書
本文：①退職日、②退職理由（任意）、③有給取得希望期間（例：○年○月○日〜退職日）、④引継ぎ担当者
末尾：提出日・氏名・捺印
注意点
- 希望は明確に記載し、引継ぎ方法を書いておくと了承されやすいです。
- 有給取得は会社の手続きが必要なので、口頭で事前に知らせておくと安心です。
手書き・パソコン作成時の注意点とマナー
用紙・封筒の選び方
白無地の便箋を使います。B5判が読みやすく無難です。封筒も白無地を選び、宛名は社名・部署名を正確に記載します。
筆記具・インク
黒のボールペンや万年筆で記入してください。消えるインクやシャチハタ（ゴム印）は避けます。修正液や修正テープで直すと印象が悪くなるので、書き直す方が良いです。
署名・押印の扱い
パソコンで作成しても、署名欄は可能なら自署します。印刷後に自分で署名するか、会社のルールで捺印が必要なら押印します。電子提出時は会社の指示に従ってください。
日付・表記のルール
縦書きでは漢数字（例：令和三年五月三日）、横書きでは算用数字（例：2021年5月3日）が一般的です。年号や元号表記は会社慣例に合わせます。
書式・フォント
パソコン作成時は読みやすい明朝系フォントを使い、文字サイズは10.5〜12ptが目安です。余白をとり、行間を詰めすぎないようにします。
テンプレートと確認事項
WordやPDFの無料テンプレートを利用できます。使う際は日付・宛先・氏名が正しいか必ず確認し、印刷前にプレビューします。
提出時のマナー
直筆の場合は折り目を正しく付け（中心に1回）、封筒に入れて封をします。上長に渡す際は一言断りを入れ、コピーを自分で保管してください。
有給休暇消化で注意すべきポイント
有給残日数の確認と退職日の計算
退職前にまず有給の残日数を正確に把握します。給与明細や社内の勤怠システムで確認し、年次付与日の影響も考慮してください。例：残10日で退職までに5日使う場合、残り5日をどう扱うか確認します。
就業規則や会社独自のルール確認
会社によっては有給の申請期限や承認手続き、買い取りの可否、消化順序の規定があります。就業規則や労務窓口に確認して、期待と実際に差がないか確かめます。
上司・人事との事前調整と伝え方
退職日を決める前に上司と面談し、有給消化の希望を伝えます。メールや書面で申請する場合は、希望期間と理由（短く）を明記し、承認の記録を残してください。例：退職希望日から逆算して有給消化期間を提示します。
手続き上の注意点
申請は余裕を持って行い、承認が得られるまで退職日を確定しない方が安全です。承認の可否によっては最終出社日が変わるため、給与計算や保険手続きへの影響も確認してください。
引き継ぎと急な変更への備え
有給消化中も業務の引き継ぎを完了させます。急な休暇取り消しや開始日の変更が起きる可能性があるため、担当者に連絡手段と状況を共有しておくと安心です。
トラブルを避けるための実務的なコツ
申請書やメールの控えを保存し、口頭での了承も後で書面化します。疑問点は早めに人事に相談し、ルールの解釈で行き違いがないようにします。丁寧な説明と証拠の残し方がトラブル回避につながります。
よくある質問・Q&A
Q1: 有給休暇を全部消化できないことはありますか？
原則として有給休暇は労働者の権利で、取得は認められます。会社は業務運営上の理由で時期の指定や調整を求めることはできますが、正当な理由なく一方的に取得を拒むことはできません。どうしても消化できない場合は、退職時に未消化日数分の金銭補償（休暇相当額の支払い）が行われます。
Q2: 退職願と退職届の違いは何ですか？
退職願は「退職したい」という意思表示で、会社と調整する段階で提出します。退職届は意思を確定させた書類で、受理されると取り消しが難しくなります。会社の指示や就業規則に従って、どちらをいつ出すか確認してください。
Q3: 有給消化を希望して会社が認めない場合は？
まず上司や総務と話し合い、具体的な日程を示して交渉してください。それでも解決しないときは、労働相談窓口や労働基準監督署に相談する選択肢があります。
Q4: 退職届はいつ出せばいいですか？
会社の就業規則や慣行に従ってください。一般的には退職の意思をまず口頭・退職願で伝え、受理されたら退職届を提出します。短期間で辞める場合は事前に退職日を明確にすることが大切です。
Q5: 有給消化中の給与や賞与はどうなりますか？
有給休暇中は通常の給与が支払われます。賞与については支給基準が会社ごとに異なるため、就業規則を確認してください。
ご不明な点があれば、具体的な状況（残日数や退職予定日、会社の対応など）を教えていただければ、より具体的にお答えします。
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