はじめに
この記事は、退職後に利用できる在職証明書について、書き方や利用シーン、無料テンプレートの入手先までをわかりやすく解説します。
こんな方に読んでほしい
- 退職後に公的手続きや借入手続きをする方
- 転職先や金融機関から在職を確認する書類を求められた方
- 正しい書き方が分からず、証明書を依頼する前に準備したい方
本記事で学べること
- 在職証明書の役割と必要になる場面
- 記載すべき基本項目と注意点
- 退職後の依頼方法とテンプレートの使い方
- 退職証明書との違いと使い分け
各章では、実際に使える例文や依頼時のひと言文例も載せています。初めて書類を用意する方でも迷わないよう、できるだけ具体的に説明します。まずは全体像をつかみ、次の章で詳しい書き方に進みましょう。
在職証明書とは？退職後に必要な理由
在職証明書とは
在職証明書は、ある企業で働いていた事実を第三者に示す公式な文書です。通常は会社の社名入り用紙に、氏名、在籍期間、所属部署、役職などが記載され、担当者の署名や押印が付きます。雇用形態（正社員、契約社員など）や在籍状況も明記されることがあります。
退職後でも必要になる場面
退職後でも在職証明書が求められる場面は多くあります。具体例を挙げると：
– 転職先の入社手続きで前職の在籍を確認される場合
– 住宅ローンやカード審査で勤務実績の裏付けが必要な場合
– ビザ申請や公的手続きで職歴を証明する場合
– 保育園や学校の入園・入学で保護者の勤務証明が必要な場合
退職後の発行可否と主な記載項目
退職後でも多くの会社は在職証明書を発行します。発行を依頼する際は、氏名や在籍期間の正確な指定、用途（例：ローン審査のため）を伝えるとスムーズです。主な記載項目は：氏名、在籍期間、所属部署、役職、雇用形態、発行日、発行者の署名・押印です。
退職証明書との違い
在職証明書は「その期間に在籍していた事実」を示します。一方、退職証明書は退職日や退職理由など、退職に関する事実を明確にする書類です。用途に応じて使い分けましょう。
在職証明書が必要となる主なケース
転職・内定先への提出
転職先や派遣先が雇用の事実や勤務状況を確認するために求められます。特に入社手続きや年収確認、雇用期間の証明で使われます。給与明細や雇用契約と併せて提出を求められることがあります。
公的手続き（社会保険・年金・失業保険）
年金記録の照合や保険加入状況の確認、失業給付の手続きで必要です。就業期間や雇用形態の明記が求められる場合が多いです。
住宅ローン・賃貸契約の審査
銀行や不動産会社が収入や在職の継続性を確認します。雇用の安定性を示す資料として重視され、場合によっては原本や捺印のある書類を求められます。
保育園・幼稚園の入園申請
保育の必要性や就労状況を確認するために提出します。勤務日数や就業時間の記載を求められる自治体が多いです。
ビザ・在留資格の申請
在留資格変更や更新で、現在の勤務先や職務内容、雇用期間の証明が必要になります。外国人在籍の場合は特に審査が厳しくなります。
その他（教育ローン・奨学金・各種審査）
奨学金の申請や各種補助金の審査、クレジットや携帯契約の信用確認でも使われます。用途により求められる記載内容が異なるため、事前に確認してください。
依頼時の実務的な注意点
発行先（企業）の正式な社名・担当部署と連絡先を明記してもらう、原本か写しかを確認する、必要な記載項目（氏名・雇用期間・職種・就業時間・給与など）を事前に伝えると手続きがスムーズです。
在職証明書の基本的な記載項目・作成ポイント
主な記載項目
- 本人情報：氏名、現住所、生年月日（必要に応じて社員番号）。本人を特定できる情報を正確に記載します。
- 勤務期間：入社日と退職日（在職中なら「在職中」と明記）。年月日は正式記録に合わせます。
- 所属部署・役職：部署名と役職名（異動歴や担当期間がある場合は明記すると親切です）。
- 業務内容：必要に応じて主要な職務や担当業務を簡潔に記載します。受取先が業務内容を求める場合に有効です。
- 発行日：証明書を発行した日付を入れます。
- 会社情報：会社名、所在地、代表者名、連絡先。正式な社印を押印すると公的効力が高まります。
作成のポイント
- 正確さを優先：勤続期間や役職名は社内記録と一致させます。誤りは後のトラブルに繋がります。
- 退職後の表現：退職済みの場合は「当社に○年○月○日から○年○月○日まで在籍しておりました。現在は在職しておりません。」など、在籍状態を明確に示します。
- 書式と署名：会社の正式フォーマットを用い、代表者署名と社印を忘れずに。手書き署名が望まれる場合はその旨を確認します。
- 簡潔さ：必要事項に絞り、冗長な説明は避けます。受取先がわかる場合は目的に合わせて項目を調整します。
例文（簡潔な一文）
- 在職中：当社に在職中であり、下記の通り勤務しております。
- 退職済み：当社に20XX年X月X日から20XX年X月X日まで在籍しておりました。現在は退職しており、在職していないことを証明します。
必要な情報を漏れなく、かつ読みやすくまとめることが大切です。
テンプレート無料ダウンロード・使い方ガイド
概要
在職証明書のテンプレートは、Word・Excel・PDF・Googleドキュメントの各形式で無料かつ登録不要でダウンロードできます。必要な項目を入力するだけで使え、記入例も付いているため初心者でも安心です。
ダウンロード形式と用途例
- Word：社内で編集・保存してから印刷する場合に便利です。
- Excel：表形式で複数人分を作るときに効率的です。
- PDF：改ざん防止や提出用にそのまま使えます。
- Googleドキュメント：オンラインで共有・確認するときに便利です。
使い方（手順）
- テンプレートをダウンロード
- 氏名・所属・在籍期間・役職などの必須項目を入力
- 記入例と照らし合わせて誤字や日付を確認
- 会社担当者に確認・押印を依頼
- 押印後にPDF化するか紙で受け取り、提出
退職済みの方向けカスタマイズ
在籍期間のみを記載するテンプレート欄を用意しています。公式な提出先が期間のみ求める場合は、その他欄を空白にして会社印だけもらえば問題ありません。
記入例の見方
記入例は実際の記載例を示しています。日付は西暦・和暦どちらでも対応可能と明記し、提出先の指定に合わせて選んでください。
チェックリスト（提出前）
- 氏名の表記と印鑑が一致しているか
- 在籍期間の日付に誤りがないか
- 会社担当者の署名・押印があるか
テンプレートを使うと短時間で正しい在職証明書が作れます。困ったときは記入例を参考にしてください。
在職証明書の依頼方法（退職後の場合）
はじめに
退職後に在職証明書が必要になったら、早めに会社へ依頼します。多くは人事・総務が窓口です。発行までに時間がかかることがあるので注意してください。
まず誰に依頼するか
- 会社の人事・総務担当
- 直接分からない場合は、前の上司に確認して紹介してもらう
依頼手段ごとのポイント
- 電話：即時確認ができるため便利です。相手の業務を妨げない時間帯にかけ、要件を簡潔に伝えます。電話が苦手なら、事前に話す内容をメモしておくと安心です。
- メール：記録が残るためおすすめです。件名に「在職証明書発行のお願い（○○／在籍期間）」と入れ、本文で必要事項を箇条書きにします。
- 書面・郵送：フォーマルな場合や証明書の返送が必要なときに使います。返信用封筒と切手を同封すると発行がスムーズです。
依頼時に明記する項目（チェックリスト）
- 氏名（旧姓がある場合は併記）
- 在職期間（例：2018/4/1〜2021/3/31）
- 役職・部署（必要な場合）
- 使用目的（住宅ローン、就職活動など）
- 希望の書式（会社様式or指定書式）
- 希望受取方法（郵送・メール・窓口受取）
- 連絡先・返信期限
電話・メールの文例（短め）
- 電話：「お世話になります。元○○部の山田太郎です。在職証明書の発行をお願いしたくお電話しました。必要事項や送付先をメールでお送りしてもよろしいでしょうか？」
- メール件名：在職証明書発行のお願い／山田太郎
本文：簡潔に上記チェックリストを箇条書きで記載し、返信期限と送付先を明記します。
派遣・アルバイトの場合
派遣元または雇用主が発行窓口になります。契約期間や派遣先が混在している場合は、どの期間の証明が必要か明確に伝えてください。
発行されないときの対処法
- 窓口に再確認する
- 上司や労務担当に相談する
- 最終手段として労働基準監督署や専門家に相談することも検討します
発行までの目安と注意点
通常1〜2週間程度が多いですが、会社によって差があります。早めに依頼し、必要書類や手数料の有無を確認してください。
退職証明書との違いと使い分け
在職証明書の役割
在職証明書は、在籍していた事実と在職期間、職名や勤務形態を示します。転職先の入社手続き、保育園の入園、ローン審査やビザ申請など、在籍の有無や期間を確認したい場面で使います。
退職証明書の役割
退職証明書は、退職日や退職の事実、在職中の労働条件（場合によっては給与や就業状況）を証明します。失業保険手続きや社会保険、行政の手続き、前職での労働条件確認が必要な場面で求められます。
使い分けの具体例
- 転職先の在籍確認：在職証明書（在職時の期間や職名を明示）
- 失業給付や行政手続き：退職証明書（退職日や労働条件を確認）
- 住宅ローンやビザ：提出先の指定に従う（どちらを求めるかは機関による）
請求時のチェックポイント
- 記載内容（期間・職名・退職日）を確認する
- 誤字や期間のズレがないか確認する
- 提出先が指定する様式や原本の有無を確かめる
会社と本人への注意点
会社は正確に事実を記載する責任があります。本人は用途を明確に伝え、必要な項目を事前に相談してください。必要に応じて両方を用意すると安心です。
まとめ：活用のポイントと注意点
主な活用ポイント
- 退職後も会社に正式に依頼すれば在職証明書を発行してもらえます。融資や賃貸契約、各種手続きで使えます。
- テンプレートを使えば短時間で正確に作成できます。日付や役職、雇用形態は事実どおりに記載してください。
- 発行担当者の確認と署名・押印は必ず求めましょう。連絡先が明記されていると確認がスムーズです。
申請時の簡単な手順
- 依頼先（人事・総務）を確認し、発行可否と手続き方法を確認する。
- テンプレート案を提示して記載項目を確認してもらう。
- 記載内容を最終確認し、署名・押印を受け取る。
- 受領後はコピーを保管し、必要に応じて提出用にスキャンする。
注意点
- 在職証明書は事実の証明に限ります。勤務態度や業績などの評価は記載できない場合が多いです。
- 個人情報の取り扱いに注意してください。第三者提出には本人の同意や会社の許可が必要です。
- 発行に時間や手数料がかかる場合があります。余裕を持って依頼しましょう。
- 用途によっては退職証明書など別書類が適切です。必要書類を事前に確認してください。
最後に、書類は事実に基づいて正確に作ることが大切です。分からない点は人事に相談し、受け取った証明書は大切に保管してください。
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