退職後の源泉徴収票再発行手続きと重要な注意点まとめ

2025 11/30

はじめに

本章の目的

本資料は、退職後に源泉徴収票を紛失した、または受け取っていない場合の再発行手続きについて分かりやすくまとめています。必要な手順や依頼先、手続きの流れ、所要時間、注意点、特殊ケースでの対応方法まで順を追って説明します。

なぜ重要か

源泉徴収票は確定申告や転職先への手続きで必要な重要書類です。勤務先に依頼すれば何度でも再発行してもらえますし、法律上の扱いとして発行義務があります。早めに対応することで手続きがスムーズになります。

読み方の案内

以降の章で、具体的な依頼方法（窓口・郵送・電子）、準備する書類、目安期間、よくあるトラブルの解決策などを詳しく解説します。初めての方でも順を追って対応できるよう配慮しています。必要な情報がすぐ見つかるよう、項目別に整理していますのでご安心ください。

源泉徴収票の再発行は可能

概要

源泉徴収票は給与などから差し引いた税額を記載する、法律で発行が義務付けられた書類です。退職後でも、紛失や未受領などの理由があれば再発行を依頼できます。

再発行の可否と回数

再発行に法的な回数制限はありません。雇用主は必要に応じて何度でも発行できます。過去の年分でも、勤務していた証明として受け取れます。

再発行を頼める主なケース（具体例）

転居や整理中に紛失した
受け取らずに退職してしまった
税務申告で必要になった

ポイント

再発行は企業側の対応が必要です。発行してもらう際は、本人確認ができる書類を用意すると手続きがスムーズです。次章で依頼先と具体的な方法を説明します。

再発行の依頼先

概要

源泉徴収票の再発行は、原則として当時の勤務先（給与を支払った事業者）にだけ依頼できます。税務署や市役所などの公的機関は、個別の源泉徴収票を代わりに発行できません。

どこに頼めばよいか

退職した会社の総務・人事・経理担当：最も一般的な窓口です。過去の給与支払記録から再発行します。
現在の勤務先の経理担当：現職の経理を通して、前職の担当者に取り次いでもらえることがあります。例：連絡先が分からない場合など。
税理士・社会保険労務士などの専門家：本人の委任があれば代理で依頼できます。手続きややり取りを任せたい場合に便利です。

本人以外からの依頼について

代理人による依頼は可能です。ただし、会社側は本人確認のため書類を求めることが多いです。一般的に必要なものは次の通りです。
– 本人の委任状（署名・捺印）
– 本人の身分証明書のコピー（運転免許証やマイナンバーカード等）
– 代理人の身分証明書

会社が合併・分社化・解散した場合

勤務先が合併や事業譲渡で組織名が変わっていることがあります。その場合は、合併先や譲受会社が記録を引き継いでいることが多いので、会社の登記情報や過去の給与明細を手がかりに問い合わせてください。会社が完全に消滅している場合の対応は第10章で詳しく説明します。

短い実例

Aさん：前職の経理にメールで再発行を依頼し、本人確認書類をメールで送って受け取った。
Bさん：住所が分からなかったため現職の経理を通して旧勤務先に連絡し、再発行してもらった。

以上が再発行の主な依頼先と手続きの注意点です。必要な書類をあらかじめ準備すると手続きがスムーズになります。

依頼方法と手続きの流れ

連絡の方法

勤務先の経理・総務へは、電話、メール、書面（封書や社内申請フォーム）が一般的です。電話で概略を伝え、メールや書面で正式に依頼すると記録が残り安全です。

手続きの一般的な流れ

依頼の受付と確認：氏名、社員番号、在籍期間、交付希望（郵送・電子・窓口）を伝えます。
本人確認：身分証の提示や写し提出を求められることがあります（運転免許証や健康保険証など）。
給与台帳等の確認：会社が過去の給与記録を照合します。退職後は照合に時間がかかる場合があります。
発行処理：源泉徴収票を作成・印刷し、押印や担当者確認を行います。
交付：希望に応じて郵送、電子交付（PDF送付）、または窓口受取で受け取ります。

メール・書面の記載例（簡潔）

件名：源泉徴収票再発行依頼
本文：氏名、社員番号、生年月日、在籍期間、交付方法（郵送先住所またはメールアドレス）、連絡先電話番号

受け取り時の注意点

郵送なら送り先住所を正確に伝え、到着確認をする。電子交付は添付ファイルの形式と暗号化を確認する。記録を必ず残してください。

再発行にかかる時間

所要期間の目安

源泉徴収票の再発行は、一般に1〜2週間かかります。企業が確認・印刷・郵送の手続きを順に行うため時間を要します。小規模な会社や担当者がすぐ対応できる場合は、窓口で同日発行や3〜7日で受け取れることもあります。

早めに依頼する理由と緊急時の対処法

年末調整や確定申告の時期は特に混み合うため、余裕を持って依頼してください。急ぎの場合は会社の総務窓口へ直接行って受け取りを依頼するか、データ（PDF）での送付をお願いすると早く済むことが多いです。場合によっては「ねんきんネット」などオンライン手段で手続きできるケースもあります。

時間が延びる主な要因

担当者不在や繁忙期
郵送遅延
住所の変更や本人確認に時間がかかる場合

実務的なアドバイス

依頼時に氏名・勤務期間・本人確認書類の有無など必要情報を揃えて伝えてください。窓口受取を希望する旨を事前に伝えると、より早く受け取れます。

再発行時の重要な注意点

重要なポイント

再発行を依頼するときは、必要な年度を正確に伝えることが最も重要です。源泉徴収簿の法定保存期間は7年間のため、原則として過去7年分の再発行が可能です。誤った年度を伝えると、誤った書類が準備されてしまうことがあります。

伝えるべき情報（具体例）

年度（例：令和4年分、2019年分など）
氏名（旧姓がある場合は旧姓も）
従業員番号や社員コードがあれば明記
在籍期間や退職日（在籍していない場合）
送付先住所・連絡先

具体例：令和3年分の源泉徴収票を希望する場合は「令和3年分、山田太郎、従業員番号123、在籍期間は2020/4〜2022/3、郵送先は〜」と伝えます。

依頼方法と確認のコツ

書面やメールで依頼すると記録が残り安心です。依頼後は受領確認や処理予定日を必ず確認してください。会社側が作成した日付や担当者名を控えると、あとで問い合わせるときに役立ちます。

よくあるミスとその対処

年度を1年ずらして伝える：給与明細や振込履歴で年度を確認し、再依頼する。
氏名や住所の誤記：早めに訂正を依頼する。訂正が間に合わないと再送付が必要になります。

その他の注意点

再発行には本人確認が必要な場合があります。本人または代理人が請求する際は、身分証明書や委任状を準備してください。費用の有無や発行までの期間も事前に確認すると安心です。

再発行の仕組み

概要

源泉徴収票の再発行は、給与計算システムや税務ソフトに保存された当該年分のデータをもとに出力します。多くの場合、会社は原本と同じ内容をそのまま複写して発行します。

データの出力方法

システム内の該当社員・年度を選び、印刷やPDF出力の操作を行います。手作業で作成するより速く、数年分まとめて対応できることが多いです。

「複写」扱いの意味

再発行は再作成ではなく、原本と同一の記載内容を再出力する扱いです。金額や支払年月などは原本に合わせますので、基本的に異なる数字になりません。

受け取り後の確認ポイント

届いた書類は氏名、住所、支払金額、源泉徴収税額、扶養情報などを必ず確認してください。誤りがあれば速やかに発行元に連絡しましょう。

システムにデータがない場合

古いデータが消えている場合は、会社の過去帳簿や給与担当者の記録から再作成する必要があります。その際は内容の根拠を示す書類を添えて説明を受けてください。

郵送での再発行依頼方法

1. 準備するもの

返信用封筒（宛先を自分で記入し、切手を貼る）
本人確認書類のコピー（運転免許証など）
再発行依頼書（必要事項を明記した書面）

2. 書くべき必要事項

氏名（フリガナ）
住所
連絡先電話番号／メールアドレス
在籍・退職年月日
必要な年度（例：2023年分）
発行理由（例：確定申告のため）

3. 同封物の具体例

返信用封筒と切手
本人確認書類のコピー
署名済みの依頼書

4. 送付方法と宛名の書き方

会社の総務または人事あてに送付します。
封筒表に『源泉徴収票　再発行依頼書在中』と明記します。
簡易書留や配達記録付郵便で送ると安心です。

5. 送付後の流れ

受け取り後に本人確認が行われ、返信用封筒で交付されます。
問い合わせ先を必ず書き、処理に時間がかかる場合は電話で確認します。

6. 注意点

個人情報を扱うため、コピーの扱いに注意してください。
返信用封筒の宛名と切手額を事前に確認してください。

特殊なケース別の対応

公務員（共済組合に請求）

公務員の源泉徴収票は、勤務先の給与ではなく加入する共済組合が管理することがあります。まずは所属部署の総務担当か、共済組合に直接問い合わせてください。本人確認書類（運転免許証など）を求められることが多いです。

派遣社員（派遣元に依頼）

派遣社員は給与を支払う派遣会社が発行します。派遣先ではなく派遣元に依頼してください。退職や契約終了後も、派遣元に対して再発行を請求できます。第三者が取りに行く場合は委任状が必要です。

パート・アルバイト（給与支払者に依頼）

雇用形態にかかわらず、給与を支払う事業者が発行主体です。店長や事務担当など、給与処理を行う部署に再発行を依頼してください。短時間勤務でも対応は同じです。

退職・転職後の請求方法

退職後は在職時の給与支払者に請求します。住所変更があると郵送で届かないため、旧勤務先に新住所を伝えるか、現住所宛ての送付を依頼してください。再発行には本人確認と、場合によっては返信用封筒や切手が必要です。

氏名・住所変更や死亡、相続の場合

氏名や住所が変わったときは、旧氏名の証明や変更届を求められることがあります。ご本人以外が請求する場合は委任状と本人確認書類の写しを用意してください。故人分は相続人が手続きを行い、戸籍謄本などの提出を求められることが一般的です。

海外在住の場合

海外居住者は郵送での受取りが一般的です。国際郵便の取り扱いや送付先の指定を事前に確認してください。本人確認はパスポート等で行います。

給与支払者不明や連絡取れない場合

支払者が特定できないときは、雇用契約書や給与明細を確認して発行元を探します。どうしても連絡取れない場合は税務署に相談すると、受けられる手続きや代替案を案内してくれます。

電子交付に関するケース

企業によっては電子で交付する場合があります。電子交付を希望するか、紙での再発行を希望するかを明確に伝えてください。電子版を第三者に渡す際はセキュリティに注意が必要です。

会社が倒産した場合の対処法

概要

会社が倒産している場合、会社自身に源泉徴収票の再発行を頼めないことが多いです。その際は、破産管財人や清算人、税務署など別の窓口を使って対応します。

対処の手順（実務的な流れ）

倒産の事実を確認する（破産・整理・清算の区別をつける）。
破産管財人や清算人へ連絡し、給与支払や源泉徴収の記録が残っているかを確認する。管財人は預金通帳や帳簿を管理しています。
管財人から書類が得られない場合は、税務署に相談します。税務署は過去の源泉所得税の申告情報などを照会できます。

代替となる書類例

支払調書（業務委託や報酬の支払記録）
銀行の入出金明細（給与振込の履歴）
給与明細や雇用契約書
これらを用いて確定申告や自治体手続きを進められます。

相談先と注意点

まず破産管財人へ依頼し、得られないときに税務署へ相談してください。必要なら税理士や弁護士に相談すると手続きがスムーズになります。書類は可能な限り原本や写しを保存してください。

まとめと重要ポイント

源泉徴収票は退職後でも勤務先に依頼すれば再発行が可能です。ここでは、忘れずに押さえておきたい重要ポイントをわかりやすくまとめます。

依頼先を間違えない
基本は在籍していた会社（派遣・請負なら派遣元・元請へ）。問い合わせ先が複数あるときは、雇用契約書や給与明細で確認してください。
正確な年度を伝える
「2023年分（令和5年分）」のように年度をはっきり伝えてください。誤った年度だと再発行に時間がかかります。
余裕を持って依頼する
再発行には数日〜数週間かかることがあります。確定申告や手続きがある場合は早めに依頼してください。
依頼方法と本人確認
窓口、郵送、メール／オンラインのいずれかで依頼可能です。本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードなど）の提示や写しが求められます。
入手できない場合の代替手段
会社が倒産して入手困難なときは、給与明細や振込記録、年末調整の控えを用意してください。税務署に相談すると手続きの案内や代替資料の活用法を教えてもらえます。
受け取ったら保存を
再発行された源泉徴収票はコピーを取って安全な場所に保管してください。確定申告や就職先への提出に備えましょう。

最後に、手続きで不明点があるときは早めに勤務先か税務署に問い合わせてください。しかし、取得が難しい場合は税務署へ相談することで代替措置が案内されます。安心して手続きを進めてください。