はじめに
本資料の目的
本資料は、退職の意思をメールで伝える際の方法やマナー、具体的な例文をわかりやすくまとめたガイドです。突然の退職や引き止めへの対応に不安がある方が、冷静かつ礼儀正しく意思を伝えられることを目指しています。
想定読者
- 退職を検討している方
- 上司や人事にメールで意思を伝える必要がある方
- 適切な文例や注意点を知りたい方
本資料の構成と使い方
第2章で「メールで伝えて問題ないか」を解説し、第3章で基本的なメール構成を示します。第4章ではよくある注意点を取り上げ、第5章で状況別の例文を提供します。必要な章だけを参照して、すぐに使える表現を見つけてください。
丁寧で実践的な内容を心がけました。初めての方でも読みやすいよう、具体例を多く載せています。
退職意思をメールで伝えることは問題ない
概要
退職の意思をメールで伝えることは問題ありません。対面での報告が一般的ですが、やむを得ない事情で対面できない場合はメールで済ませても差し支えないと考えてください。重要なのは、なぜメールでの連絡になるのかを明確にすることです。
メールで問題ない理由
- 記録が残るため誤解を防げます。
- 海外出張や病欠など、物理的に会えないときに有効です。
- 連絡が速く、対応を早められます。
メール送信時の必須ポイント
- 冒頭で対面できない理由を簡潔に書く（例：出張中、体調不良、緊急の家庭事情など）。
- 退職希望日や引き継ぎの意向を明記する。
- 宛先はまず直属の上司。必要なら人事をCCする。
- 件名はわかりやすく（例：「退職のご相談／山田太郎」）。
文面のトーンとマナー
- 感謝の言葉を忘れずに。短くても心が伝わります。
- 冷静で失礼のない表現を使う。
- 受け取った側が混乱しないよう、今後の手続きや面談希望の有無も示すと親切です。
具体例（短文）
「お忙しいところ失礼します。私、○○は○月○日付で退職を希望しております。直接ご挨拶したいのですが、□□の事情により本日はメールでご連絡いたします。詳細は面談でご相談させてください。」
退職申し出メールの基本構成
はじめに
退職をメールで伝えるときは、形式を整えるだけで誠実さが伝わります。以下は読みやすく、相手に配慮した基本の流れです。
件名と宛先
- 件名は簡潔に：例「退職のご報告（山田太郎）」。
- まず直属の上司に送る。必要に応じて人事をCCします。
本文の構成（順序と例文）
- 時候の挨拶と感謝
- 例：「いつもお世話になっております。〇〇部の山田太郎です。これまでのご指導に感謝申し上げます。」
- 退職意向の明確な表明
- 例：「私事で恐縮ですが、○月○日付で退職させていただきたいと考えております。」
- 理由の簡潔な説明
- 例：「一身上の都合により退職を決断しました。」必要以上に詳しく書かないでください。
- お詫びと感謝の表現
- 例：「ご迷惑をおかけする点がありましたらお詫び申し上げます。長年のご支援に心より感謝いたします。」
- 今後の対応（引き継ぎ、最終出社日、連絡先）
- 例：「引き継ぎ資料を用意し、担当者に引き継ぎます。最終出社日は○月○日を予定しております。急ぎのご用件はメール（xxx@example.com）までご連絡ください。」
結びと署名
- 丁寧な結び：「何卒よろしくお願い申し上げます。」
- 署名：氏名、部署、連絡先を明記します。
ワンポイント注意
- 短く、誠実に。就業規則に沿った通知期間を明記してください。上司→人事の順番で伝えるとトラブルが少ないです。
重要な注意点
退職を伝える際は、相手の受け止め方や社内手続きを考えて慎重に対応します。
メール送付時の取り扱い
面談を依頼する段階では、件名や本文に「退職」を明記しない方が望ましいです。まずは「面談のお願い」「ご相談のお願い」として調整し、面談で直接伝えます。例：件名「面談のお願い（ご相談）」、本文に希望日時をいくつか挙げる。
退職希望日の伝え方
退職希望日は原則として1か月前までに伝えましょう。就業規則や雇用契約に定めがある場合はそれに従い、具体的な最終出勤日を示して引継ぎ計画を添えると親切です。
記載してはいけないこと
会社や上司への不満や感情的な表現、責任追及につながる文言は書かないでください。将来のリファレンスや円満退職のため、事実確認が必要な場合は面談で伝える方が安全です。
メールのみで伝える場合
やむを得ずメールだけで退職を伝えるときは、理由を簡潔に述べ、退職日と今後の対応（業務引継ぎ、退職手続きの希望）を明記してください。証拠としてメールの控えは必ず保管しましょう。
その他の注意点
CCは最小限にし、機密情報は避けること。人事に相談できる場合は事前に相談すると安心です。面談後は合意内容をメールで確認すると誤解を防げます。
状況別メール例文
ここではよくある5つの状況別に、例文と短い解説を示します。実際に使う際は社内ルールや上司との関係に合わせて調整してください。
1. 面談の申し込みメール
簡潔に面談日時をお願いする書き方です。要点だけを書きます。
件名：退職に関する面談のお願い
本文：
お疲れ様です。◯◯部の△△です。退職についてご相談したく、30分ほど面談の時間をいただけますでしょうか。ご都合の良い日時をお知らせください。よろしくお願いいたします。
2. 退職意思のみを伝えるメール
まず意思だけを明確に伝える場合の例です。詳細は面談で詰めます。
件名：退職の意向について
本文：
お世話になっております。私事で恐縮ですが、このたび退職の意思がございます。詳細は面談で改めてご説明いたしますので、調整のほどお願い申し上げます。
3. 体調不良を理由とする場合
体調を理由にする場合は簡潔に述べ、診断書の提出など会社の指示に従う旨を添えます。
件名：退職に関するご相談（体調不良のため）
本文：
◯◯部の△△です。体調不良のため退職を検討しております。必要であれば診断書を提出いたします。面談のご都合をお知らせください。
4. 面談後の正式報告メール
面談で合意した内容を確認するための文面です。退職日や引継ぎの期日を明記します。
件名：退職のご報告（確定事項のご確認）
本文：
本日は面談のお時間をいただき、ありがとうございました。退職日は◯月◯日で確定と理解しております。引継ぎは◯月◯日までに完了するよう進めます。ご確認ください。
5. 退職願をメール本文に記載する場合
正式な退職願をメールで提出する例です。簡潔で丁寧に書きます。
件名：退職願（◯◯ △△）
本文：
人事ご担当者様
お世話になっております。◯◯部の△△です。私事ではございますが、一身上の都合により◯月◯日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。手続き等ご教示いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
どの例も署名に氏名・部署・連絡先を入れて送信してください。状況に応じて、丁寧な言葉遣いと必要な証拠書類の準備を心がけてください。
コメント