はじめに
目的
本レポートは、退職手続きをメールで進める際の基本とマナーを分かりやすく整理したものです。退職の意思表示から書類提出まで、段階ごとに適切な書き方と注意点を示します。
対象読者
会社員、アルバイト、パートなど、職種や立場にかかわらず、メールで退職手続きを行う可能性がある方を想定しています。初めての方でも実践できる内容です。
本レポートの構成
第2章から第5章で、面談の依頼、退職意思の伝え方、退職願の提出方法を順に説明します。第6章ではアルバイト・パート向けの例文を載せ、第7章でメール送付時のマナーをまとめます。
読み方のポイント
段階ごとの例文と解説をそのまま使える形式で示します。状況に応じて文面を調整する方法も紹介します。疑問があれば、該当章だけ読むことをおすすめします。
注意事項
会社の就業規則や労働契約に従う必要があります。必要に応じて上司や人事に直接確認してください。
退職意思をメールで伝えることの可否とポイント
退職の意思をメールで伝えること自体はビジネスマナー上問題ありません。特に忙しい職場や在宅勤務が主流の職場では、まずメールで意思を伝える流れが一般化しています。ただし、一般的には退職希望日の1か月前までに伝えることが望ましいです（就業規則や雇用契約に別の定めがあればそちらが優先されます）。
基本の流れ
- まずメールで面談のアポイントを取る。メールだけで完結させず、直接またはオンラインで詳細を伝えるのが望ましいです。
- 面談で意思を口頭で伝えたうえで、退職願や退職届を提出する流れにします。
メール送信時のポイント
- 件名：わかりやすく「面談のお願い（退職のご相談）」などとする。
- 宛先：直属の上司を第一に、必要に応じて人事をCCに入れる。
- 本文構成：簡単な挨拶→退職を相談したい旨→面談希望日時の候補→引継ぎに協力する意志→締めの一言。
- 表現：事実を簡潔に伝え、感情的な表現は避ける。感謝の気持ちを添えると印象が良くなります。
例外と注意点
- どうしても対面が難しい事情（遠方、病気、緊急事由）がある場合は、メールで退職意思を伝えたのち、書面（退職願・退職届）を別途提出します。
- 就業規則や契約で通知期間が定められていることがあるため、まず確認してください。
退職は本人にとって重要な決断です。メールを使う際も、相手に配慮した丁寧な文面と、面談でしっかり話す姿勢を示すことが大切です。
段階1：面談アポイントメントを取得するメール
要点
退職の意思は最初からメールで伝えないでください。まず上司と対面（またはWeb）で相談できる時間を確保します。メールでは「相談」「お時間をいただきたい」と記し、退職と断定する文言は避けます。目安は30分程度です。
件名の例
- 【相談】ご面談のお願い（30分ほど）
- 【確認】少しお時間をいただけますでしょうか
本文テンプレート（例）
件名：【相談】ご面談のお願い（30分ほど）
いつもお世話になっております。〇〇部の△△です。業務についてご相談したいことがあり、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。以下の日時で候補を挙げますので、ご都合の良い時間をお知らせください。
・〇月〇日（曜） 午前／午後
・〇月〇日（曜） 午前／午後
急ぎの内容ではありますが、ご都合に合わせますのでご指示ください。よろしくお願いいたします。
送信のポイント
- 具体的な日時候補を2〜3つ挙げる。相手が調整しやすくなります。
- 相談内容はぼかす。退職と書かないことで上司の反応を落ち着かせます。
- 返信がない場合は3営業日後に丁寧にリマインドしてください。
上記を参考に、丁寧に依頼しましょう。
段階2：退職意思を伝えるメール
概要
面談が難しい、出社が困難といった場合は、メールで直接退職の意思を伝えます。本文には時候の挨拶、退職の意向、簡潔な理由、感謝の言葉、今後の対応（引き継ぎや連絡方法）を入れます。理由は前向きに表現し、不満や批判は書かないようにしてください。
書き方のポイント
- 冒頭で受信者の確認と挨拶を述べる。
- 「退職したい旨」を明確に一文で示す（希望日を添える）。
- 理由は簡潔かつ前向きに（例：家庭の事情、再挑戦など）。
- 感謝の言葉を添え、引き継ぎや最終出社日についての提案をする。
- トーンは誠実かつ冷静に。感情的な表現は避ける。
例文
件名：退職のご相談（氏名）
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。△△の□□（氏名）です。
このたび、一身上の都合により退職させていただきたくご連絡差し上げました。希望退職日は20XX年X月X日です。詳細な理由は私事のため簡潔に申し上げますと、家庭の事情により時間を割く必要があるためです。
在職中は大変お世話になり、心から感謝しております。引き継ぎ方法や最終手続きについてご指示いただければ速やかに対応いたします。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
□□（氏名）
連絡先：090-xxxx-xxxx／メール：xxx@yyy
チェックリスト
- 件名で要件を明示
- 希望退職日を記載
- 引き継ぎの意思を示す
- 感謝を必ず入れる
- 不満は書かない
必要に応じて、文面を簡潔に調整してお使いください。
段階3：退職願・退職届をメール添付で提出する
概要
上司の承認を得たら、正式な書面（退職願・退職届）をメールで添付して提出します。人事部にもCCを入れるのが一般的です。PDF形式で署名済みのファイルを添付すると確実です。
添付書類とファイル名の例
- 退職願（PDF）: 例）”退職願_氏名_2025-11-30.pdf”
- 引継ぎ資料（必要な場合）: 例）”引継ぎ_業務名_氏名.pdf”
件名と本文のポイント
- 件名は簡潔に: “退職願の提出（氏名）”
- 本文で伝えること: 退職日、添付書類の有無、受領確認のお願い、今後の手続き確認
例文（上司＋人事CC）
件名: 退職願の提出（山田太郎）
本文:
お疲れ様です。山田太郎です。先日は退職の件でご相談に応じていただき、ありがとうございました。本メールに署名済みの退職願（PDF）を添付いたします。退職日は2026年1月31日を予定しております。お手数ですが、添付ファイルのご確認と受領のご連絡をお願いいたします。今後の手続きや引継ぎについてご指示いただければ対応いたします。
よろしくお願いいたします。
山田太郎
（内線・携帯）
送信後の確認
- 受領確認がない場合は2営業日以内に軽くリマインドを送るか電話で確認します。会社で紙の原本が必要な場合は、原本を提出する旨を本文で明記し、郵送や手渡しの予定を伝えます。
アルバイト・パート向けのメール例
概要
正社員より簡潔な表現で問題ありません。店長や責任者に退職の意思とシフト調整を伝える点を中心に説明します。
送信前のポイント
- 件名は一目で分かるように「退職のご相談（氏名）」などにします。
- 最後の出勤日を明記します。シフト調整を依頼する旨を簡潔に書きます。
- 感謝の言葉を必ず添えます。
メール例：店長宛（簡潔・丁寧）
件名：退職のお願い（山田太郎）
店長 山田様
お疲れ様です。アルバイトの山田太郎です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により○月○日をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました。急で申し訳ありませんが、今後のシフト調整についてご指示いただけますでしょうか。
引き継ぎや備品の返却は指示に従って対応いたします。短い間でしたが、お世話になりありがとうございました。
山田太郎
携帯：090-xxxx-xxxx
メール例：カフェなど（ややカジュアル）
件名：退職のご報告（鈴木花子）
店長 鈴木様
いつもお世話になっております。鈴木花子です。個人的な事情により、○月○日を最終出勤日に退職させていただきたく、報告いたします。シフトの調整や引き継ぎでご迷惑をおかけしますが、できる限り協力しますのでご指示ください。短い間でしたが、皆さんには大変お世話になりました。ありがとうございました。
鈴木花子
携帯：090-xxxx-xxxx
補足と注意点
- 理由は詳細に書く必要はありません。簡単に「一身上の都合」とするのが無難です。
- 突然の申し出になる場合は、出勤可能な最終日候補を複数提示すると調整がスムーズです。
- 直接話す時間がとれるなら、メールは事前連絡として使い、退職の意向は対面で伝えると印象が良くなります。
以上がアルバイト・パート向けのメール例です。必要なら、状況別の文面（即日退職・引継ぎが難しい場合など）も作成します。
メール送付時の重要なマナーと注意点
件名と宛先
件名で目的を簡潔に伝えます。例：「退職のご報告（氏名）」。宛先はまず直属の上司。上司承認後に人事へCCを送ります。
本文の構成
冒頭で目的を明記し、退職の意思を断定的に伝えます。続けて退職希望日を明示し、引き継ぎや業務の整理について触れます。短く簡潔にまとめます。
退職希望日と就業規則の確認
希望日は具体的に記載し、就業規則や雇用契約の規定に沿うか事前に確認します。必要なら上司と日程調整します。
理由の説明と敬意
理由は簡潔に述べ、感謝の意を示します。感情的な表現や詳細すぎる私的事情は避けます。
添付書類と保存
退職願・退職届を添付する場合はファイル名を明確にします。送信後は送信済みメールを保存し控えを残します。
送信のタイミングとフォロー
勤務時間内の午前中など落ち着いて対応できる時間に送ります。送信後は受領確認を依頼し、必要なら電話や面談でフォローします。
注意点（言葉遣い・情報管理）
敬語を正しく使い、社内の機密情報を含めないでください。CC・BCCの使い分けに注意し、必要以上に多くの人に送らないでください。
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