退職手続きと雇用保険の基本から応用まで徹底解説

はじめに

退職時の雇用保険手続きは、会社（事業主）が行う重要な業務です。本資料では、従業員が退職するときに会社が行うべき手続きを分かりやすくまとめました。手続きの流れ、提出期限、必要書類、提出先、退職者へ交付する書類、よくある注意点、遅延時の対応、退職者本人が行う手続きの補足まで、全8章で解説します。

なぜ重要か：適切に手続きを行わないと、従業員の雇用保険給付に影響が出たり、会社に行政の指導や不利益が生じることがあります。迅速かつ正確に対応することが求められます。

本資料の使い方：人事・総務担当者が実務で使えるよう、具体的な書類名や提出先、期限を順を追って説明します。まずは次章で、退職時に必要な雇用保険の手続きを確認してください。準備のポイントとして、退職日が決まったら担当者を早めに決め、必要書類を一覧化しておくことをおすすめします。

退職時に必要な雇用保険の手続きとは

概要

従業員が退職すると、事業主は雇用保険に関する手続きを行う必要があります。主な目的は、退職者が失業給付（失業保険）を受けられるようにすることと、保険の記録を正しく整理することです。手続きを迅速かつ正確に行うと、退職者と会社双方のトラブルを防げます。

事業主の主な義務

• 雇用保険の資格喪失届を所管のハローワークに提出すること。
• 退職者に必要な書類を作成・交付する準備をすること（離職に関する情報の記載など）。

具体例でわかる流れ（簡単な説明）

• 例：Aさんが3月末で退職した場合、会社はAさんの資格喪失を届け出ます。届出には退職日や離職理由、賃金の情報などを記載します。
• その情報をもとにハローワークが離職票を作成します。離職票はAさんが失業給付を申請する際に使います。

なぜ正確さが大切か

退職理由や賃金の扱いで給付の可否や給付金額が変わることがあります。記載の誤りがあると、退職者に不利益が出たり、会社が訂正対応に追われたりします。

実務のポイント

• 退職日や離職理由は確認してから記載してください。
• 書類に不備がないよう、チェックリストを作ると便利です。
• 退職者から問い合わせがあれば速やかに対応してください。

手続きの流れと提出期限

退職者が出た場合の手続きは、期限を守ることが非常に大切です。以下では、いつまでに何を出すべきか、数え方の例、提出方法と注意点を分かりやすく説明します。

1) いつまでに提出するか

• 「雇用保険被保険者資格喪失届」は、退職日の翌々日から10日以内にハローワークへ提出します。期限を過ぎると、退職者の失業給付の手続きに影響が出る可能性があります。

2) 日数の数え方（具体例）

• 例：5月1日に退職した場合、翌々日は5月3日です。そこを1日目として10日目が5月12日になるため、5月12日までに提出します。
• 休日や祝日が期限に当たる場合は、ハローワークの開庁日に提出してください。余裕をもって早めに手続きを行うことをおすすめします。

3) 離職票（雇用保険被保険者離職証明書）の扱い

• 退職者が失業給付を希望する場合や離職票の発行を求められた場合は、資格喪失届と同時に「雇用保険被保険者離職証明書」も提出します。
• 記載内容に不備があると離職票の発行が遅れるため、退職理由や勤務期間などを正確に記入してください。

4) 提出方法と注意点

• 提出は原則としてハローワークの窓口へ持参、郵送、またはオンライン（対応している場合）で行えます。詳細は管轄のハローワークで確認してください。
• 期限を守ることで退職者の給付開始がスムーズになります。期限に遅れると手続きが遅延し、行政からの指導や罰則が生じることもあるため、早めに対応しましょう。

必要書類と提出先

必要書類

• 雇用保険被保険者資格喪失届

• 退職日・被保険者番号などを記載する基本書類です。事業所番号や事業主の押印が必要な場合があります。原則、事業主（事業所）側が作成します。

• 雇用保険被保険者離職証明書

• 離職票を発行する場合に必須です。離職理由や賃金の算定期間などを正確に記入してください。離職票はこれをもとにハローワークが作成します。

• 添付書類（例）

• 勤怠記録、労働者名簿、退職届・解雇通知など、退職事実や退職理由を裏付ける書類。離職理由が争点になりやすい場合は証拠を添えると安心です。

添付書類の注意点

• 原本が必要か写しでよいかは書類ごとに異なります。原本を求められたら、返却方法を確認してください。
• 記載漏れや不備があると手続きが遅れます。日付・氏名・事業所番号は特に確認してください。

提出先と提出方法

• 提出先は退職者の住所地または事業所を管轄するハローワークです。
• 提出は窓口持参か郵送で行えます。郵送する場合は到着日が重要になるため、追跡できる方法をおすすめします。
• 一部の手続きは電子申請に対応している場合があります。詳細は管轄のハローワークへお問い合わせください。

提出前のチェックポイント

• すべて署名・押印があるか
• 日付や被保険者番号が正しいか
• 添付資料の有無と原本・写しの扱いを確認しているか

これらを準備してスムーズに提出してください。

第5章: 退職者へ交付すべき書類

退職時に会社が退職者へ交付すべき主な書類を、目的と受け取り方のポイントを含めてわかりやすくまとめます。

離職票（離職票-1・離職票-2）

失業給付の申請に必要な書類です。会社がハローワークへ届出をして作成され、退職後おおむね1〜2週間で交付されます。自己都合・会社都合で記載内容が変わるため、受け取ったら区分や離職理由を確認してください。ハローワークに提出する際は原本が必要です。

退職証明書

希望者に発行する書類で、勤務期間・職務内容・退職日などを記載します。転職先や市区町村の手続きで求められることがあります。会社は本人の請求に応じて速やかに発行します。

雇用保険被保険者証

在職中は会社で保管されることが多いですが、退職時に返却されるか再発行されます。失業給付や次の就職先で必要です。紛失した場合はハローワークで再発行手続きを行ってください。

源泉徴収票

その年の給与と源泉徴収税額を記載した書類です。年末調整後、会社は翌年1月31日までに交付しますが、退職時に請求すれば発行します。転職先での年末調整や確定申告で使います。

受け渡しの方法と注意点

原本で交付するのが原則です。郵送する際は書留など記録が残る方法を使い、受領印や交付記録を残してください。記載に誤りがあれば早めに会社へ連絡し、訂正・再発行を依頼しましょう。

注意点とよくあるトラブル

主な注意点

手続きを怠ると雇用保険法違反になる可能性があり、提出期限は必ず守ってください。退職者への説明を省かないこと、必要書類は控えを残すことが重要です。

離職票の取り扱い

離職票は原則として退職者の希望により発行を省略できます。ただし、59歳以上の退職者や発行を希望する人には必ず交付してください。発行可否は事前に書面かメールで確認しておくとトラブルを防げます。

離職証明書の署名・捺印

離職証明書は原則として退職者本人が記名捺印します。事情で本人が難しい場合は事業主が記名し、その理由を明記して代用できます（例：入院で来所不可など）。理由の記載は後で確認が必要になったときに有効です。

よくあるトラブルと対処法

• 提出が遅れて罰則や手続き遅延が生じる：まず速やかに訂正・提出し、退職者に状況を連絡してください。
• 記載ミス（雇用期間や離職理由）：訂正書を作成し関係機関に提出します。
• 離職票を希望しているのに未発行：速やかに発行し送付、謝罪と状況説明を行ってください。

事前対策

チェックリストを作り、退職手続きの流れを社内で共有しましょう。書類の控えを保管し、退職者との連絡手段を明確にしておくと安心です。

手続き遅延時の対応

期限を過ぎてしまった場合でも、速やかに手続きを進めることが大切です。遅延したまま放置すると、退職者の給付や事務処理に支障が出るため、影響を最小限に抑える対応を取ってください。

• まず行うこと

• できるだけ早く必要書類を作成・提出します。遅延理由を明記した書面（例：「長期療養のため対応が遅れた」等）を添付してください。

• 退職者への説明

• 遅延による給付開始の遅れや手続きの変更が生じる可能性を率直に伝えます。連絡手段（電話・メール・書面）を明確にし、対応状況を共有してください。

• 行政や窓口への対応

• 提出先の窓口に事情を説明し、必要な追加手続きや訂正方法を確認します。場合によっては追加入力や訂正書類を求められることがあります。

• 記録と再発防止

• 遅延の原因、提出日、窓口での指示を記録します。担当者を明確にして、チェックリストやリマインダーを導入すると再発を防げます。

• 例文（遅延理由）

• 「事務担当者の急病により手続きが遅れました。現在は必要書類を整え、速やかに提出いたします。」

迅速に対応し、誠実に説明することで、退職者や窓口の理解を得やすくなります。必要なら社労士やハローワークに相談してください。

退職者本人の手続きについて（補足）

手続きの大まかな流れ

1. 会社から受け取った離職票を確認します。記載内容に誤りがあれば会社に問い合わせましょう。
2. 最寄りのハローワークで「求職の申し込み」を行い、失業給付（雇用保険の失業等給付）の申請をします。窓口で必要な案内を受けられます。

持参する主なもの（具体例）

• 離職票（必須）
• 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、健康保険証など）
• 銀行の通帳またはキャッシュカード（振込口座の確認用）
• 印鑑（認め印で可）
• 雇用保険被保険者番号がわかるもの（あれば）

申請後の流れとポイント

• 初回の説明（受給説明）を受け、受給資格が確定します。受給までに待期（例：7日）の扱いや、自己都合退職と会社都合で扱いが異なる点を案内されます。詳細はハローワークが判断します。
• 給付を受けるためには、定期的な求職活動の報告や職業相談、紹介を受けるなどの手続きが必要です。出席や報告を怠ると給付が止まることがあります。

もし離職票が届かない場合

会社に再発行を依頼してください。連絡が取りづらい場合はハローワークに相談すると、対応方法を教えてくれます。

最後に

初めての手続きでも、窓口で丁寧に案内してくれます。書類をそろえて早めに行くとスムーズです。