はじめに
退職は人生の大きな節目です。本資料は、退職届・退職願の提出先や提出方法、郵送時の注意点をわかりやすく整理したものです。初めて退職手続きを行う方や、郵送での提出を検討している方にも役立つように書いています。
この章の目的
- 本資料の使い方を示します。
- 各章で何を学べるかを簡潔に説明します。
主な内容
- 提出先：通常は直属の上司へ出しますが、会社の決まりによっては人事部や総務部に提出する場合があります。
- 郵送での提出：法律上問題なく行えます。添え状の作成や内容証明の活用を検討すると安心です。
- 退職願と退職届の違い、提出の流れ、封筒の選び方や書き方、郵送方法のポイントまで順を追って解説します。
この章では全体像をつかんでいただき、次章以降で具体的な手順を一つずつ確認していきます。安心して読み進めてください。
退職届・退職願の正しい提出先
基本は直属の上司に直接提出
退職届や退職願は、まず直属の上司に直接手渡しするのが一般的です。上司は日ごろの勤務状況を把握しており、口頭での説明や引き継ぎの相談がスムーズに進みます。渡すときは「少しお時間をいただけますか」と一言添え、相手が落ち着いて話せるタイミングを選びましょう。
上司へ渡す際の実例と注意点
会議直前や繁忙時は避け、朝礼後や業務が一段落した時間帯を選ぶと良いです。渡す際は封筒に入れて両手で手渡し、簡潔に退職の意思を伝えます。書面の控えを1部持っておくと安心です。
人事部・総務部への提出
就業規則や会社の決まりで人事（総務）への提出が定められている場合は、その指示に従ってください。書類の受付窓口が決まっている会社もありますので、事前に確認します。
中小企業や役員への提出
規模の小さい会社では代表取締役（社長）に直接渡すこともあります。取締役や副社長に渡す場合も、事前に誰に渡すべきかを確認しておきましょう。
郵送する場合の宛名の書き方
郵送する場合は必ず個人名を書きます。部署名や会社名だけにすると受け取った際に手続きが遅れることがあります。宛名が分からない場合は、電話やメールで確認してから送付してください。
退職届と退職願の違いと提出の流れ
退職願と退職届の違い
退職願は「退職したいと伝える申し出」です。口頭で伝えることもできますが、書面で出すと記録になります。一方、退職届は「退職の意思を正式に示す書面」です。退職日や意思が確定した段階で提出します。
法的効力と扱いの違い
退職願は会社との交渉の始まりと考えてください。退職届は会社に対する正式な意思表示で、社内の手続きが進みます。企業により運用が異なるため、就業規則を確認すると安心です。
提出のタイミング
一般的には退職予定日の1～2か月前、または1か月前にまず退職願を提出します。これは業務引き継ぎや後任手配のためです。退職日が正式に決まったら、速やかに退職届を出しましょう。
提出の具体的な流れ（ステップ）
- 上司に口頭で相談・報告する
- 退職願を提出する（書面）
- 引き継ぎ計画を作成して調整する
- 退職日が確定したら退職届を提出する（書面で保管）
- 社内手続き（最終出勤日や有休清算など）を確認する
実務のポイント
- 提出先は上司か人事。事前に確認してください。
- 書面はコピーを必ず残すこと。
- 記載事項は氏名、退職希望日、提出日などを明確にする。
- 口頭で伝えた後、速やかに書面で提出すると誤解が少なくなります。
しかし、企業ごとのルールにより手順が異なる場合があります。まずは就業規則や人事に確認してください。
退職届の郵送について
概要
法律上、退職の意思は原則として退職の2週間前までに伝えれば足ります。伝達方法は定められておらず、対面で渡せない場合は郵送でも問題ありません。郵送は正式な意思表示として有効です。
郵送前に行うこと
郵送する前に必ず上司に事前連絡を入れて了承を得てください。無連絡で書類だけ送ると上司が驚き、職場の連絡や引き継ぎに支障が出ることがあります。連絡は電話かメールで簡潔に伝え、「◯月◯日付で退職届を郵送したい」と伝えると良いです。
郵送の手順（具体例）
- 退職届を正しく作成し、自分で署名・日付を入れる。コピーを必ず保管します。
- 添え状（簡単な一言）を同封すると丁寧です。第6章で詳述します。
- 証拠を残すために簡易書留や配達記録など配達が確認できる方法で送る。
- 送付後は上司に送付済みの旨と到着予定日を連絡します。
送付後の注意点
受領日が重要になることがあります。到着の通知や配達記録を保管しておくと安心です。万が一、到着が確認できない場合は再送や手渡しを検討してください。
最低限の心配り
事前連絡・証拠の確保・コピー保管、この三点を守れば郵送での退職手続きは円滑に進みます。丁寧な連絡を心がけてください。
封筒の選び方と書き方
封筒の種類とサイズ
郵送で退職届・退職願を送るときは、A4用紙を折らずに入れられる「角形2号（角2）」の白無地封筒を使うと安心です。窓付き封筒は避け、厚手でしわになりにくいものを選びます。
表面の書き方（宛先）
・封筒の中央寄りに宛先の住所と会社名、部署名、個人名を記載します。会社名や部署名には正式名称を使い、個人名の後に「様」を付けます。部署宛てなら「御中」を使います。例：株式会社○○ 人事部 山田太郎 様
・宛名が不明な場合は、事前に上司か人事部に確認してください。
・表面の左下に「親展」と明記します。受取人専用扱いの意図が伝わります。
裏面（差出人）の書き方
裏面には差出人の郵便番号・住所・氏名（フルネーム）を書きます。電話番号を併記すると連絡が取りやすくなります。封筒の中央より下に揃えて書くと見やすいです。
表記の筆記具とマナー
黒の油性ボールペンやサインペンで丁寧に濃く書きます。消えやすい鉛筆や薄いペンは避けます。封をする際はのりやテープでしっかり閉じ、封印の上から差出人を記入するか、裏に記名します。
最後に
書き損じがあると印象が悪くなるため、下書きをしてから本書きをすると安心です。
添え状について
退職届を郵送する際には、簡潔な添え状（カバーレター）を同封します。添え状は退職の意思と同封書類を明確に伝えるためのものです。ここでは、必要な要素と書き方のポイント、例文をわかりやすく説明します。
- 必要な要素
- 宛名：担当者名や部署名を明記します。
- 日付：送付日を左上に書きます。
- 書き出し：簡単な挨拶文（例：「平素よりお世話になっております」）。
- 本文：退職届を同封した旨、退職日（または提出日）、査収のお願い、連絡先を記載します。
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結びと署名：署名（自署が望ましい）と所属・氏名。
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書き方のポイント
- 用件は一目で分かるように簡潔に書きます。長くならないように心がけます。
- 敬語を用い、礼儀正しい表現にします。
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退職届と添え状の両方を保管し、送付前に控えのコピーを取ります。
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例文（短め）
平素よりお世話になっております。添付の通り、退職届を同封いたしました。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。退職日：○年○月○日／ご不明点は下記までご連絡ください。
これらを守れば、受け取る側にも丁寧で分かりやすい印象を与えられます。
郵送方法のポイント
窓口で差し出すメリット
窓口で手続きすると担当者と確認でき、誤配や手続き漏れのリスクを減らせます。例：内容証明を窓口で出すと、書面の控えと受理印をその場で受け取れます。
内容証明と配達証明の役割
内容証明は「いつ、誰が、どんな文面を送ったか」を郵便局が証明します。配達証明は「相手に届いた事実」を証明します。両方を付ければ送付の確実性が高まります。
実際の手続きと封筒の扱い
郵便局で「内容証明郵便（配達証明付き）」と伝え、原本と控えを用意します。封筒の宛先・差出人は読みやすく書き、コピーを同封しておくと安心です。
送付時の注意点
・退職日や提出期日を明記した文面にする。
・相手の受領印や配達記録は保管する。
・電話での確認も併用すると誤解を防げます。
これらの手順でトラブルを未然に防ぎ、安心して退職手続きを進めてください。
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