はじめに
概要
この文書は在職証明書に関する基本的な情報と発行手続きの流れを、誰にでも分かりやすくまとめたものです。在職証明書の定義、作成・発行の担当者、作成方法、発行依頼の手順、主な記載項目、発行義務の有無、退職後の取得、公的機関での扱いまで全9章で解説します。
対象読者
- 会社員・パート・アルバイト・派遣で在職を証明したい方
- 転職先や金融機関に書類を提出する方
- 総務・人事担当として発行方法を知りたい方
- 退職後に証明書が必要になった方
読み方のポイント
まず自分が何のために在職証明書を必要としているかを確認してください。目的により必要な記載項目や発行手続きが変わります。本書は実務に沿った具体例を交え、手順を追って説明しますので、該当する章を順にお読みください。
本書の構成
第1章 はじめに
第2章 在職証明書とは何か
第3章 在職証明書は誰が書くのか
第4章 作成方法と流れ
第5章 発行依頼の手続き
第6章 記載される主な項目
第7章 発行義務と注意点
第8章 退職後の在職証明書取得
第9章 公的機関の場合
在職証明書とは何か
定義
在職証明書は、従業員が現在その会社や組織に所属し働いていることを証明する書類です。たとえば、住宅ローン申請や賃貸契約の際に勤務先と在籍状態を示すために使います。
呼び方の違い
在職証明書は「在籍証明書」「勤務証明書」「就労証明書」などと呼ばれることがあります。内容や書式は同じでも、用途や発行元の呼称で差が出る場合があります。
退職証明書との違い
退職証明書は過去にその会社で働いていたことを示す書類です。対して在職証明書は現時点で在籍していることを示します。目的が異なるため、必要な場面も変わります。
法的性質と発行の任意性
原則として在職証明書は発行義務のない任意の書類です。ただし、就業規則や労働協約で発行方法が定められている場合があります。必要な場合は雇用主に依頼して発行してもらいます。
利用例と注意点
利用例：ローン、賃貸、ビザ申請、保険手続きなど。注意点：発行日や所属部署・役職が正確に記載されているか確認してください。偽造防止のため、会社の押印や担当者名があると信頼性が高まります。
在職証明書は誰が書くのか
主な担当部署
在職証明書は一般に企業側が発行します。多くの会社では人事部や総務部が主に担当します。彼らは在籍の確認や証明書の体裁を取りまとめ、発行の最終承認まで行います。
小規模企業や事務員の対応
従業員数が少ない会社では、専任の人事部がないことがあります。その場合は総務や事務員、あるいは代表者（社長）が対応します。たとえば従業員が数名の飲食店や店舗では、店長や事務担当が発行を担います。
給与情報が必要な場合の扱い
給与額や賞与履歴などを記載する必要があるときは、経理や給与担当部署が関わります。給与情報は機密性が高いため、確認や承認に時間がかかることがあります。急ぐ場合はあらかじめその旨を伝えてください。
派遣社員・請負の場合
派遣社員は雇用契約を結んでいる派遣元（派遣会社）が在職証明書を発行します。請負や委託で働く場合は、契約上どこに“在籍”しているかを確認して発行先を判断します。
署名・押印の責任
署名や押印は会社の規程に従います。代表者が署名する場合もあれば、人事や総務の責任者の署名で足りることもあります。代理で発行する場合は、担当者の肩書きと連絡先を明記しておくと安心です。
依頼時に伝えるべき情報と処理期間
発行依頼するときは、氏名、在職期間、証明の用途（例：住宅ローン提出用）、必要な記載項目、宛先を伝えてください。通常は数日から一週間程度で準備しますが、内容確認や給与情報が絡むと時間が延びることがあります。
在職証明書の作成方法と流れ
はじめに
在職証明書は正確さと速やかな対応が求められます。提出先の指定があればそのフォーマットを優先し、指定がなければ会社独自の様式で対応します。ここでは企業側の実務の流れを分かりやすく示します。
作成手順（ステップ）
- 依頼内容の確認
- 提出先の様式指定や必要期限、用途（ローン・ビザなど）を確認します。提出先が指定する書式があればそれを入手します。
- 必要情報の収集
- 氏名、社員番号、入社日、雇用形態、職務・部署、在職状況などを社内記録で確認します。例：入社日が判明しない場合は人事台帳で照会します。
- フォーマットの選定・作成
- 指定フォーマットがあればそれに記入します。なければ社内テンプレートを使用するか、担当者に項目名だけ伝えて作成してもらいます。
- 下書きの作成と確認
- 人事担当が下書きを作成し、該当社員の直属上司や総務で内容をチェックします。誤字や事実と異なる記載がないかを必ず確認します。
- 承認・押印（または電子署名）
- 会社規定に従い代表者の押印や電子署名を付します。社印の有無は提出先の要件に合わせます。
- 発行・交付
- 原本やPDFを作成し、依頼者へ手渡し、郵送、またはメールで送付します。提出先へ直接送付する場合は送付方法と宛先を再確認します。
- 記録保存
- 発行履歴を人事ファイルに保存します。相手先が求める場合は控えを残します。
ポイント
- 申請者の本人確認を行ってから発行します。
- 締切がある場合は余裕を持って対応します。通常の発行は1〜3営業日が目安です。
注意点
- 提出先が独自様式を指定している場合は必ず従ってください。
- 虚偽の記載は法的問題になります。事実確認を徹底してください。
発行依頼の手続き
- 発行方法の種類
-
メールや社内申請フォームで依頼することが多いです。窓口に直接申請する会社や、郵送で請求する場合もあります。例：人事担当のメールアドレスに必要事項を送る。
-
依頼時に伝えるべき項目
-
氏名（フリガナ）、社員番号、在職期間、発行枚数、使用目的（例：住宅ローン申請）、希望する受取方法（窓口受取／郵送／PDF）と連絡先。
-
手数料と支払い方法
-
無料の会社もあれば有料の会社もあります。有料の場合は振込や窓口での支払いが一般的です。事前に確認してください。
-
本人確認と代理申請
-
受け取り時は本人確認書類の提示を求められることがあります。代理人が取りに行く場合は委任状と代理人の身分証が必要です。
-
依頼から受け取りまでの流れ
- 依頼文を送付（メールやフォーム）
- 人事が内容を確認し発行可否を連絡
- 手数料の案内（必要な場合）と発行準備
-
発行・受取
-
依頼メールの簡単な例文
- 件名：在職証明書発行依頼／山田太郎
- 本文：氏名（フリガナ）、社員番号、在職期間、発行枚数、使用目的、希望受取方法、連絡先を明記してください。
記載される主な項目
在職証明書に記載される主な項目を、わかりやすく説明します。企業や用途によって多少の差はありますが、一般的には次の項目が含まれます。
基本情報
- 氏名：本人のフルネーム（例：山田 太郎）。
- 生年月日：年/月/日で記載します。
- 現住所：住民票の住所など、現住所を正確に記載します。
雇用・勤務状況
- 入社年月日：入社した日（例：2018年4月1日）。
- 所属部署：現所属部署や過去の主要部署を記載できます。
- 役職：課長、主任など現在の職位。
- 雇用形態：正社員、契約社員、派遣などを明示します。
会社情報
- 会社名・所在地：正式名称と本社または発行元の住所。
- 連絡先：電話番号やメールアドレス。
- 代表者・発行担当者名：代表取締役や担当者の氏名を明記します。
発行日・押印・署名
- 発行年月日：証明の日付。
- 会社印または担当者の署名：公式な証明として押印や署名を添えます。
その他の項目（必要に応じて）
- 勤務期間の詳細、勤務時間、在籍期間の証明、給与情報（用途により省略可）。
- 備考欄：休職や出向など特記事項を記載する場合があります。
正確さが重要ですので、提出先の要件を確認し、必要な項目が漏れないよう依頼してください。
発行義務と注意点
法的な位置づけ
在職証明書は会社に対する法的な発行義務がない、任意の書類です。会社は作成を拒否できますが、一般的に書類発行を巡って重大な不利益が生じることは少ないです。従業員側に発行理由を明かす義務もありません。
会社が拒否する場合の事情例
- 内部手続が未整備で対応できない
- 人事・総務の担当者不在や繁忙期
- 書類の定型がないため作成に時間がかかる
従業員の立場と対応策
理由を伝えずに依頼して構いませんが、用途を伝えると迅速に対応されることがあります。依頼はメールや書面で残すと安心です。具体的には氏名・在籍期間・宛先（任意）・送付方法を明記してください。
拒否されたときの選択肢
- まず担当部署に再確認して柔らかく依頼する
- 代替証明（給与明細、雇用契約書、源泉徴収票、健康保険の資格取得・喪失記録）を用いる
- 社内の相談窓口や労働相談窓口に相談する（最終手段）
注意点まとめ
書類は任意である一方、実務上よく求められるため、依頼は丁寧かつ記録を残す形で行うと安心です。会社側にも負担があるため、余裕を持って依頼しましょう。
退職後の在職証明書取得
概要
退職後でも在職証明書は発行できます。法律上の発行義務はありませんが、本人確認と内容の調整ができれば多くの企業が任意で対応します。
取得手順
- まず人事・総務に電話やメールで発行を依頼します。社内にフォームがあればそれを使います。来社や郵送を求められる場合があります。
- 発行に必要な情報（氏名、在職期間、用途）を伝えます。
- 会社が文面を作成し、郵送や窓口受取、電子データで渡します。
必要書類
- 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード等）
- 退職日が分かる資料（離職票や雇用契約書の写し）を求められることがあります。
代理取得
代理人が受け取る場合は委任状と代理人の本人確認書類が必要です。会社ごとに様式を指定することがあります。
記載内容と注意点
在職期間や役職、雇用形態は一般的に記載されます。給与や詳細な勤務状況は会社が記載を控えることがあります。長期間経過すると記録が保管されておらず発行できない場合があります。個人情報保護の観点から第三者への交付は本人の同意が必要です。
期間・費用
発行に要する日数は数日〜数週間が一般的です。費用は多くの企業で無料ですが、郵送実費や手数料を請求されることがあります。
公的機関の場合
概要
教育委員会や学校など公的機関でも在職証明書を発行します。例として根室教育局は、公立小中学校・義務教育学校の在職者や過去在職者からの申請に応じて発行しています。発行には概ね1〜2週間かかるため、余裕を持って申請してください。
申請対象と発行機関
現職者・退職者の双方が対象となることが多く、所属の学校または上位の教育委員会（教育局）が窓口です。人事課や総務担当が対応します。
申請方法と必要書類
多くは窓口または郵送で申請できます。一般的な必要書類は次の通りです。
– 本人確認書類（運転免許証など）の写し
– 申請書（所属機関の所定様式）
– 発行理由と必要な在職期間の明記
代理人が申請する場合は委任状や代理人の本人確認書類が必要になることが多いです。
手続き上の注意点
発行まで日数を要するため、余裕を持って依頼してください。窓口の混雑や年度末はさらに時間がかかる場合があります。証明書に押印や署名が必要か、電子交付の可否を事前に確認すると手続きが円滑になります。
問い合わせ
申請前に所属の人事担当や教育局の窓口に連絡し、提出先・手数料・受取方法を確認してください。
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