はじめに
本資料の目的
本資料は「在職証明書 発行依頼」に関する情報を整理した実務ガイドです。在職証明書の定義や発行が必要となる場面、発行の窓口や方法、記載項目、依頼文の書き方、具体的手順、依頼時の注意点までを分かりやすくまとめます。利用者が誤りなく迅速に発行依頼できることを目的とします。
対象読者
会社員・派遣社員・契約社員・人事担当者・書類作成を初めて行う方など、在職証明書の発行や依頼に関係するすべての方を想定しています。専門知識は不要で、実務でそのまま使える情報を提供します。
本資料で得られること
・在職証明書の基本的な理解
・発行を依頼する際の具体的な手順と文例
・発行依頼でよくあるミスとその回避法
これらを順を追って確認すれば、スムーズに書類を準備できます。
利用上の注意
各企業の運用や書式は異なります。まずは所属先の人事や総務のルールを確認してください。本資料は一般的なガイドラインですので、必要に応じて社内の指示に従ってください。
在職証明書とは何か
在職証明書の定義
在職証明書は、ある企業や組織に実際に勤務していることを公式に示す書類です。会社が発行し、在籍の有無や勤務期間、役職などを明記します。個人が自分の勤務状況を第三者に証明するときに使います。
対象となる人
正社員だけでなく、契約社員、派遣社員、パート・アルバイト、公務員など、在籍が確認できる全ての労働形態の人が対象です。所属と勤務実態が確認できれば発行できます。
主な用途（具体例）
- 住宅賃貸やローンの審査：収入や勤務の安定性を示すために求められます。
- ビザや在留資格の申請：勤務実績を証明する場合に必要です。
- 社会保険や各種手続き：提出先の要件に応じて使います。
形態と記載内容の違い
提出先によって、簡易な在籍確認だけで足りる場合と、役職・雇用形態・入社日・就業時間など詳細を求められる場合があります。給与欄や在籍期間の正確さは重要です。
依頼前に確認すべき点
提出先が求める項目（原本か写し、押印の有無、発行日や言語）を事前に確認してください。必要な情報を伝えれば、スムーズに発行できます。
よくある誤解
在職証明書は雇用契約書や給与明細と同じではありません。契約内容や給与の詳細が必要な場合は、別の書類を用意する必要があります。
在職証明書が必要な場面
在職証明書は、働いている事実や雇用の条件を第三者に示す正式な書類です。ここでは代表的な提出シーンと、なぜ求められるかを分かりやすく説明します。
転職活動・入社手続き
前職・現職の勤務期間や役職を証明するため、内定時や入社時に求められます。雇用の継続や離職理由の確認に使われます。
ローン・クレジットカードの申請
収入と雇用の安定性を確かめるため、銀行やカード会社が審査で要求します。住宅ローンやマイカーローンで特に重視されます。
行政手続き・給付金・補助金
市区町村や国の給付金、補助金の申請で在職状況を確認する必要があります。支給要件を満たしているかの判断材料になります。
保育園・学校の入園・入学手続き
保育料算定や入園資格の確認で提出を求められることがあります。勤務時間や雇用形態が問われる場合もあります。
賃貸契約・ビザ申請など
家主や入国管理当局が安定した収入源を確認するため、在職証明を請求します。海外手続きでは英語での証明が必要になることがあります。
必要な場面ごとに求められる記載項目や提出期限が異なります。事前に提出先の要件を確認し、余裕を持って発行を依頼すると安心です。
発行依頼の窓口と依頼方法
担当窓口
在職証明書は通常、人事部や総務部が対応します。給与の記載が必要な場合は給与担当や経理が窓口になります。まずは社内規程や就業規則、社内ポータルで窓口を確認してください。
依頼方法の種類
- 直接窓口：総務に来訪して申請書を記入し、受け取る方法。即日対応が期待できることがあります。
- メール：必要事項と身分証の写しを添付して依頼します。返信でPDFを受け取ることが多いです。
- 郵送：申請書と返信用封筒を同封して依頼します。遠方の申請に向きます。
- オンライン申請フォーム：社内システムや外部サービスを通じて申請します。履歴が残る利点があります。
依頼前に準備するもの
氏名、社員番号、在職期間、発行枚数、宛先、使用目的（貸与先名）を用意します。給与記載が必要ならその旨を明記し、本人確認書類や委任状が求められる場合は添付してください。
依頼時のポイント
申請は余裕を持って行い、期日がある場合は明確に伝えてください。窓口によって手数料や書式が異なるので事前確認をおすすめします。急ぎのときは電話で状況を確認すると対応が早くなります。
在職証明書に記載される主な項目
概要
在職証明書には、申請先が求める情報を明確に示すことが大切です。以下は一般的に記載される項目と書き方のポイントです。
主な記載項目（説明と例）
- 氏名・住所・生年月日：申請者本人の正式な氏名と住民票と同じ住所、生年月日を記載します。
- 入社年月日・在籍期間：入社日を西暦で記載し、在職中の場合は「在職中」と明記します。退職済みなら退職日も記載します。
- 雇用形態：正社員、契約社員、派遣、パートなどを明記します。
- 職種・業務内容・役職：職務の概要と現在の役職名を具体的に書きます（例：営業担当、課長）。
- 所属部署・勤務地：部署名と主な就業場所を記載します。
- 勤務時間・勤務日数：所定労働時間（例：9:00～17:30）や週の勤務日数を記載します。
- 給与（月額・年額）：基本給や総支給額を明示します。必要に応じて手当の内訳を付記します。
- 会社名・組織名・所在地：発行元として会社名と本店・事業所の住所を記載します。
- 発行日付・発行者名・捺印：発行日と担当者名、会社印や代表者印を押印して正式な証明とします。
フォーマットと注意点
提出先指定の様式があればそちらを優先します。指定がなければ会社独自の様式で作成します。金額や日付は誤りがないよう確認し、個人情報の取り扱いに注意して発行してください。
発行依頼文の構成と書き方
構成の全体像
依頼文は次の要素で構成します：作成年月日、宛名、件名（要件）、前文（挨拶）、主文（発行依頼の明確な記載）、末文（結びの言葉）、記載事項の具体的記載、依頼者情報（氏名・連絡先・所属部署）。順序を守ると受け取り側が対応しやすくなります。
各項目の書き方
- 作成年月日：右上に記載します。和暦・西暦どちらでも可ですが、会社の慣例に従います。
- 宛名：総務部など窓口名か担当者名を明記します。担当不明時は「御中」で結びます。
- 件名：短く「在職証明書発行のお願い」など、要点を一行で示します。
- 前文：挨拶と目的を簡潔に書きます。例：「いつもお世話になっております。下記の通り在職証明書の発行をお願い申し上げます。」
- 主文：発行を依頼する具体的内容を明確にします。発行理由、必要な書式（指定フォームや様式番号）、枚数、希望受取方法（郵送・窓口・PDF）と希望期日を記載します。
- 記載事項の具体的記載：在職期間、役職、雇用形態、所属部署、業務内容の要点、在職の有無確認欄の有無など、必要な記載項目を列挙します。例：「在職期間：2018年4月1日〜在職中、役職：課長、雇用形態：正社員」
- 末文：結びの言葉と感謝を述べます。例：「お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。」
- 依頼者情報：氏名、所属部署、役職、内線・携帯電話、メールアドレスを明記します。
短い文例（テンプレート）
作成年月日
宛名（総務部御中）
件名：在職証明書発行のお願い
前文：いつもお世話になっております。下記の通り在職証明書の発行をお願い致します。
主文：用途：住宅ローン申請。必要記載事項：在職期間、役職、雇用形態。枚数：1部。受取方法：PDFでメール受領希望。希望期日：YYYY年MM月DD日。
末文：お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
依頼者情報：氏名／部署／内線／メール
書き方は簡潔に、相手がすぐ対応できる情報を優先してまとめてください。
発行依頼の具体的な手順
在職証明書の発行依頼は、提出先の要件確認と社内手続きの2軸で進めます。以下は従業員側と雇用主側それぞれの具体的な手順です。
従業員側の手順
- 提出先の必要項目を確認する（指定フォーマット、記載事項、提出期限など）。例：金融機関が「在職期間・役職・年収」を指定。
- 社内の窓口を確認する（人事・総務・専用窓口）。社内ポータルや就業規則を参照します。
- 依頼方法を決める（メール、郵送、窓口申請）。メールでは件名と必要情報を明記します。例：件名「在職証明書発行依頼（提出先：○○銀行）」。
- 必要書類・手数料を確認し、支払い手続きがあれば行う。本人確認書類が必要な場合は添付します。
- 発行後の受け取り方法を確認する（窓口受取・郵送・電子受領）。受取日を調整し確保します。
- 受け取った書類を提出先に提出する（期限内、原本確認があるか注意）。
雇用主（会社）側の手順
- 提出先指定フォーマットがあれば、それを優先して作成します。指定がなければ社内テンプレートを使用します。
- 必要項目（氏名、在職期間、役職、雇用形態、労働時間、給与情報の有無、発行日、担当者連絡先）を記載します。
- 署名・押印や会社代表者の確認を行い、社内承認ルートを通します。
- 指定の受取方法で交付します。郵送時は発送控えを保管し、電子交付は暗号化や送信記録を残します。
大規模企業の対応例
テンプレートを人事システムで共有し、申請フォームで自動承認・発行できる場合があります。社員はフォームに必要事項を入力するだけで作成されます。
短い注意点：提出先の指定が最優先です。期限や記載漏れがないか必ず確認してください。
在職証明書発行依頼時の重要な注意点
時間に余裕をもって依頼する
発行には部署の確認や承認が必要です。期限ギリギリや当日の依頼は対応できない場合が多いので、余裕をもって依頼してください。目安は2週間前ですが、社内ルールに従ってください。
有効期限に注意する（3か月ルール）
提出先で在職証明書の有効期間を定めていることがあります。一般的に発行日から3か月以内を求められることが多いので、古い書類は再発行してください。
発行理由は簡潔に伝える
手続きの種類により記載内容が変わる場合があります。提出先と目的（例：住宅ローン、ビザ申請、奨学金など）を短く伝えると担当者が対応しやすくなります。
必要な情報と書類を明確にする
氏名・社員番号・部署名・在籍期間など必要項目を事前に用意してください。場合によっては本人確認書類や申請書が必要です。
個人情報と表記の確認
氏名の漢字・フリガナ、会社名の正式表記に誤りがないか確認してください。間違いがあると再発行が必要になります。
受け取り方法と手数料
郵送・窓口受取・電子発行など受け取り方法を確認し、手数料や返信用封筒の準備が必要か確認してください。
問い合わせ先と確認を忘れない
担当部署の窓口と連絡先を控え、依頼後は発行状況を確認してください。到着や受領の確認を行うと安心です。
コメント