在職証明書の英文テンプレート作成と活用の完全ガイド

はじめに

本資料の目的

本資料は、英文の在職証明書（Certificate of Employment / Employment Verification Letter）の作成に必要な情報と実例を分かりやすくまとめたガイドです。テンプレート、記載項目、発行時の注意点やよくある質問まで網羅的に扱います。

想定読者

人事担当者、総務担当者、転職やビザ申請で英文在職証明書が必要な社員、あるいは個人で作成する方を想定しています。英語が得意でない方でも使えるよう、具体例を交えて解説します。

使い方の目安

第2章以降で「英文在職証明書とは」「必須項目」「テンプレート」「発行時の注意点」「実例」「Q&A」を順に解説します。すぐに使えるサンプルは第4章にまとめました。まずは全体の流れを把握してから、必要箇所を参照すると効率的です。

在職証明書（英文）とは何か？

定義

在職証明書（英文: Certificate of Employment / Employment Verification Letter）は、企業が従業員の在籍事実や勤務情報を公式に証明する書類です。英語で作成するため、海外の機関や外国語を求める手続きでそのまま提出できます。

主な用途

• 海外就職や外資系企業への転職時の提出
• 就労ビザや永住権申請の資料
• 海外の金融機関での口座開設やローン審査
• 英語圏の保育園・学校入園手続き

誰が発行するか

通常は人事部や総務部が発行します。直属の上司が内容を確認し、会社の正式なレターヘッドや署名で発行するのが一般的です。

役割と重要性

在職証明書は、応募者や申請者の職歴や収入を第三者に伝える公式な証拠です。正確で信頼できる記載が求められ、内容によって審査結果に影響します。

ポイント

発行日、雇用開始日・終了日、職位、雇用形態（正社員・契約社員など）、勤務状況の簡潔な記載があれば、ほとんどの手続きで対応できます。必要に応じて英語表現の統一や翻訳の正確さを確認してください。

英文在職証明書に必要な記載項目

概要

英文在職証明書には、受領先が本人の勤務状況を正確に確認できるよう、基本的な事実を明確に記載します。以下は一般的に求められる項目です。

必須項目

• 氏名（フルネーム）
• パスポート表記などの正式表記を使います。
• 生年月日・住所（必要に応じて）
• 提出先の指示があれば記載します。
• 雇用開始日・雇用期間
• 入社日と在職中であれば「present（現職）」と明記します。
• 勤務地
• 担当する支店や事業所名を記載します。
• 雇用形態
• 正社員、契約社員、パートなど具体的に記します。
• 勤務時間・勤務日数
• フルタイムかパートタイムか、週何日・1日の労働時間を明示します。
• 部署名・役職・主な業務内容
• 役職名と簡潔な職務内容を書きます。
• 会社名・会社住所
• 正式な商号と本社または該当事業所の住所を記載します。
• 発行日
• 証明日を明記します。
• 発行者の氏名・役職・連絡先
• 担当者の電話番号やメールアドレスを入れて問い合わせ可能にします。
• 会社印または署名
• 公式な証明として会社印や署名を忘れず押印・記載します。

提出先により求められる項目

• 年収・給与額
• ビザ申請やローン審査で求められることがあります。提出先の指示に従って記載します。
• 在職証明の目的（例：住宅ローン申請、ビザ申請）
• 必要であれば理由を明記します。

記載時のポイント

• 日付は国際表記（YYYY-MM-DD）や提出先指定に合わせます。
• 氏名や会社名は一貫した綴りを使います。
• 個人情報は必要最小限にとどめ、提出先の指示に従って記載・省略してください。

以上が英文在職証明書に一般的に必要とされる記載項目です。用途に応じて柔軟に追加・削除してください。

英文在職証明書のテンプレート（サンプル）

テンプレート（正式）

[Company name]
[Company address]
[Date]

[Recipient Name or "To whom it may concern"]
[Recipient company address]

To whom it may concern,

This letter is to certify that [Employee Name] has been employed at [Company Name] since [Employment Start Date]. [He/She] is currently working as [Job Title] in the [Department Name] department.

[Employee Name] is a [Full-time/Part-time/Contract] employee and is engaged in [brief description of duties or responsibilities]. [His/Her] employment is [ongoing/ending on X date].

If you require any further information, please feel free to contact us.

Best regards,

[Your Name]
[Your Job Title]
[Company Name]
[Contact Information]

簡易テンプレート（短め）

[Company name]
[Date]

To whom it may concern,

This is to confirm that [Employee Name] has been employed with us as [Job Title] since [Start Date].

Sincerely,
[Your Name]
[Company Name]

使い方とポイント

• 宛名が不明な場合は「To whom it may concern」を使用します。
• 提出先の目的に合わせて、業務内容や雇用形態（Full-time/Part-time/Contract）を具体的に書いてください。
• 雇用期間や終了日が決まっている場合は明記します。継続中なら”ongoing”と記載します。
• 信頼性を高めるために署名と会社印（ある場合）は必ず添えてください。
• 英語表現は堅めが無難です。必要に応じて、担当者の連絡先を明記して問い合わせに備えましょう。

テンプレートのダウンロードやカスタマイズ方法

概要

WordやPDF形式のテンプレートは無料で入手できます。必要項目を自社や申請者に合わせて編集し、事実に基づく正確な記載を心がけてください。

ダウンロード先の探し方

• 会社用テンプレートを提供するサイトやビジネス文書のテンプレート集を検索します。
• 公式サイトや信頼できる雇用支援サイトを優先してください。

Wordテンプレートの編集手順

1. テンプレートをダウンロードしてWordで開きます。2. 社名・宛先・氏名・職位・在職期間などを置き換えます。3. 日付や署名欄を確認します。4. フォントや段落を整え、読みやすくします。

PDFテンプレートの編集方法

• Adobe Acrobatなどの編集ソフトで直接編集できます。編集が難しければ、PDFをWordに変換して編集後に再度PDF化してください。

ロゴや社内書式の反映

• 会社ロゴはヘッダーかフッターに配置します。社印や担当者署名をスキャンして挿入できます。
• 独自の書式を使う場合でも、事実関係が明確に分かるようにしてください。

チェックリスト（発行前）

• 氏名・在職期間が正しいか
• 役職や業務内容が明瞭か
• 会社連絡先が記載されているか

保存と配布

• 編集後はPDFで保存して改ざん防止します。電子署名や印影の取り扱いルールを決めてください。

作成・発行時の注意点

正確な記載を心がける

勤務期間、役職名、部署名は必ず事実通りに記載してください。小さな誤りでも提出先での手続きが止まることがあります。例：入社日や退職日、フルタイム/パートタイムの区別など。

提出先と法的要件の確認

提出先（海外の企業や行政機関など）が指定する書式や追加要件をあらかじめ確認してください。国によっては公証や認証（アポスティーユ）が必要です。

年収・社印・サインの扱い

年収を記載するよう求められる場合があります。社印や署名は英語の在職証明でも求められやすいので、原本や会社の指定フォーマットでの発行を準備してください。

個人情報の取り扱いと同意

個人情報を第三者に開示する際は本人の同意を得ます。開示範囲を明確にし、社内規程に沿って管理してください。

発行部署・申請方法の確認

通常は人事部が発行します。申請方法（メール、フォーム、窓口）や宛先の指定、希望納期、連絡先を確認すると手続きがスムーズです。担当者の署名権限や発行日付の指定も事前に確認してください。

保管と訂正対応

発行後は写しを保存し、誤記が見つかった場合は速やかに訂正版を発行します。急ぎの依頼や第三者確認が必要な場合はその旨を明記してください。

実際に使われている英文例

例文一覧

• “This is to certify that Mr. John Smith has been employed as a Software Engineer at ABC Corporation since April 1, 2020.”
• “His employment status is full-time and ongoing.”
• “Should you require any further information, please do not hesitate to contact us.”

使用例の解説

上の例は在職証明書でよく使われます。雇用開始日は”since”で表し、現在まで続く場合は現在完了形（has been employed）を使うと自然です。職務名や会社名は正式名称で書きます。

よく使うフレーズ

• 雇用形態: “full-time”, “part-time”, “contract”。
• 期間表記: “from April 1, 2020 to March 31, 2023″（終了がある場合）。
• 連絡促進: 上のように”please do not hesitate to contact us”と締めます。

署名・連絡先の例

• “Sincerely,” / 署名欄 / “Name, Title, Company, Phone, Email”

注意点

個人名や日付は正確に。読み手が外国の担当者でも分かる簡潔な英語を心がけてください。

よくあるQ&A

以下は、英文在職証明書についてよく寄せられる質問とその回答です。実務で迷ったときの参考にしてください。

Q1：在職証明書は日本語と英語の両方必要ですか？
A1：提出先によって異なります。外資系企業や海外の役所・金融機関には英文が必須です。日本国内の手続きなら日本語で足りる場合が多いです。両方を求められるケースもあるため、先方に確認してから準備すると安心です。

Q2：テンプレートはどこで入手できますか？
A2：会社の人事部に公式フォーマットがあればまず問い合わせてください。ない場合は、Indeed、bizocean、MeetsMoreなどのビジネス支援サイトで無料テンプレートをダウンロードできます。ダウンロード後に社名や職位を適切に書き換えてください。

Q3：誰が発行できますか？
A3：通常は人事部や総務が発行します。小規模会社では代表者が発行することもあります。発行者の氏名・役職・連絡先を明記すると信頼性が高まります。

Q4：在職証明に給与を記載する必要はありますか？
A4：提出先の指示に従ってください。給与が不要な場合は記載しないで問題ありません。記載する際は金額の表示方法（年収・月収）を合わせましょう。

Q5：公証や英訳の認証は必要ですか？
A5：国や機関によって求められます。ビザや海外手続きでは公証（Notary）やアポスティーユが必要なことが多いです。先に相手先へ必要書類のレベルを確認してください。

Q6：発行にかかる時間はどれくらいですか？
A6：即日発行から数営業日かかる場合までさまざまです。急ぎの場合は早めに依頼し、受取希望日を伝えてください。

Q7：有効期間はありますか？
A7：多くの機関は発行日から3カ月以内などの基準を設けます。提出先の有効期間を確認して古くなった場合は再発行を依頼してください。

その他、個別の事情がある場合は会社の人事担当か提出先に直接相談することをおすすめします。

まとめ

英文在職証明書は、転職・海外手続き・ビザ申請など幅広い場面で使われます。読みやすく正確な記載は、手続きの円滑化と信頼性向上につながります。

• 押さえるべき項目：氏名・職位・雇用期間・雇用形態（常勤・契約等）・給与（必要時）・会社情報・発行日・署名・連絡先
• フォーマットの工夫：会社のレターヘッドを使い、日付や英語表記を統一します。略語は避け、簡潔な英文で明確に記載してください。
• 発行時の注意：署名・押印や担当者の連絡先を忘れずに。ビザ申請などでは公証や公式な翻訳を求められることがあります。

実務的なポイントとしては、テンプレートを用意して社内で統一すること、発行依頼は余裕を持って行うこと、原本とコピーを保管することです。必要に応じてHRと相談し、目的に合った内容で正確に発行してください。