在職証明書の封筒書き方完全ガイド｜郵送時の注意点も解説

はじめに

本資料は、在職証明書を郵送で依頼する際の封筒の書き方や依頼文の作成、返信用封筒の準備、郵送時のマナーや注意点を分かりやすく解説します。書き方の基本から実務的な細部まで、手順に沿って丁寧に説明します。

目的

在職証明書の郵送依頼は、正確さと礼儀が大切です。本資料は、宛名の書き方や朱書きの扱い、依頼文に入れるべき情報、返信用封筒の準備方法などを具体例を交えて示し、ミスを減らすことを目的とします。

対象読者

• 会社や人事に在職証明書を依頼する方
• 初めて郵送で依頼する方や、不安のある方
• 書類作成の実務を担当する方

本資料で学べること

• 封筒の表面・裏面の正しい書き方
• 依頼文の書き方と必須項目
• 返信用封筒が必要なケースと準備方法
• よくある失敗例とその対処法

使い方

章ごとに手順と例を示します。実際に封筒を用意する際は、本資料を順に確認しながら進めるとスムーズです。疑問点があれば次の章で詳しく触れます。

在職証明書を郵送で依頼する際の封筒の書き方

はじめに

封筒の書き方は相手に失礼のない第一印象を与えます。丁寧に書くことで処理もスムーズになります。

個人宛の場合（例）

表面中央に受取人名をはっきり記載します。会社名や部署がわかる場合は併記します。
例：
〒123-4567
東京都新宿区○○町1-2-3
○○株式会社　営業部　田中太郎様

黒の万年筆や油性ボールペンで楷書（ブロック体）に書きましょう。

会社・部署宛ての場合（例）

部署や組織全体に宛てるときは「御中」を使います。
例：
〒123-4567
東京都千代田区△△1-1-1
△△株式会社　人事部　御中

個人名と御中は同時につけないでください（例：田中様御中は誤り）。

返信用封筒の差出人欄

返信用封筒には返信先を明確に書きますが、差出人欄の敬称は「様」ではなく「行」や「宛」を使うことをお勧めします。郵送先が窓口の場合や社内専用の扱いがあるためです。
例：
○○行
または
○○宛

差出人住所・氏名は封筒の裏面左上または表面左下に記載し、切手を忘れずに貼ってください。

その他の注意点

・封筒のサイズはA4書類を折らずに送りたい場合は角形2号（角2）を使用します。折ってよい場合は長形3号が一般的です。
・記入は読みやすい文字で、修正液や二重線での訂正は避けます。

丁寧に書けば受け取り側も手続きを進めやすくなります。

封筒の表面に記載すべき情報

必須の記載事項

• 宛先の会社名・部署名・担当者名（個人宛は「様」、部署宛は「御中」）
• 宛先住所（都道府県から正確に）
• 差出人の氏名・住所・電話番号（連絡用に必ず記載）

宛名の書き方のポイント

• 宛名は封筒の中央よりやや上に大きく読みやすく書きます。
• 会社名は正式名称で、部署名は会社名の下に記載します。
• 担当者が分かる場合は個人名を添えます。担当不明なら部署名＋「御中」を使います。

朱書き（赤字での表示）の使い方

• 封筒の表面の目立つ位置に「在職証明書発行依頼書在中」と朱書きします。封の中心付近か左上が分かりやすいです。
• 赤ペンか朱肉ではっきり書き、鉛筆や薄いペンは避けます。

返信先・連絡先の明記

• 返信用を依頼する場合は、差出人欄に返送先を明確に記載します。
• 電話番号は市外局番から書き、日中連絡が取れる時間があれば併記します。

郵送以外（メール）の場合

• メール送付では件名を「【在職証明書発行依頼】自分の名前」と明記します。受信トレイで一目で用件が分かります。

上記を守ると、受け取る側が内容をすぐ把握でき、誤配や対応の遅れを防げます。

郵送に必要な封筒と書類

封筒の選び方

依頼送付用には長形3号（120×235mm）を基本で使います。A4用紙を三つ折りにして収めやすく、切手代や封入の手間も少ないためです。書類が多いときや折りたくない場合は角形2号（240×332mm）を検討してください。

同封すべき書類

• 依頼文書（A4）: 長3なら三つ折りにします。角形2号なら折らずに入れます。
• 返信用封筒: 封筒に同梱して相手が返送しやすいようにします。
• 必要に応じて本人確認書類のコピーや指定書類を添えます。

返信用封筒の準備

返信用封筒には自分の住所・氏名をはっきり書き、定型封筒なら84円切手を貼ります。封筒サイズや重量で料金が変わるため、不安な場合は郵便局で確認してください。

同封の注意点

書類は折り目を揃えて入れ、封筒に詰めすぎないでください。クリアファイルや封筒内袋を使うと書類が汚れにくく安心です。返送先住所は封筒に平行に書き、読みやすい文字で記入してください。

発送前の最終チェック

封筒の宛名・差出人、返信用封筒の有無と切手、書類の枚数を確認します。料金不足や書類の落下を防ぐため、封の閉め方も確実に行ってください。

依頼文の構成と書き方

作成日と宛名

・作成日を右上に、宛名（会社名・担当者名）を左上に記載します。社外向けは肩書きも忘れないでください。

本文の構成（全体の流れ）

1. 頭語（拝啓・謹啓）と時候の挨拶
2. 在職証明書が必要な理由の簡潔な説明
3. 作成依頼の明確な表現（何を、どのように）
4. 返送期限や返送方法の指定
5. 結びの挨拶と頭語に合わせた結語（敬具・敬白）

各部分の書き方のポイント

• 頭語と結語はセットで使います。簡単な時候の挨拶で始め、用件に移ります。
• 必要性は具体的に書くと担当者が判断しやすくなります（例：銀行手続きのため、入学手続きのため）。
• 依頼は受け手の負担を減らす表現にします（例：様式があれば同封します、必要事項を明示します）。
• 返送期限は具体的な日付と希望方法（郵送・メール）を明記します。

末文と署名

・最後は感謝の言葉で締め、署名（氏名、連絡先、所属部署）を明記します。

短い記載例

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。銀行手続きのため在職証明書の発行をお願い申し上げます。誠にお手数ですが、○月○日までに同封の封筒でご返送いただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。敬具

（署名）氏名／部署／電話番号／メールアドレス

依頼文に記載すべき項目

依頼文には、受け取る側がすぐ対応できるように必要事項を明確に書きます。以下を順に記載してください。

• 雇用期間：入社日と退職日を西暦または和暦で明記（例：2020年4月1日〜2023年3月31日）。期間に不確定要素があれば注記します。

• 仕事内容・役職：職種と具体的な業務内容、最終の役職名を短く書きます（例：営業担当、部長代理など）。

• 勤務形態：正社員、契約社員、パート、在宅、勤務時間やシフトの有無も付け加えます。

• 給与総支給額：月額または年額の総支給額を明示。賞与の有無や対象期間を補足してください（例：月額総支給30万円、年額360万円（賞与含む））。

• 申請者の氏名・住所・電話番号：フルネーム、現住所、連絡先電話番号を記載します。必要ならふりがなも。

• 返送先の住所・氏名：証明書返送先の住所と受取人名を正確に書きます。会社宛の場合は部署名も付記します。

• 不明点の連絡先：電話番号とメールアドレスを必ず載せ、連絡可能な時間帯があれば明記します。

付け加えると良い項目：依頼理由、希望の返信方法（郵送・窓口・メール）、署名と日付、必要書類の同封（返信用封筒や身分証明書の写し）。これらで相手の手間を減らせます。

返信用封筒が必要なケース

概要

育休中やテレワークで会社に出向けない場合、郵送で在職証明書を受け取る必要があります。その際、会社から「返信用封筒を同封してください」と指示があれば必ず同封します。返信用封筒は依頼者側の手間を減らし、迅速な対応につながります。

返信用封筒が必要な具体例

• 育児・介護休業中で郵送以外の受け取りが難しいとき
• 在宅勤務で出社機会がほとんどないとき
• 会社から明確に同封を求められているとき
• 証明書の原本を返送してほしいと指示されたとき

返信用封筒の準備方法

• 封筒はA4が入る角形（角2や角3）を用意します。折らずに返送してほしい場合は角形を選びます。
• 切手は普通郵便か書留のどちらか、会社の指示に合わせて貼ります。重要な書類なら書留を指定すると安心です。
• 宛先欄に自分の氏名・住所・電話番号を丁寧に書きます。担当部署名や会社名は記入不要です。

マナーと注意点

• 同封を忘れると手続きが遅れる可能性があります。必ずチェックリストに入れてください。
• 切手を貼らずに返信用封筒を同封する場合は、あらかじめ会社に「切手未貼付でよいか」を確認しましょう。
• 個人情報が含まれるため、封筒表面は読みやすく、濡れや汚れに注意して封入します。

よくある失敗例と注意点

はじめに

在職証明書の郵送でよく起きる失敗を具体例とともに挙げ、対処法を分かりやすく説明します。落ち着いて確認すれば回避できます。

よくある失敗例と対処法

• 敬語の誤用
• 誤り例：「ご在籍いただいております」など不自然な敬語。正しくは「在籍しております」や「在職しております」を使います。相手に負担をかけない簡潔な表現を心がけてください。
• 提出期限の未記載
• 期限を書かないと処理が遅れます。明確に「○月○日までに返送してください」と記入し、余裕を持った期限を設定してください。
• 返信用封筒の差出人欄に「〇〇様」と書く誤り
• 誤りは郵便物の扱いに影響します。差出人欄は「〇〇行」または「〇〇宛」と記載してください。郵便局や受け取り側に分かりやすくなります。
• 切手不足・封筒サイズの間違い
• 重さやサイズを確認して適切な切手を貼ってください。郵便料金不足で戻ってくることがあります。
• 同封書類の不足や順番間違い
• 必要書類をチェックリストで確認し、依頼文と返信用封筒は取り出しやすい順に入れてください。

注意点

• 個人情報の扱いに注意する
• 送付物に個人番号など不要な情報を含めないでください。必要最小限の情報にとどめます。
• 連絡先を明記する
• 問い合わせ先（電話番号・メール）を必ず書いてください。質問があればスムーズに対応できます。
• 受領確認の方法を明示する
• 到着確認が必要な場合、「到着後ご一報ください」と一文を加えてください。

書き方の具体例（返信用封筒）

差出人欄：\n〒123-4567\n東京都〇〇区〇〇町1-1-1\n株式会社サンプル 〇〇行

以上の点を確認すれば、誤解や再発送を減らせます。丁寧に準備して安心して送付してください。

実務的なポイント

基本の書式

封筒や依頼文は「宛名 → あいさつ → 用件・お願い → 書類一覧 → 返送方法 → 差出人」の順で統一すると受け取り側に分かりやすいです。日付と宛先は必ず入れてください。

忘れやすい項目

• 返送期限は具体的に（例：〇月〇日（〇）まで）
• 連絡先は電話番号とメール両方を記載
• 必要なら控え用のコピーを同封

封筒・書類の扱い

重要書類は折り目をつけずクリアファイルや封筒内封筒で保護します。返信用封筒を同封する場合は切手の有無を明示してください。

手書き・印刷のコツ

手書きでも読みやすい字で、誤字脱字を必ずチェックします。印刷する場合は濃い字体でスペースを空けて読みやすくしてください。

送付後の確認

追跡番号があると安心です。数日経って連絡がない場合は電話で到着確認を行ってください。