在職証明書の添え状を手書きで丁寧に作成するポイント

はじめに

この記事は、在職証明書を会社に依頼する際に添える「手書きの添え状」について、初めての方でも分かりやすく解説するために書きました。

この記事で学べること

• 添え状の目的と役割
• 手書きで作成する際の基本マナー
• 実際に使える例文と書き方のコツ
• 送付時のポイントやよくある疑問への回答

こんな方におすすめです

• 在職証明書を申請する必要がある方（住宅ローン、ビザ、賃貸契約など）
• 会社の総務や人事に丁寧に依頼したい方
• 手書きの文書作成に不安がある方

手書き添え状を勧める理由

手書きの添え状は、依頼の誠意や丁寧さを伝えます。簡潔で礼儀正しい文面を添えるだけで、受け取る側に好印象を与えやすくなります。

本記事の読み方

次章で添え状の意味を説明し、続いて具体的な書き方、実例、送付時のマナーへと進みます。必要な部分から順に読んでください。初めてでも迷わないように、具体例を多く用意しています。

添え状とは？在職証明書に添える理由

概要

添え状（送付状）は、同封する書類が何か、何のために送るかを簡潔に伝える文書です。ビジネス文書の基本マナーで、受け手が内容をすぐ把握できます。

在職証明書を依頼するときの役割

添え状を付けると、依頼の目的や期日、連絡先を明示できます。単に申請書だけを渡すより配慮が伝わり、処理担当者が必要な対応をとりやすくなります。

添えることで得られるメリット

• 手続きがスムーズになる：何を希望しているかが明確になるため、確認や差し戻しが減ります。
• 受取側の負担軽減：必要書類や返信方法を示すと対応が簡単になります。
• 信頼感の向上：礼儀正しい対応として好印象を与えます。

実務的な書き方のヒント

依頼目的、必要な書類、希望日、連絡先を短く明記します。簡潔で丁寧な表現を心がけると良いです。

添え状に記載すべき基本項目と構成

以下は手書き・パソコン作成を問わず添え状に入れるべき基本項目と、分かりやすい構成例です。見やすく、必要事項が確実に伝わるように書きます。

記載すべき基本項目

• 日付：文書の右上に記載します（例：2025年9月28日）。
• 宛名：会社名・部署名・担当者名（例：株式会社○○　人事部　御中／○○様）。
• 差出人：氏名・所属部署・連絡先（電話・メール）。
• 送付目的・内容：何を、なぜ送付するのかを簡潔に（例：在職証明書発行の依頼）。
• 同封書類のリスト：添付物を箇条書きで明示します。
• 返送方法・期限：返送先と希望期限を明記します（例：返信用封筒同封、〇月〇日まで）。
• 結びの挨拶：丁寧な締めの言葉（例：何卒よろしくお願いいたします）。

構成例（順序）

1. 頭語：軽い挨拶（例：「いつもお世話になっております。」）。
2. 本文：目的→詳細→お願いの順で書きます。具体的な依頼事項と期限を入れると親切です。
3. 同封書類：箇条書きで。枚数も明記します。
4. 返送方法・期限：返信先住所や封筒の有無を明示します。
5. 結びの言葉：礼儀正しい表現で締めます。
6. 署名：氏名・部署・連絡先を底部に記載します。

短くまとめると、相手が一目で目的と必要な対応を理解できるよう、順序立てて簡潔に書くことが大切です。

手書き添え状の書き方と注意点

はじめに

手書きの添え状は、誠意が伝わりやすく信頼感を高めます。以下では準備から書き方、気を付けるポイントまで順を追って説明します。

準備するもの

• 筆記具：黒か青のボールペン（消えにくく清潔感があります）
• 用紙：便箋か白いA4用紙（会社の慣習に合わせます）
• 下敷きや定規（字を整えるときに便利です）

書き方の基本手順

1. 日付を右上か左上に記載します。会社の形式に合わせてください。
2. 宛名は部署名・氏名を正確に記載します。敬称（様・御中）を忘れずに。
3. 冒頭の挨拶（例：「いつもお世話になっております。」）を書く。
4. 主旨を簡潔に述べます（例：「在職証明書を同封いたします。ご確認ください。」）。
5. 結びの言葉（例：「何卒よろしくお願い申し上げます。」）と署名（会社名・部署名・氏名・連絡先）を書く。

書き方のコツ

• 字は丁寧に、読みやすい大きさで書きます。急いで書かないことが大切です。
• 縦書き・横書きは問いませんが、会社の慣習に従うと統一感が出ます。

注意点

• 修正液や訂正線は避け、誤りがあれば書き直します。
• 宛名や役職、氏名の誤字脱字に特に注意してください。
• 略称は避け、正式名称で記載します。
• 押印の要否や封入方法は社内規定に従ってください。

添え状の手書き実用例文

以下は在職証明書の発行を依頼するための手書き添え状の実用例文です。日付や宛名、依頼内容、同封物、返送先などが含まれ、用途に合わせて調整できます。

例文1（シンプル・ビジネスライク）

[日付] 2025年○月○日
人事部　御中
いつもお世話になっております。○○部の山田太郎です。
このたび、[提出先]提出用の在職証明書の発行をお願いしたく、申請いたします。必要な記載事項は「在職期間・役職・雇用形態」です。
同封書類：申請書（1通）
恐れ入りますが、○月○日までに下記宛にご返送いただけますと幸いです。
返送先：〒123-4567　住所　山田太郎
連絡先：090-1234-5678
よろしくお願い申し上げます。
山田太郎（印）

例文2（やや詳細・期限明記）

[日付] 2025年○月○日
人事部　御中
いつもお世話になっております。○○部の山田太郎と申します。
このたび、金融機関への手続きのため在職証明書の発行をお願いいたします。記載を希望する事項：在職期間、現在の役職、雇用形態、給与の有無（記載不要なら省略可）。
同封：在職証明書申請書、返信用封筒（切手貼付）
返送期限：○月○日（必着）
返送先／連絡先：〒123-4567　住所　山田太郎　TEL 090-1234-5678
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
山田太郎（署名）

■書き方の補足
・読みやすい黒のボールペンで丁寧に書いてください。
・宛名は「人事部　御中」で問題ありません。部署名が分かる場合は具体的に書いてください。
・必要事項は箇条書きにし、同封物を明確に記載してください。
・用途に応じて表現を調整してください。

添え状を送る際のポイントとマナー

はじめに

添え状は書類の第一印象を決めます。丁寧さ・正確さ・分かりやすさを意識して作成し、封入や送付のマナーにも注意しましょう。

封入の順序と方法

• 添え状は必ず一番上に重ねて封入します。受け取った人がまず目にするようにします。
• 必要書類（在職証明書など）は添え状の下に揃え、ずれないようクリップや封筒で固定します。

同封物と記載事項

• 返信用封筒や返信先住所・氏名、連絡先は明記して同封します。
• 提出先が指定する様式や記載項目がある場合は、それに従ってください。

送付前の確認ポイント

• 宛名・部署名・担当者名が正しいか確認します。
• 日付や金額、必要書類が漏れていないか再確認します。

手書きとパソコン作成の違い

• 手書きは温かみが出ますが、読みやすい文字で丁寧に書いてください。
• パソコン作成は見やすく修正もしやすいので、フォントやレイアウトを整えましょう。

封筒や切手、送付方法のマナー

• 宛名は丁寧に書き、必要なら敬称を付けます。封筒は汚れや折れに注意して送ります。
• 郵送方法は重要度に応じて簡易書留などを検討します。

チェックリスト（送付前）

• 添え状が一番上にある
• 返信用封筒・連絡先を同封
• 宛名・日付・必要書類を確認
• 指定様式に従っている

これらを守ることで、受け取る側にとって分かりやすく、信頼感のある送付になります。ご不明な点があれば事前に提出先へ確認してください。

よくある質問と注意点

はじめに

添え状についてよく寄せられる質問と、実務で役立つ注意点をまとめました。迷ったときの参考にしてください。

よくある質問（Q&A）

• Q：添え状は必ず手書きでなければいけませんか？

• A：パソコン作成でも問題ありません。手書きの方が丁寧な印象を与えますが、会社のルールや相手の好みに合わせて選んでください。

• Q：宛名や部署名が分からない場合は？

• A：会社の公式サイトや社内の連絡網で確認します。どうしても不明な場合は「ご担当者様」として失礼のない表現にします。

• Q：添え状をつけずに依頼してもいいですか？

• A：フォーマルな書類には添え状をつけるのが一般的です。簡易な連絡なら不要な場合もありますが、基本は添付をおすすめします。

• Q：署名・捺印は必要ですか？

• A：署名は原則的に入れます。社内で捺印の慣習がある場合は指示に従ってください。

• Q：電子メールで送るときの注意は？

• A：件名に「添え状在中」や「在職証明書送付のご案内」と明記し、本文で同様の要点を伝えます。添付ファイル名は分かりやすくします。

注意点

• 個人情報は必要最小限に記載してください。不要な情報は載せないこと。
• 宛名や部署名の誤字は信頼に関わります。必ず確認します。
• 複数枚送付する場合、添え状で同封内容を明記してください。
• 社内ルールや相手先の慣習に従うとトラブルを避けられます。

必要であれば、具体的な場面（転職・融資・ビザ申請など）に合わせたQ&Aも作成します。ご希望があればお知らせください。