はじめに
「在職証明書を手書きで依頼するとき、添え状には何を書けばいいの？」
「会社へ郵送するなら、どのくらい丁寧な文章にすれば失礼にならない？」と迷っていませんか。
退職した会社や勤務先へ在職証明書の作成をお願いする際、必要書類を封筒に入れたものの、依頼内容や返送方法をどう伝えればよいのか分からず、迷ってしまうこともありますよね。
この記事では、手書きの添え状に記載する内容や基本的な書き方、そのまま参考にできる文例を紹介します。
在職証明書を手書きで依頼するときに添え状は必要？
在職証明書の発行を郵送で依頼する場合、依頼文が手書きでも、一般的な添え状を付けて必要事項を伝えれば問題ありません。
ここでは、手書きの添え状でも問題ない理由と、依頼内容や返送方法の伝え方を説明します。
手書きでも一般的な添え状を添えれば問題ない
在職証明書を郵送で依頼する場合、添え状は手書きでも問題ありません。
パソコンで作成する必要はなく、宛名や依頼内容、差出人などを読みやすい字で記載します。
担当者が誰からの依頼なのか分かるよう、必要な情報を簡潔にまとめておきましょう。
添え状で依頼内容と返送方法を伝える
添え状には、在職証明書の発行をお願いしたいことに加えて、提出期限や返送先などを記載します。
返信用封筒を同封している場合は、その旨も添えておくと担当者が返送方法を確認しやすくなります。
在職証明書の添え状に書く内容
在職証明書の添え状には、誰から誰へ何を依頼するのかが分かるように、必要な情報を順番に記載します。
ここでは、在職証明書の添え状に書く内容を項目ごとに説明します。
宛名とあいさつを書く
添え状の冒頭には、在職証明書の発行を依頼する会社名や部署名、担当者名を記載します。
担当者名が分からない場合は部署名のあとに「御中」と書き、「お世話になっております」などのあいさつから依頼文へつなげます。
在職証明書の発行を依頼する
あいさつのあとは、在職証明書を発行してほしいことを分かりやすく伝えます。
「在職証明書を1通発行していただきたく、必要書類を送付いたします」のように、書類名と必要な部数を記載しておくとよいでしょう。
提出目的と提出期限を伝える
在職証明書を何のために使用するのか、提出期限とあわせて記載します。
期限が決まっている場合は「○月○日まで」のように具体的な日付を書いておくと、担当者も発行や返送の予定を立てやすくなります。
提出先から指定された項目を正しく記載してもらえるか不安な場合は、在職証明書に一般的に記載される内容も確認しておきましょう。
▶在職証明書には何を書く？記載項目と会社へ依頼するときのポイント
同封書類と返送方法を記載する
指定用紙や返信用封筒などを同封する場合は、その内容も添え状に記載します。
返信用封筒を使って返送してほしい場合は、その旨も添えておくと返送方法が伝わりやすくなります。
自分の氏名・住所・電話番号を書く
添え状の最後には、自分の氏名、郵便番号を含む住所、電話番号を記載します。
返送先の住所は建物名や部屋番号まで書いておき、確認事項があった場合に連絡を受けられるよう電話番号も添えておきましょう。
在職証明書を手書きで依頼する添え状の文例
在職証明書を手書きの添え状で依頼するときは、相手との関係に合わせて宛名やあいさつ、依頼文を整えることが大切です。
ここでは、以前の勤務先と会社の担当部署へ依頼する場合に分けて、手書きの添え状の文例を紹介します。
以前の勤務先へ依頼する場合の文例
以前の勤務先へ依頼する場合は、退職後の依頼であることを踏まえ、在職証明書の発行を丁寧に依頼します。手書きの添え状には、次のように記載します。
○○株式会社
人事部 御中お世話になっております。
○年○月まで貴社に勤務しておりました○○○○です。このたび、○○への提出のため、在職証明書を1通発行していただきたく、お願い申し上げます。
提出期限は○月○日です。返信用封筒を同封しておりますので、証明書をご作成いただきましたら、下記住所までご返送くださいますようお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
氏名：○○○○
住所：〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○
電話番号：○○○-○○○○-○○○○
会社の担当部署へ依頼する場合の文例
現在勤務している会社へ依頼する場合は、人事部や総務部など在職証明書を発行する部署を宛先にし、発行目的と提出期限を記載します。手書きの添え状には、次のように書きます。
人事部 ご担当者様
お世話になっております。○○部の○○○○です。
このたび、○○への提出に必要なため、在職証明書を1通発行していただきたくお願いいたします。
提出期限は○月○日です。指定の証明書用紙を同封しておりますので、必要事項をご記入いただき、下記住所までご返送くださいますようお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
氏名：○○部 ○○○○
住所：〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○
電話番号：○○○-○○○○-○○○○
手書きで添え状を書くときの注意点
在職証明書の添え状を手書きする場合は、担当者が内容を読み間違えないよう、読みやすい字で丁寧に記入することが大切です。
ここでは、手書きで添え状を作成するときに確認しておきたいポイントを説明します。
読みやすい字で丁寧に書く
手書きの添え状は、担当者が氏名や住所、依頼内容を確認しやすいよう、読みやすい大きさの字で丁寧に書きます。
文字を崩しすぎたり行間を詰めすぎたりせず、書き間違えた場合は無理に修正せず、新しい用紙に書き直すと安心です。
依頼内容や提出期限を間違えない
添え状を書き終えたら、依頼する書類名や必要な部数、提出期限に間違いがないか確認します。
特に期限が決まっている場合は、提出先の案内と照らし合わせながら、日付までしっかり見直しておきましょう。
必要な書類を入れ忘れない
郵送する前に、指定様式や返信用封筒など、必要なものがそろっているか確認します。
返信用封筒には返送先の住所や氏名を記載し、封をする前に同封物をもう一度確認しておくと安心です。
返信用封筒の宛名や切手の貼り方に迷う場合は、郵送するときの準備方法も確認しておくと安心です。
▶在職証明書を郵送で依頼する方法は？封筒の書き方・必要書類・送り方を解説
在職証明書の手書き添え状でよくある疑問
在職証明書を依頼する添え状を用意するとき、「必ず手書きにする必要があるのか」「決まった書式に沿って書かなければならないのか」と迷うことがあります。
ここでは、在職証明書の手書き添え状についてよくある2つの疑問を説明します。
添え状は手書きでなければいけない？
在職証明書の添え状は、必ずしも手書きにする必要はありません。
会社から指定がなければ、パソコンで作成して印刷したものでも問題なく、作成方法よりも必要な情報が正しく記載されていることが大切です。
添え状に決まった書式はある？
在職証明書の添え状には、一般的に決まった書式はありません。
会社から指定されている場合はその様式に従い、指定がなければ宛名や発行の依頼内容、提出期限、返送方法、連絡先など必要な情報を分かりやすく記載しましょう。
まとめ
在職証明書を郵送で依頼するときは、添え状に依頼内容や提出期限、返送先などを分かりやすく記載しましょう。
指定がなければ、手書きでもパソコンで作成しても問題ありません。
手書きの場合は読みやすい字を心がけ、指定用紙や返信用封筒などの同封物も確認します。
担当者が必要な手続きを迷わず進められるよう、郵送前に内容をもう一度見直して、余裕を持って依頼しましょう。
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