はじめに
在職証明書は、働いている事実や勤務状況を証明するための書類です。本記事はその意味や役割、必要となる場面、書き方や取得方法、よくある疑問点まで実務で役立つ情報をわかりやすくまとめています。
この記事の目的
- 在職証明書の基礎を丁寧に解説し、どのようなときに何を準備すればよいかを示します。
対象読者
- 自身の在籍を証明したい社員、従業員。採用や契約のために書類を扱う人事担当者。
本記事で学べること
- 在職証明書の定義と役割
- 必要になる代表的な場面（住宅ローン、ビザ申請、各種手続きなど）
- 在籍証明書との違い
- 記載項目と発行手続きの流れ
- 発行時の注意点とよくある質問
読み方のポイント
各章は実務での利用シーンに即して構成しました。まず第2章で基礎用語を押さし、必要な場面に応じて第3章以降を参照してください。
在職証明書とは何か
概要
在職証明書は、従業員が現在または過去に特定の企業で働いていることを会社が公式に証明する書類です。従業員の依頼に基づき雇用主が発行します。日常的には「就業証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」などと呼ばれることもありますが、内容はほぼ同じです。
何を示すか（具体例）
- 勤務期間（例：2018年4月1日〜現在）
- 勤務先の名称と所在地
- 職名や部署（例：営業部・課長）
- 勤務形態（正社員・契約社員など）
これにより、銀行のローン審査や賃貸契約、ビザ申請などで勤務実態を第三者に示せます。
発行者と利用者
会社の人事や総務が発行窓口になります。従業員本人が請求し、会社が内容を確認して発行します。会社によっては署名や社印が必要です。
形式と注意点
紙での発行が一般的ですが、最近はPDFなどのデジタル発行も増えています。目的に応じて記載内容や証明書の有無（署名・押印）を事前に確認してください。
在職証明書が必要となる主な場面
在職証明書は「その時点でその会社に在籍している」ことを第三者に示す書類です。収入や雇用状況の確認が求められる場面でよく使われます。以下に代表的なケースと、申請時に押さえておきたい点を分かりやすくまとめます。
住宅ローン・消費者ローン
住宅ローンや車のローンでは、返済能力を示すために在職証明書が求められます。勤務先名、役職、勤続年数、給与形態が記載されることが多いです。
賃貸契約
家主や管理会社が入居審査で在籍と収入を確認します。保証会社を使う場合も提出を求められることがあります。
保育園・幼稚園入園
保育の優先順位や利用調整で就労実態を確認するために必要です。勤務時間や勤務開始日が問われる場合があります。
転職時の提出・雇用保険手続き
転職先へ提出を求められることや、離職後の手続きで在職の証明が必要になることがあります。
行政手続き・給付金
公的な手続き（手当・補助金など）で在籍状況の確認が必要な場合に用いられます。
在留資格（ビザ）申請
外国人の在留資格申請や更新で雇用の継続を証明するために提出します。勤務先の正式な証明が重要です。
資格申請・研修参加
受講資格や割引の適用で職業の所属を証明する場面があります。
第三者への在籍確認
保証人や取引先、金融機関など第三者が在籍を確認する際に使われます。本人確認だけでなく、担当者連絡先の記載を求められる場合もあります。
発行を依頼する際は、申請先が指定する記載項目や署名押印の有無、発行日を事前に確認してください。期限に余裕をもって会社の担当窓口に依頼するとスムーズです。
在職証明書と在籍証明書、その違い
概要
在職証明書と在籍証明書は似ていますが、用途や記載内容で区別されることがあります。本章では違いをわかりやすく整理します。
定義の違い
- 在職証明書: 現在または過去にその会社に在籍していたことを証明します。在籍期間、役職、雇用形態などが記載されることが多く、退職後でも発行可能です。
- 在籍証明書: 主に「現在その会社に在籍している」ことを証明する書類です。現職確認を目的とする場合に使われます。
主な使われ方の違い
- 在職証明書: 住宅ローン、ビザ申請、転職時の職歴確認など、在籍の履歴や条件を示す必要がある場面で使われます。
- 在籍証明書: 給与振込手続き、社内手続き、公共機関への提出など、現在の在籍を確認したい場面で使われます。
名称の混同と実務上のポイント
- 企業によっては「在職証明書」「在籍証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」などを同じ意味で使う場合があります。重要なのは名称よりも、求められる記載項目です。
- 発行を依頼する前に、提出先がどの情報（在籍期間、役職、雇用形態、発行日、発行者の署名・社印など）を必要としているかを確認してください。
- 退職済みの場合は退職日を明記してもらうように依頼すると誤解を防げます。
具体例
- 住宅ローン申請: 過去の在籍や年収の確認が必要なことがあるため、在職証明書（期間記載あり）が求められることが多いです。
- 社会保険や銀行の手続き: 現在勤務中であることを示す在籍証明書で十分な場合があります。
名称にとらわれず、必要な情報がしっかり記載されているかを最優先にしてください。発行は人事・総務に相談しましょう。
在職証明書の記載内容
必須で記載される項目
- 氏名・生年月日：本人確認に用います。例：「山田 太郎（1990年1月1日生）」
- 会社名・所在地：正式名称と本社または発行部署の住所
- 雇用形態：正社員、契約社員、派遣などを明記
- 入社日・退職日（在職中なら「在職中」と記載）：勤続年数を示します
- 勤務時間・労働日数：例：「9:00～17:30、週5日」
- 役職・部署：所属と役職名を記載
- 発行日・発行者の氏名と役職：問い合わせ先を明確にします
- 会社印または署名：正式な証明として必要です
任意で記載される項目（提出先に応じて）
- 給与情報：年収または月給。ローン申請などで求められます
- 勤務実態の説明：テレワークの有無や裁量労働かどうか
- 休職・育休の履歴：在籍状況の補足説明
- 契約期間：有期雇用の場合は終了日を明記
記載時のポイント
- 正確性を重視してください。日付や氏名の誤りが申請の遅れにつながります
- 発行者の連絡先を入れると確認がスムーズです
- 個人情報保護に配慮し、不要な情報は記載しないでください
- 提出先から指定書式がある場合は、それに従ってください
提出先別の記載調整例
- 住宅ローン：給与や勤続年数を詳しく記載します
- ビザ申請：雇用関係の安定性（雇用形態、契約期間）を明確にします
- 賃貸契約：在職の事実と勤務時間の確認があれば十分です
必要に応じて、発行目的を書き添えると双方で認識が一致します。
在職証明書の発行手続きと取得方法
手続きの基本的な流れ
- 従業員（本人）が人事・総務に発行依頼を出します。電子メールや専用申請フォームが一般的です。会社は内容を確認し、在職状況を記載した書類を作成します。最後に担当者が押印・署名して交付します。
申請に必要な情報・添付書類
- 氏名、所属部署、社員番号、在職期間（開始日）
- 発行目的（例：住宅ローン、ビザ申請）と提出先
- 希望受取方法（原本郵送、社内手渡し、PDF送付）
- 本人確認書類や委任状（代理人が受け取る場合）
発行までの期間と費用
- 期間は即日〜数営業日が目安です。繁忙期や確認作業によって長引くことがあります。企業によっては有料で正本発行する場合があります。
退職後やパート・派遣社員の場合
- 退職後でも依頼できる会社が多いです。窓口や受付方法が異なるため、事前に問い合わせてください。パートや派遣でも雇用形態を明示して発行可能です。
代理申請のポイント
- 会社によっては委任状と代理人の身分証明を求めます。電話での依頼だけでは受け付けない場合が多いです。
申請をスムーズにするコツ
- 発行目的を明確に伝え、提出先のフォーマット要求があれば添付する。受取方法と期限を最初に伝えると速く処理されます。
申請メールの短い例文
件名：在職証明書発行依頼（山田太郎）
本文：お世話になります。下記について在職証明書の発行をお願いします。
・氏名：山田太郎
・部署：営業部
・在職期間：2020年4月1日〜現在
・用途：住宅ローン提出
・希望受取方法：PDF送付（メール）
よろしくお願いいたします。
在職証明書発行の注意点
在職証明書は法律で発行が義務付けられている書類ではありません。発行可否や記載内容は企業の判断に委ねられるため、事前に提出先の要件を確認しておくことが大切です。
提出先の要件を確認する
住宅ローンや賃貸契約、ビザ申請など提出先により求められる項目が異なります。例：勤続年数や雇用形態、役職の明記が必須の場合があります。必要な書式や記載項目を申請前に伝えてください。
記載内容の正確性
在職期間、職務内容、役職名などは正確に記載します。給与額を記載する場合は、金額の根拠（支給年月）を明示すると誤解を防げます。
個人情報の取り扱い
従業員の同意を得て、必要最小限の情報にとどめます。第三者提出や外部照会の際は本人の承諾を確認してください。電子発行する場合は送信方法の安全性にも配慮します。
虚偽記載の防止
事実に反する記載は企業・本人双方に不利益になります。発行者（担当者名・役職）と会社の連絡先、会社印を明記して信頼性を高めてください。
非正規雇用者への対応
パート、契約社員、派遣社員でも在職関係が確認できれば発行可能です。契約期間や勤務形態を明確に記載してください。
発行手順と期限
人事や総務への申請方法、提出書類、通常の発行日数（例：3〜7営業日）を事前に確認するとスムーズです。急ぎの場合は理由を伝え、対応可能か相談しましょう。
よくある質問と実務上のポイント
よくある質問（Q&A）
- Q: 自分で在職証明書を作れますか？
- A: 原則として雇用主が発行します。本人作成は認められない場合が多いです。
- Q: 退職後でも発行してもらえますか？
- A: 企業によります。退職後一定期間内なら発行する会社が多いので、人事に確認してください。
- Q: 提出先に指定書式がある場合は？
- A: 指定書式で発行する必要があります。フォームを事前に渡すとスムーズです。
- Q: 給与証明や職務内容は載りますか？
- A: 提出先の要請次第です。詳細が必要なら別途給与明細や職務経歴書の提出を求められます。
実務上のポイント
- 依頼方法：人事部へ書面かメールで、使用目的・提出先・提出期限を明記して依頼します。
- 必要情報：在職期間、職種、雇用形態、勤務時間などを伝えると記載漏れが減ります。
- 発行までの期間：数日〜数週間かかることがあるため、余裕を持って依頼してください。
- 署名・社印：原本は会社の署名や社印が押されていることを確認してください。
- 訂正依頼：内容に誤りがあれば速やかに修正を依頼しましょう。
- 緊急時の対応：期限が迫っている場合は理由を添えて早めに相談すると対応してもらいやすいです。
注意点
- 個人情報や給与に関わる事項は社内規程に従います。第三者への提供には社員の同意や提出先の正当性確認が必要な場合があります。
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