はじめに
「在職証明書には会社の角印を押してもらわないといけないの？」
「角印ではなく代表者印が押されているけれど、このまま提出して大丈夫？」と迷っていませんか。
在職証明書を勤務先に作成してもらい、提出前に確認したところ、押印の種類が提出先の指定と合っているのか分からず、迷ってしまうこともありますよね。
この記事では、在職証明書に角印が必要なのか、代表者印とは何が違うのか、発行を依頼するときや提出前に何を確認すればよいのかを、順を追って説明していきます。
在職証明書に角印は必要？
在職証明書に角印が必要かどうかは、提出先のルールによって異なります。角印が押されていないからといって、必ずしも在職証明書として使えないわけではありません。
ここでは、角印が必須とは限らない理由と、提出先から指定がある場合の確認方法について説明します。
角印は必須とは限らない
在職証明書は、提出先から指定がなければ、角印がなくても受け付けてもらえる場合があります。
そのため、角印がないだけで無効になるとは限りません。
まずは提出先の案内や指定様式を確認し、押印に関する決まりがあるか確認しましょう。
提出先から指定されている場合は指定を優先する
提出先から「角印を押す」「会社印を押す」などの指定がある場合は、その内容に従って在職証明書を用意します。
押印がない場合や指定と異なる印鑑が使われている場合は、発行元に確認してから提出すると安心です。
在職証明書の角印と代表者印はどう判断する？
在職証明書に押印するときは、角印と代表者印のどちらを使えばよいのか迷うことがあります。
ここでは、角印を使うケースと代表者印を使うケース、社内ルールを確認するときのポイントを説明します。
角印を使うケース
提出先から角印を指定されている場合や、会社のルールで在職証明書に角印を使うと決められている場合は、角印を押します。
印鑑の種類が指定されていない場合は自己判断せず、人事・総務などに確認してから押印すると安心です。
代表者印を使うケース
提出先から代表者印を指定されている場合は、その指定に従って押印します。
指定様式に「代表者印」などの記載がある場合も同様です。
角印で代用できるか分からないときは、事前に提出先へ確認しましょう。
会社の押印権限や社内ルールも確認する
角印や代表者印を使うときは、会社の押印ルールも確認しておきましょう。
特に代表者印は使用できる人や承認手続きが決められていることもあるため、人事・総務などに確認してから手続きを進めると安心です。
在職証明書は角印だけでも提出できる？
在職証明書を角印だけで提出できるかどうかは、提出先が求める押印方法によって異なります。
ここでは、印鑑の指定がない場合と、代表者印などが指定されている場合に分けて説明します。
提出先が印鑑の種類を指定していない場合
提出先から印鑑の種類を指定されていなければ、角印だけでも受け付けてもらえる場合があります。
ただし、角印でよいか分からないときは提出先へ確認し、会社で使用する印鑑が決められている場合は社内ルールに従いましょう。
提出先の様式で代表者印などが指定されている場合
提出先の様式に「代表者印」などの指定がある場合は、角印だけで済ませず、指定された印鑑を使用します。
すでに角印を押している場合は、そのまま提出せず、指定された印鑑で発行できるか会社の担当部署に確認しましょう。
在職証明書に代表者印だけ押してある場合はどうする？
在職証明書に代表者印だけが押されている場合でも、角印がないことだけを理由に提出できないとは限りません。
ここでは、角印の指定がない場合と、印鑑の種類が指定されている場合の対応を説明します。
角印の指定がなければそのまま提出できる場合がある
提出先から角印を指定されていなければ、代表者印だけの在職証明書でも受け付けてもらえる場合があります。
角印がないからといって、必ずしも押し直してもらう必要はないため、まずは指定様式や提出案内を確認しましょう。
印鑑の種類が指定されている場合は発行元に確認する
提出先から角印などの種類を指定されている場合は、代表者印だけで提出せず、在職証明書の発行元に確認します。
指定内容を伝えたうえで、必要な印鑑を押した証明書を発行してもらえるか相談しましょう。
在職証明書の角印で迷ったときの確認方法
在職証明書に角印を押すべきか判断できない場合は、自己判断で進めず、必要な条件を順番に確認することが大切です。
ここでは、在職証明書の角印について迷ったときの確認方法を順に説明します。
提出先の案内や指定様式を確認する
まずは提出先の案内や指定様式を見て、「角印」「代表者印」などの指定があるか確認しましょう。
押印そのものが必要かどうかも確認し、指定がある場合はその内容に合わせて在職証明書を用意します。
提出先から在職証明書の様式が指定されていない場合は、「自分で用意した様式でもよいのか」と迷うことがあります。書式の決まりや必要な記載項目もあわせて確認しておくと安心です。
▶在職証明書に決まった書式はある？必要な記載項目と作成方法を解説
会社の人事・総務に押印方法を確認する
提出先の指定が分かったら、会社の人事・総務に必要な押印方法を伝えます。
角印や代表者印のどちらを使うのかを確認し、会社で決められた手続きに沿って準備を進めましょう。
会社へ在職証明書を依頼するときは、「誰に頼めばよいのか」「発行まで何日かかるのか」が気になることもあります。提出期限が決まっている場合は、依頼方法や発行期間も確認しておきましょう。
▶在職証明書はどこでもらう？会社への依頼方法と発行までの日数を解説
判断できない場合は提出先に確認する
案内や指定様式を見ても必要な印鑑が分からない場合は、提出先へ確認しましょう。
「角印だけでよいか」「代表者印が必要か」を具体的に尋ねておくと、必要な押印方法を確認したうえで提出できます。
まとめ
在職証明書に角印が必要かどうかは、提出先の指定によって異なります。
角印がないからといって提出できないとは限らないため、まずは指定様式や案内を確認し、必要な印鑑の種類を確かめておきましょう。
印鑑の指定がある場合はその内容に従い、分からないときは会社の人事・総務や提出先へ確認すると安心です。
自己判断で押印や再発行を進めるのではなく、提出先の条件と会社のルールを確認しながら準備すれば、差し戻しを防ぎやすくなります。
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