はじめに
「在職証明書が必要だけれど、会社にどう依頼すればよいかわからない」そんなお悩みをお持ちではありませんか？
この記事の目的
本記事は、在職証明書（就労証明書）を会社にメールで依頼する際の手順や書き方、例文、マナーをわかりやすくまとめたガイドです。発行申請のポイントや注意点、よくある質問も取り上げ、スムーズに発行してもらうための情報をお届けします。
誰に向けた記事か
転職活動中の方、住宅ローンや各種手続きで書類が必要な方、在職状況を証明したい方など、在職証明書の発行を会社に頼む必要があるすべての方に役立ちます。担当者に失礼がないよう、丁寧で効率的な依頼方法を学べます。
読み方のポイント
まずは発行先（誰に出すか）と提出期限を確認してください。その後、本記事の「発行申請方法」「メールで依頼する際のポイント」「例文」を順に読めば、実際の文面をすぐに作成できます。初めて依頼する方でも安心して使えるよう、具体例を多めに掲載しています。
在職証明書とは？必要な場面と概要
在職証明書の定義
在職証明書（就労証明書）は、あなたがその会社に在籍していることを正式に確認する書類です。会社が発行する公式な文書で、署名や社印が入ることが一般的です。
どんな場面で必要になるか
主に次のような場面で求められます。
– 転職活動や内定手続きの際の現職確認
– 住宅ローンやカードローンの審査
– 保育園や学校の入園・入学手続き
– 自治体の手当・給付の申請
具体例としては、保育園の入園申請で勤務先を証明する場合や、金融機関で安定収入を確認する場合などがあります。
主な記載内容
通常、次の項目が記載されます。
– 氏名、社員番号
– 所属部署、役職
– 在籍期間（入社日、在籍中は「在職中」と表記）
– 雇用形態（正社員、契約社員、派遣など）
– 発行日、発行者の署名・社印
誰に提出するか
提出先は自治体、金融機関、教育機関（保育園や学校）、不動産業者など多岐に渡ります。提出先によって必要な項目やフォーマットが指定されることがあるため、事前に確認してください。
ワンポイント
フォーマット指定がある場合は、それに従うと手続きがスムーズです。発行に時間がかかることがあるので、余裕をもって依頼しましょう。
在職証明書の発行申請方法
在職証明書の申請方法は企業ごとに違いますが、基本は「申請→確認→発行→受け取り」の流れです。まず自社のルールを確認してから進めましょう。
事前準備
- 申請窓口（人事・総務・社内ポータル）を確認します。
- 必要な記載項目を把握します（氏名、社員番号、在籍期間、用途など）。
- 手数料や本人確認書類の有無を確認します。
- 発行希望日や受け取り方法（郵送・手渡し・PDF）を決めておきます。
申請の一般的な流れ
- 依頼文を送付：メール・書面・社内申請フォームで依頼します。件名や冒頭に「在職証明書発行のお願い」と明記すると分かりやすいです。
- 受付・確認：人事から受領連絡や追加情報の依頼が来ることがあります。返信は迅速に行いましょう。
- 手数料の支払い：有料の場合は支払い方法の案内に従います。
- 発行・受け取り：発行日や受け取り方法を確認し、受け取り時は本人確認書類を提示します。
申請時のポイント
- 用途（提出先）と期限を明確に記載してください。
- 発行まで余裕を持って依頼すると安心です。
- 社内の繁忙期は処理が遅れることがあるため、早めに依頼しましょう。
簡単な例
- メール件名例：在職証明書発行のお願い（氏名／社員番号）
- 書面：用件を明記し、捺印や署名が必要か確認して送付します。
メールで依頼する際のポイント
件名のポイント
件名は短く明確にします。例：「在職証明書発行依頼（氏名）」「在職証明書発行依頼／提出期限：○月○日」。担当者が一目で分かると対応が早くなります。
本文で必ず伝えること
- 用途（例：銀行提出、ビザ申請、住宅ローン）
- 提出期限（○月○日）と余裕の有無
- 必要な記載事項（氏名、社員番号、生年月日、在籍期間、雇用形態など具体的に）
- 依頼先（誰が受け取るか、宛名指定があれば記載）
例：「お手数ですが、住宅ローン提出用の在職証明書を○月○日までに発行いただけますでしょうか。必要項目は氏名、社員番号、在籍期間、雇用形態です。」
添付と受け取り方法の明示
フォーマットや本人確認書類を添付する場合は必ず付けます。受け取りは「PDFメール受け取り」「窓口受け取り」「郵送（返信用封筒同封）」など希望を明記してください。
送信前のチェックリスト
- 件名は明確か
- 用途と期限を記載したか
- 必要事項を具体的に書いたか
- 添付ファイルは添付済みか
- 連絡先（内線／携帯）を明記したか
返信がない場合の対応
3営業日ほど返事がなければ、件名に「再送」や内線で確認します。丁寧な催促を心がけると印象が良くなります。
在職証明書発行依頼メールの例文
はじめに
基本例文と保育園提出用の例文を紹介します。件名・宛名・挨拶・依頼内容（用途・期限・必要情報）・受け取り方法・依頼者情報を含めるとスムーズです。
基本例文
件名：在職証明書発行のお願い（山田太郎／社員番号12345）
宛名：総務部 ご担当者様
本文：
平素よりお世話になっております。○○課の山田太郎（社員番号12345）です。
今回、住宅ローン申請にあたり在職証明書の発行をお願いしたくご連絡しました。以下の記載をお願いいたします。
・用途：住宅ローン申請
・希望受取日：2025年5月20日まで
・記載項目：氏名・生年月日・入社日・現職・雇用形態（正社員）・年収の記載の有無
受け取りはメール（PDF添付）を希望します。可能であれば上記日付までにご対応いただけますと助かります。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
山田太郎
部署名、内線、メールアドレス
保育園用（就労証明書）例文
件名：就労証明書作成のお願い（保育園提出用）
宛名：人事部 ご担当者様
本文：
お世話になっております。○○課の佐藤花子です。子どもの保育園入園手続きのため、添付フォーマットに沿った就労証明書の作成をお願いいたします。提出期限は2025年4月10日です。フォーマットを添付しますのでご確認のうえご記入いただき、メールでPDFを送付いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
佐藤花子
部署名、内線、メールアドレス
在職証明書依頼メールの構成と記載事項
作成日付
・メールの最初に作成日を入れます。例：作成日：2025年5月1日。日付があると受付や管理がしやすくなります。
宛名（担当者名・部署名）
・担当者名が分かれば「○○部 山田太郎 様」と書きます。担当不明の場合は「人事部 ご担当者様」とします。
件名と要件
・短く目的を示します。例：在職証明書発行のお願い（山田 太郎）
・件名で期限や用途を入れると目立ちます（例：住宅ローン用・希望日：5月10日）。
前文（挨拶・自己紹介）
・簡潔に挨拶と所属・氏名を記載します。例：「いつもお世話になっております。○○部の山田太郎です。」
依頼内容（用途、期限、必要情報）
・用途：何に使うか（例：ローン申請、ビザ申請など）。
・期限：いつまでに欲しいか（具体的な日付）。
・必要情報：記載が必要な項目（在籍期間、雇用形態、役職、年収の記載可否など）。
・形式・部数：原本郵送かPDF可か、何部必要かを書きます。
・送付先：郵送の場合は住所、メールはアドレスを明記。添付が必要ならその旨も記載します。
末文（感謝・お願い）
・依頼の締めは丁寧に。例：「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
依頼者情報（氏名・住所・電話番号・メールアドレス）
・氏名・所属・社員番号（あれば）・連絡先（携帯番号・メール）・送付先住所を必ず記載します。
書き方のポイント
・箇条書きで必要事項を並べ、相手が確認しやすくします。短く、具体的な日付や用途を示すと処理が早くなります。例文を最小限で添えると親切です。
注意点とマナー
用途と期限の明記
在職証明書を依頼するときは、まず「用途」と「提出期限」を必ず書いてください。例えば「銀行の住宅ローン審査用、提出期限：2025年10月15日」のように具体的に示します。発行を急いでほしい場合は、理由と希望日を明記すると担当が対応しやすくなります。
受け取り方法とフォーマットの提示
受け取り方法（社内手渡し・郵送・PDFメールなど）を選んで伝えてください。提出先が指定する書式があるときは、そのフォーマットを添付しておきます。添付がない場合は、必要な記載項目をリストで示すと漏れが減ります。
社内規定や手数料の確認
会社によっては発行に時間がかかったり、担当部署の承認が必要だったり、手数料が発生する場合があります。事前に人事規程や総務に確認してください。急ぎの依頼は許可が要ることもあります。
依頼メールのマナー
件名は簡潔に（例：「在職証明書発行のお願い（○○））」。冒頭で挨拶と依頼の要点を述べ、必要な情報（氏名、社員番号、用途、期限、受け取り方法）を箇条書きにしてください。依頼後は感謝の言葉を添えると丁寧です。
個人情報の取り扱い
在職証明書には職位や雇用形態、在籍期間など個人情報が含まれます。送付先や方法に応じて、機密保持に注意し、必要以上の情報を求めないでください。
急ぎの依頼とフォロー
急ぎの場合は希望日を明確にし、理由（例：ローン審査の締切）を短く書いてください。期限が迫るときは、電話で確認するのも有効です。ただし担当者への負担を考え、無理な要求は避けます。
署名・担当者確認
依頼メールには依頼者の連絡先（内線・携帯・メール）と所属部署名を入れてください。担当者名が分かる場合は宛名を明記すると対応が早くなります。
よくあるQ&A
Q1: 発行にどれくらい時間がかかりますか？
会社によって異なりますが、メールで依頼した場合はおおむね1週間程度が目安です。人事や総務の繁忙期はもっとかかることがあります。急ぎの場合は、メール本文で「〇月〇日までに必要です」と期限を明記すると対応が早くなることがあります。例：住宅手続きや融資申請など期限がある場面では、期限をはっきり伝えてください。
Q2: 電子ファイルで受け取れますか？
多くの会社でPDFなどの電子ファイルで受け取れます。メール添付で送ってもらうか、社内の共有フォルダにアップしてもらう方法があります。送付方法を希望する場合は、メールで「PDFでの送付を希望します」などと伝えてください。
Q3: 在職証明書と就労証明書は同じですか？
基本的にほぼ同じ意味で使われます。用途によって呼び方が変わるだけで、勤務先名・在籍期間・職種などが記載される点は同様です。念のため、申請先が特定の書式を求める場合は、その名称や必要事項を事前に確認して伝えましょう。
Q4: 料金や押印はどうなりますか？
通常は無料で、会社が発行します。社印や署名が必要な場合は、電子署名や会社の社判を押してPDFで送る対応が増えています。必要な形式がある場合は事前に伝えてください。
Q5: 依頼しても発行してもらえないときは？
まずは担当者に再確認し、理由を穏やかに尋ねます。それでも解決しない場合は、上司や人事部の別の担当に相談してください。公的な手続きで必要であれば、その旨と期限を明示すると対応されやすくなります。
まとめ
在職証明書の依頼は、メールで行うと最もスムーズに進みます。発行を効率化するには、以下の4点を明確に伝えてください。
- 用途：提出先や目的（例：住宅ローン、ビザ申請など）
- 期限：いつまでに必要か、余裕を持った期限を示す
- 記載事項：求められる項目（在職期間、役職、勤務形態など）を具体的に
- 受け取り方法：郵送、手渡し、PDFの可否など
例文や構成を参考に、状況や提出先に合わせて文面を調整しましょう。依頼後は返信の確認と、必要であれば期限の再確認を行うと安心です。円滑に進めるために、礼儀正しい表現と簡潔な要望を心がけてください。
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