はじめに
「在職証明書をメールでお願いしたいけれど、どんな文章で依頼すればいい？」
「会社に必要な内容や提出期限を、メールにどう書けば失礼にならない？」と迷っていませんか。
在職証明書が必要になったものの、担当部署へ電話する時間が取れなかったり、メールで依頼するよう案内されていたりすると、件名や宛名、依頼内容の書き方が分からず迷ってしまいますよね。
この記事では、メールで依頼するときの基本的な書き方や記載する内容、そのまま使える例文について、順を追って説明していきます。
在職証明書はメールで依頼しても問題ない
在職証明書をメールで依頼する場合、「在職中は誰に送ればいい？」「退職後でもメールで依頼できる？」と迷うことがあります。
ここでは、それぞれの状況に応じたメールでの依頼先と、伝えておきたい情報について順を追って説明します。
在職中は人事・総務など会社指定の窓口へ依頼する
在職中に在職証明書が必要になった場合は、人事・総務など会社が指定している窓口へメールで依頼します。
社内ポータルなどに申請方法が案内されている場合は、その内容を確認し、氏名や所属部署、必要な証明書の内容、提出期限などを伝えるとスムーズです。
退職後は人事・総務へ在籍期間や当時の所属を添えて依頼する
退職後に在職証明書が必要になった場合は、以前の勤務先の人事・総務など、証明書を発行している窓口へメールで連絡します。
氏名に加えて在籍期間や退職時の所属部署を伝え、会社から申請方法を指定された場合は、その案内に沿って手続きを進めましょう。
退職後に在職証明書が必要になり、「以前の勤務先に何度も発行をお願いしても大丈夫？」と気になる方は、再発行できるケースも確認しておくと安心です。
▶在職証明書は何度も発行してもらえる？再発行や転職後の依頼方法を解説
在職証明書をメールで依頼する前に確認すること
在職証明書をメールで依頼するときは、「会社にお願いすればすぐ発行してもらえる？」「提出先によって必要な書類や形式は違う？」と迷うことがあります。
ここでは、メールで依頼する前に確認しておきたい様式や記載項目、原本・データの必要性について順を追って説明します。
提出先が指定する様式の有無を確認する
在職証明書を依頼する前に、提出先から指定の様式が用意されているか確認しましょう。
指定がある場合はその様式を会社へ送り、指定がない場合は会社所定の書式で発行してもらえるか確認してから依頼します。
証明が必要な項目と提出期限を確認する
提出先が求めている証明項目と提出期限も、あらかじめ確認しておくことが大切です。
在籍期間や所属など、記載してほしい項目が決まっている場合は依頼時に伝え、提出期限がある場合は間に合うよう早めに依頼しましょう。
原本とデータのどちらが必要か確認する
在職証明書は、提出先によって紙の原本が必要な場合と、PDFなどのデータで提出できる場合があります。
発行後に形式を変更する手間を避けるためにも、依頼する前に提出方法を確認し、原本またはPDFなど必要な形式を会社へ伝えておきましょう。
紙の在職証明書を郵送で受け取る場合は、「返信用封筒も用意したほうがいい？」と迷うことがあります。郵送で依頼する方は、封筒の準備方法も確認しておきましょう。
▶在職証明書の返信用封筒は必要？サイズ・宛名・切手の準備方法を解説
在職証明書の依頼メールに記載する内容
在職証明書をメールで依頼するとき、「件名や本文には何を書けばいい？」「会社に必要な情報をきちんと伝えるにはどうすればいい？」と迷うことがあります。
ここでは、在職証明書の依頼メールに記載する内容と、指定様式がある場合の添付方法について順を追って説明します。
件名で在職証明書の発行依頼だと分かるようにする
メールの件名は「在職証明書発行のお願い」など、用件がひと目で分かる内容にします。
必要に応じて「在職証明書発行のお願い（営業部・山田太郎）」のように所属部署や氏名を加えると、担当者も確認しやすくなります。
使用目的・提出先・必要な記載項目を伝える
本文には、在職証明書の使用目的や提出先、証明してほしい内容を具体的に記載します。
勤務期間や所属部署など、提出先から指定されている項目がある場合は、発行時に漏れがないよう依頼メールで伝えておきましょう。
希望する発行期限と受け取り方法を伝える
在職証明書が必要な日付と、希望する受け取り方法も本文に記載します。
「9月30日までに必要です」のように具体的な期限を伝え、郵送や窓口受け取り、PDFなど希望する方法があれば、あわせて確認しておくと安心です。
指定様式がある場合はメールに添付する
提出先から指定された様式がある場合は、依頼メールにファイルを添付して会社へ送ります。
記載してほしい項目や注意点が指定されている場合は、その内容も本文に添えておくと、発行手続きをスムーズに進めてもらいやすくなります。
在職証明書を依頼するときのメール例文
在職証明書をメールで依頼するとき、「どのような文章にすれば失礼にならない？」「退職後に以前の勤務先へお願いするときは、書き方を変えたほうがいい？」と迷うことがあります。
ここでは、状況別にそのまま使える在職証明書の依頼メール例文を順を追って紹介します。
在職中に会社へ依頼する場合の例文
在職中に依頼する場合は、所属部署と氏名を記載したうえで、在職証明書の使用目的、提出先、必要な記載項目、提出期限を伝えます。社内の人事・総務などへ送る場合は、次のように記載できます。
人事部 ご担当者様
お疲れ様です。営業部の山田太郎です。
在職証明書の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。
保育園の入園申込みに使用するため、在職期間と勤務先の記載がある在職証明書を希望しております。提出期限は9月30日です。
お手数をおかけしますが、ご対応いただけますでしょうか。
発行方法や受け取り方法について、必要な手続きがございましたらご教示ください。よろしくお願いいたします。
山田太郎
退職後に以前の勤務先へ依頼する場合の例文
退職後に依頼する場合は、在職していた期間や当時の所属部署を記載し、本人を特定できるようにします。退職後の勤務先へ依頼する場合は、次のように記載できます。
人事・総務ご担当者様
お世話になっております。
以前、貴社に勤務しておりました山田太郎と申します。在職証明書の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。
私は2022年4月から2025年3月まで、営業部に在籍しておりました。在職証明書は転職先への提出に使用する予定で、9月30日までに必要です。
お手数をおかけしますが、発行に必要な手続きや受け取り方法についてご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
山田太郎
指定フォーマットを添付して依頼する場合の例文
提出先から指定されたフォーマットがある場合は、メール本文で指定様式を添付していることを伝え、必要な記載項目と提出期限を記載します。会社に指定フォーマットへの記入を依頼する場合は、次のように記載できます。
人事部 ご担当者様
お疲れ様です。営業部の山田太郎です。
在職証明書の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。
提出先から指定されたフォーマットを本メールに添付しておりますので、ご確認のうえ、ご記入をお願いいたします。提出期限は9月30日で、在職期間と所属部署の記載が必要です。
お手数をおかけしますが、ご対応いただけますでしょうか。
発行後の受け取り方法についても、あわせてご案内いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
山田太郎
在職証明書の依頼メールを送っても返信がない場合の対応
在職証明書の発行をメールで依頼したものの、「数日たっても返信がないけれど、もう一度連絡していい？」「提出期限が近い場合はどうすればいい？」と迷うことがあります。
ここでは、返信を待つ期間の目安と、提出期限が迫っている場合の確認方法について順を追って説明します。
数営業日待ってから人事・総務へ確認する
在職証明書を依頼しても返信がない場合は、2〜3営業日ほど待ってから、人事・総務などの担当窓口へ確認します。
再度メールを送る際は、最初に依頼した日時や内容を添えて「先日、在職証明書の発行をお願いしましたが、ご確認いただけますでしょうか」と丁寧に確認するとよいでしょう。
提出期限が迫っている場合は電話など別の方法でも確認する
提出期限まで数日しかない場合は、メールの返信を待ち続けず、電話など別の方法で確認することも大切です。
依頼した日時や提出期限を伝えたうえで、現在の発行状況や期限までに受け取れるかを確認しましょう。
まとめ
在職証明書をメールで依頼するときは、まず会社の申請方法と、提出先が求めている内容を確認しておくことが大切です。
必要な記載項目や提出期限、指定様式などを整理したうえで依頼すると、発行後のやり直しも防ぎやすくなります。
メールでは用件や希望する期限を分かりやすく伝え、返信がない場合は数営業日を目安に確認してみましょう。
提出期限が迫っているときは電話なども利用しながら、余裕を持って準備を進めると安心です。
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