はじめに
結論から言うと、源泉徴収票の写しとは原本のコピーを指し、提出先が「原本指定」をしていない限り、写しで問題ありません。
判断を誤らないためには、「提出先が原本提出を求めているか」「原本提示で足りるのか」「コピー提出が認められているか」を最初に確認することが最優先です。
源泉徴収票は、転職時の年末調整、確定申告、ローンや賃貸契約、保育園の申請など、提出先ごとに扱いが異なります。多くの場面では写しで足りますが、原本提出を前提とする手続きも一部に存在します。ここを自己判断すると、差し戻しや手続きの遅れにつながります。
以降では、「写し」の意味が曖昧になりやすい理由、写しで足りるかどうかの見極め方、場面ごとの扱い、作成方法、原本がない場合の対処までを、迷いが残らない形で整理していきます。
「源泉徴収票の写し」って、結局なにを指してるの？
コピーでいいの？原本とはどう違う？
源泉徴収票の写しとは、会社や年金機構などから発行された原本を、そのまま複製したコピーを指します。コピー機で複写した紙、スキャンしてPDFにしたデータはいずれも写しとして扱われます。
一方、原本とは発行元が正式に作成し、押印や発行日が記載された最初の書類そのものです。写しは内容が同一であっても、法的には原本とは別物として扱われます。
「控え」「写し」「原本」って言い方がバラバラで混乱する…
実務上は、「控え」も「写し」も意味は同じで、原本をコピーしたものを指して使われることがほとんどです。提出先が「写しを提出してください」と言っている場合は、原本をコピーしたものを提出すれば足ります。
混乱が起きやすいのは、「原本提出」「原本確認」「写し提出」といった言葉が明確に使い分けられていないケースです。この違いを正確に理解していないと、原本を渡してしまい返却されない、逆にコピー提出で差し戻されるといったトラブルにつながります。
写しで出していいかは、どうやって判断すればいい？
まず確認すべきは「提出先が何を求めているか」
源泉徴収票を写しで提出してよいかどうかは、提出先が原本を求めているかどうかで決まります。法律上「必ず原本でなければならない」と一律に決まっているわけではなく、実際の判断基準は提出先の運用ルールです。
提出書類の案内に「写し可」「コピー可」と明記されていれば、その指示に従えば問題ありません。反対に、「原本提出」と記載されている場合は、コピーでは受理されない前提で進める必要があります。
「原本提出」と「原本を見せるだけ」は別物？
「原本提出」と「原本確認（提示）」は意味がまったく異なります。
原本提出は、源泉徴収票そのものを提出し、基本的に返却されない扱いです。一方、原本確認は、原本を一度見せたうえで、提出するのは写しで足りるケースを指します。
案内文に「原本をご提示ください」とだけ書かれている場合、原本をコピーせずに渡してしまうと戻ってこない可能性があります。提出前に、提出物が原本なのか写しなのかを必ず確認してから行動することが重要です。
転職するとき、写しで本当に大丈夫？
年末調整のために必要と言われたけど…
転職先が源泉徴収票を求める目的は、年末調整で正しい税額を計算するためです。そのため、内容が正確に確認できれば足りるケースが多く、実務上は写しの提出で受け付けられることが一般的です。
特に、提出後に書類が返却されない運用の会社では、原本ではなく写しを提出するよう案内されることも珍しくありません。
会社から「原本」と言われたらどうする？
提出案内に「原本提出」と明記されている場合は、その指示に従う必要があります。この場合、写しでは受理されない前提で進めなければなりません。
ただし、案内文が曖昧な場合は、原本を渡す前に「原本のコピー提出で問題ないか」「原本確認のみで足りるか」を確認することで、不要なトラブルを避けられます。
コピー提出でも問題になりにくいケースは？
年末調整の事務処理では、記載内容が正確であることが最も重視されます。氏名、支払金額、源泉徴収税額などが明瞭に確認できる写しであれば、実務上問題にならないことがほとんどです。
一方、手書きの追記や不鮮明なコピーは、確認作業を妨げる原因になりやすいため、写しを提出する場合でも読みやすさには十分注意が必要です。
確定申告では、写しを出す必要があるの？
紙で申告する場合はどうなる？
紙で確定申告を行う場合、源泉徴収票の内容を申告書に転記し、写しを添付する運用が一般的です。提出先が税務署であっても、原本の提出が必須とされる場面は多くありません。
ただし、記載内容が確認できない状態の写しや、金額・氏名が欠けているものは差し戻しの原因になります。写しで足りる場合でも、内容が正確に読めることが前提です。
e-Taxなら提出しなくていいって本当？
e-Taxで申告する場合、源泉徴収票そのものの提出は不要です。給与支払者が税務署へ提出した支払調書などの情報をもとに、申告内容の確認が行われるため、写しをアップロードする必要はありません。
ただし、提出しなくてよいのは「申告時」だけであり、源泉徴収票を受け取らなくてよいという意味ではありません。内容に誤りがあった場合や、後日確認を求められた際に備え、原本または写しを手元で保管しておく必要があります。
「出さなくていい」と「持ってなくていい」は違う？
確定申告では、提出が不要でも保管義務は残るという扱いになります。申告内容の根拠として、源泉徴収票を一定期間保管しておくことが前提です。
この違いを誤解すると、「提出しないから不要」と思い込んで紛失し、後から確認が取れず困るケースが発生します。
ローン・賃貸・保育園の申請は写しで通る？
収入証明として求められるときの考え方
住宅ローン、カードローン、賃貸契約、保育園の入園申請などでは、源泉徴収票は「収入を確認する資料」として扱われます。
この目的の場合、重視されるのは金額や勤務先が客観的に確認できるかどうかであり、原本でなければならない必然性は低く、写しで受理されるケースが多数を占めます。実際の手続きでも「源泉徴収票の写しを提出してください」と明記されていることが一般的です。
写しで通らないと言われやすいケースは？
写しであっても、提出形式や内容に不備があると受理されないことがあります。
たとえば、金額や氏名が切れている、影やブレで読めない、複数ページの一部しか提出していないといった場合は、写しであっても差し戻されやすくなります。
また、一部の金融機関や自治体では、審査の厳格さから原本提示を求められることがあります。この場合も、原本を提出するのではなく、原本を一度確認したうえで写しを提出する運用が取られることが多いため、指示を確認せずに原本を渡すのは避けるべきです。
源泉徴収票の写しは、どうやって作ればいい？
コンビニコピー・自宅コピー、どこまで気をつける？
源泉徴収票の写しは、原本の内容が欠けずにそのまま確認できる状態であれば問題ありません。白黒・カラーの違いは問われませんが、金額、氏名、支払者情報、発行日がすべて読み取れることが重要です。
両面印刷の原本は、表裏を忘れずにコピーします。縮小やトリミングで文字が欠けると、差し戻しの原因になります。
スマホで撮ってPDFにしても平気？
提出先がPDF提出を認めている場合、スマホ撮影したデータをPDF化した写しでも問題ありません。
ただし、斜めから撮影したもの、影が入っているもの、ピントが甘いものは、内容確認ができないとして受理されないことがあります。撮影時は、真正面から、影が入らない明るさで、全体が写るように注意します。
「写りが悪い」で差し戻される失敗パターン
よくある失敗として、金額欄が白飛びしている、下部が切れている、複数枚のうち1枚しか提出していない、といったケースがあります。
写しを作成したら、第三者が見ても一目で内容が読めるかを基準に確認してから提出することが重要です。
原本をなくした…写ししかない場合はどうする？
再発行はできる？誰に頼めばいい？
源泉徴収票の原本を紛失しても、再発行は可能です。給与所得の場合は、発行元である勤務先に依頼します。年金収入の場合は、日本年金機構などの発行元が窓口になります。
再発行されたものは、内容が原本と同一であれば正式な書類として扱われ、写しではなく「新たな原本」として使用できます。
「間に合わない」とき、まず何をすべき？
再発行には時間がかかることがあります。提出期限に間に合わない場合は、何も出さずに待つのではなく、提出先へ状況を伝えることが重要です。
多くの提出先では、再発行中であることを説明すれば、写しの仮提出や提出期限の調整に応じてもらえることがあります。黙って期限を過ぎると、手続きそのものが止まる原因になります。
前の会社が源泉徴収票を出してくれないとき
これって違法？それとも待つしかない？
源泉徴収票は、退職後であっても会社が発行する義務のある書類です。退職したことを理由に発行を拒むことは認められていません。
発行時期が遅れることはあっても、「出せない」「対応しない」という扱いは正当とは言えません。連絡が取れない場合でも、発行義務が消えるわけではありません。
提出先にどう説明すればトラブルになりにくい？
源泉徴収票が未発行の状態で手続きが進まない場合は、前職に再発行を依頼している事実を、そのまま提出先に伝えるのが最も安全です。
「現在、前職に源泉徴収票の発行を依頼中で、到着次第提出します」と伝えることで、写しの仮提出や提出期限の猶予が認められるケースがあります。事情を説明せずに無断で遅れると、手続き全体に悪影響が出やすくなります。
よくある勘違い・不安をここで整理
写しを出したら、原本は返ってくる？
写しを提出している限り、原本が返ってくるかどうかを心配する必要はありません。
返却されないトラブルが起きるのは、原本提出を求められていないのに、原本そのものを渡してしまった場合です。提出書類が「写し」とされている場面では、原本は必ず手元に保管しておくのが前提になります。
何年くらい保管しておけば安心？
源泉徴収票は、少なくとも5年程度の保管が実務上の目安になります。確定申告内容の確認や、後から収入証明を求められるケースがあるためです。
紙の原本がなくても、内容が確認できる写しやPDFデータを保管しておけば、多くの場面で対応できます。
退職金の源泉徴収票も提出が必要？
退職金に関する源泉徴収票は、転職先の年末調整では原則として提出不要です。
これは、退職所得が通常の給与所得とは別に扱われるためで、転職先での税額計算に影響しないからです。ただし、確定申告を行う場合には、手元での保管は必要になります。
まとめ
源泉徴収票の写しとは原本のコピーを指し、提出先が原本提出を明確に求めていない限り、写しで問題ありません。
判断を誤らないためには、提出先の案内に「原本提出」「原本提示」「写し提出」のどれが求められているかを最初に確認し、原本を不用意に渡さないことが重要です。
転職、確定申告、各種申請いずれの場面でも、内容が正確に読める写しを用意し、原本は手元で保管する。この考え方を守れば、手続きで困る場面はほぼ避けられます。
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