はじめに
本書の目的
この文書は、退職願を提出する際の宛名の書き方をわかりやすく解説します。特に社長への宛名の正式な記載方法、敬称の付け方、会社名の正式表記、提出前の確認事項など、実務で役立つ基本ルールと具体例をまとめています。
誰に向けたものか
退職願をこれから書く方、書き直したい方、人事や総務担当者にも役立ちます。日本のビジネス文書に不慣れな方でも使えるよう、具体例を多く示します。
本章での役割
まずは宛名を書く意味と注意点を押さえます。以降の章で細かい書式や記載例、提出時の手続きについて順を追って説明します。必要に応じて該当章だけ読んで使えるように構成しました。ご自身の状況に合わせて参考にしてください。
退職願における宛名の基本ルール
宛先は誰にするか
退職願の宛名は、会社の最高執行責任者に宛てるのが一般的です。通常は代表取締役社長や代表者の氏名を記載します。直属の上司ではなく、会社としての受理者を明確にするためです。
正確さが第一
氏名や役職を間違えると失礼にあたります。誤りは印象を損ない、手続きにも影響します。必ず会社の公式ホームページや名刺、社内規程で正しい表記を確認してください。
表記の例
・株式会社〇〇 代表取締役社長 田中 一郎 様
・〇〇株式会社 代表取締役 斎藤 花子 様
上のように会社名、役職、氏名、敬称の順で書きます。
注意点と実務的な確認方法
敬称は「様」が一般的です。役職名は正式名称で記載してください。確認方法は会社公式資料、経理や総務へ問い合わせ、就業規則の確認などです。誤りが不安なら事前に総務に確認を取ると安心です。
社長の役職名とフルネームの記載方法
概要
宛名には社長の「正式な役職名」と「フルネーム」を必ずセットで書きます。役職は会社の公的な表記を優先します。誤りがあると文書の正式性が損なわれます。
具体的な書き方
役職名を先に書き、その直後にフルネームを続けます。一般的な順序は「代表取締役社長 山田 太郎 様」のようにします。役職名と氏名の間は空白を1つ入れると読みやすくなります。
役職名の注意点
会社によっては「代表取締役」「代表取締役社長」「会長」など表記が異なります。公式サイト、名刺、登記簿（商業登記）で確認してください。役職が複数ある場合は、現在の実務上の肩書きを優先します。
氏名の表記ルール
氏名は戸籍上の表記（漢字）でフルネームを書きます。読みづらい場合は右にふりがなを付けても構いません。英語表記や略称は避けます。
記載例
・代表取締役社長 山田太郎 様
・代表取締役 佐藤花子 様
・会長 鈴木一郎 様
確認のポイント
会社の公式情報で役職名を確認し、氏名の漢字を正確に書いてください。間違いがあれば提出前に必ず修正しましょう。
敬称の付け方と位置関係
敬称の選び方
宛名につける敬称は、一般に「殿」と「様」が使われます。社内向けの正式書類や退職願では「殿」を使うことが多いです。一方、顧客や取引先、目上の方により丁寧に見せたい場合は「様」を用います。社内規定があればそれに従ってください。
敬称の付け方（具体例）
- 代表取締役社長 山田太郎 殿
- 代表取締役社長 山田太郎 様（社外用や会社の慣例で）
敬称は名前の直後につけ、姓と名の間にスペースを入れて読みやすくします。
位置関係とレイアウトのポイント
宛名は自分の名前より上の位置に置きます。縦書きでは右上に宛名、左下に自分の氏名。横書きでは文書の上側または右上付近に宛名を置き、送信者の氏名は下側に配置します。これにより視覚的に敬意を示せます。
実務上の注意
- 敬称を忘れないことは最低限のマナーです。
- 社内の慣習で「様」を使う場合もあるため、提出前に上司や総務に確認してください。
会社名の正式表記
宛名に記載する会社名は、登記されている正式名称をそのまま書く必要があります。正式な文書ですから、省略形や記号は避けます。以下の点に注意して記載してください。
1) 正式名称を確認する
・登記簿謄本、会社の定款、名刺や公式HPの代表表記で確認します。分からなければ総務や人事に問い合わせて確かめてください。
2) 省略・略字は使わない（具体例）
・正：株式会社山田商事
・誤：(株)山田商事、㈱山田商事、山田商事
・正：合同会社トウキョウ
・誤：LLCトウキョウ（登記上の表記が日本語の場合）
3) 外国法人や英語表記
登記上の英語名が正式であればそのまま使います。英語名と日本語名の両方があるときは、宛先の慣例に合わせて記載してください。
4) 支店・部署の書き方
まず会社名の正式表記を記載し、その下に支店名・部署名・担当者名を続けます。会社名を省略すると誤解が生じやすいです。
5) 文字・記号の扱い
全角の漢字・かなを基本にし、不要な記号や括弧は使わないでください。敬称（御中、様）は会社名の右下または次行に添えます。
実際の記載例と書式
退職願の標準的な構成は次の通りです。
- タイトル：「退職願」を用紙の中央やや上に記載します。
- 冒頭語：「私儀（わたくしぎ）」を続け、簡潔に退職の意志を書きます。
- 退職理由・希望日：理由は簡潔に一行程度で、退職希望日は年・月・日で明記します。
- 宛名：用紙の上段、またはタイトルより下で右寄せに「株式会社〇〇 代表取締役社長 △△殿」のように記載します。
- 氏名・所属と捺印：本文の末尾に所属部署と氏名を記し、氏名の右側か下に実印または認印を押します。宛名は氏名より上部に配置します。
記載例（横書き想定）
株式会社〇〇 代表取締役社長 △△殿
退職願
私儀 このたび一身上の都合により、令和X年X月X日をもって退職いたしたくお願い申し上げます。
所属部署 営業部
氏名 山田 太郎 印
別の宛先例：直属上司へは「部長 □□殿」、人事部へ提出する場合は「人事部 御中」でも差し支えありません。
ポイント：正式名は略さず記載し、敬称は相手に合わせて使い分けてください。日付や署名は自筆で記すと印象が良くなります。
提出前の確認事項と提出方法
事前に確認すること
- 提出先：直属の上司か人事かを事前に聞く。ルールが社内規程や就業規則にある場合はそれに従う。
- 宛名と役職：社長の正確な氏名と役職名を確認する。名刺や社内名簿で確かめると安心です。
- 提出時期とタイミング：退職希望日から逆算して、必要な期間（引継ぎや有給消化）を考慮する。
提出方法の例
- 対面で手渡す：一番丁寧な方法です。事前に面談日時を設定して渡すと良いです。
- 上司経由で人事へ：上司に渡して人事へ回してもらう流れが一般的です。
- 書面で郵送やメール：会社の規程で許可されている場合のみ使います。メール送付時は添付ファイルと受領確認を必ず取ること。
提出時の注意点
- 控え：必ず控えを取り、受領印や受領メールを保存する。
- 言葉遣い：冷静で礼儀正しい言葉を使う。感情的な表現は避ける。
- 引継ぎ準備：簡単な引継書を添えると印象が良くなります。
よくある誤りと対処
- 宛名の誤字：提出前に再確認し、誤りがあれば速やかに修正する。
- 提出先の混乱：迷ったら人事に確認する。ルールがあいまいな場合は上司に相談してから行動してください。
フォーマットの活用
フォーマットがある場合
会社指定の様式があれば、まずそれを使ってください。宛名や日付、署名欄の位置が決まっているので、指示通りに記入するだけで済みます。記入は楷書で丁寧に行い、押印が求められる場合は忘れずに押してください。
フォーマットがない場合
基本ルールに従って自分で作成します。宛名は右上か本文の上に置き、役職名と氏名は正確に書きます。提出先の規定（紙・メール）を確認し、それに合わせた形式に整えます。
記入のポイント
- 日付は提出日か退職希望日を明記
- 本文は簡潔に「一身上の都合により退職いたします」などと記す
- 署名・押印は最後に忘れずに
簡単なテンプレート例
- 右上：年月日
- 中央見出し：退職願
- 左上：代表取締役社長 山田太郎 様
- 本文：私事により○年○月○日をもって退職いたします。
- 末尾：記 （提出日）氏名（押印）
フォーマットがあると手続きが早くなります。ない場合でも、この流れを守れば失礼のない退職願を作成できます。
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