退職手続き, やることリストで安心して退職準備を進める方法

はじめに

目的

本資料は、企業の人事・総務部門が従業員の退職時に実施すべき手続きの全体像を時系列で整理したものです。退職前後の手続き、期限、回収すべき物品、渡す書類、法的要件を網羅し、手続き漏れを防ぐ実務的なチェックリストを提供します。

対象読者

人事・総務担当者、部門長、退職手続きを初めて担当する方を想定しています。専門用語は最小限にし、実務ですぐ使える形でまとめています。

使い方

各章は時系列で並んでいます。退職が決まったら第2章から順に確認してください。チェックリストを参照し、期限と担当者を明確にして記録を残すことをおすすめします。

本資料の構成

第2章〜第8章で、手続きの流れ、退職前・退職後の主要な作業、回収物・交付書類、退職証明の記載事項、従業員側の手続きを順に説明します。

注意事項

各企業の規定や就業規則、契約内容により手順や期限が異なります。本資料は一般的な指針ですので、必要に応じて自社ルールや顧問の助言と照らして運用してください。

退職手続きの全体フロー

はじめに

退職手続きは「退職前フェーズ」と「退職後フェーズ」に分けると管理しやすくなります。両者を明確に分け、部署ごとの役割と期限を決めると漏れが防げます。

フェーズ別の流れ（例）

• 退職前（〜最終出勤日）
• 退職届受理（人事）：理由・最終出勤日を確認します。
• 貸与品回収（総務）：PC、IDカード、社用携帯などを回収します。

• 引継ぎ（所属部署）：業務マニュアル作成、担当者への引継ぎを実施します。

• 退職後（最終出勤日以降）

• 給与・精算（給与担当）：未払給与、休暇精算、貸与品損害賠償の処理を行います。
• 社会保険・雇用保険（社保・人事）：資格喪失届や離職票の準備を進めます。

部署ごとの役割例

• 人事：退職届の保管、書類作成、窓口対応
• 総務：貸与品管理、出入口の権限解除
• 所属部署：業務引継ぎ、後任教育
• 給与：最終給与・手当ての清算

期限管理とチェックリスト

各手続きに担当者と期限を割り当て、チェックリストで進捗を可視化してください。例えば「退職届受理→貸与品回収→最終給与確認→資格手続き」の順でステータス管理します。

注意点

重複や抜けを防ぐため、窓口を一本化すると効率化できます。また退職者本人への説明を丁寧に行い、不安を軽減してください。

退職前に実施すべき主要手続き（退職日まで）

1. 退職届の受理（退職日の14日前まで）

退職の意思は書面で受け取ります。受理日と退職日を明記し、会社側が受け取った日付で控えを渡します。例：受領印と受理日を押した控えを返すとトラブルが減ります。

2. 退職手続き説明

総務や人事が本人へ手続き一覧とスケジュールを説明します。健康保険・年金・最終給与・有給消化など項目ごとに担当窓口と期限を示すと親切です。

3. 健康保険証回収

健康保険証は退職日に回収します。本人負担分の精算がある場合は最終給与で調整する旨を伝えます。

4. 貸与品回収

パソコン、携帯、IDカード、作業服などをリスト化して回収します。受領サインをもらい状態（破損の有無）を記録します。

5. 年金手帳返却

年金手帳（基礎年金番号の記載がある書類）は返却またはコピーで確認します。紛失時は再発行手続きの案内をします。

6. 秘密保持・競業避止誓約書確認

在職中に交わした誓約書の有無と内容を再確認します。必要なら退職後の注意点を文書で伝えます。

7. 退職金・最終給与支給準備

支給額、支払日、源泉徴収や未払い残業、有給消化分の計算方法を説明します。支払方法（口座振込等）を確認して書面で案内します。

各項目は記録を残し、本人と会社の双方が署名・捺印した控えを保管してください。

退職後に実施すべき主要手続き（期限付き）

重要な期限と対象手続き

• 社会保険（健康保険・厚生年金）：退職日から5日以内に資格喪失手続きを行います。
• 雇用保険：退職日から10日以内に被保険者資格喪失手続きを行います。
• 住民税：退職月の翌月10日までに市区町村へ報告（普通徴収への変更など）。

会社が行う具体的手順

1. 社会保険事務所へ資格喪失届を提出し、健康保険資格喪失証明書を作成・送付します。2. ハローワークへ雇用保険被保険者資格喪失届を提出し、離職票や被保険者証を退職者へ送ります。3. 住民税の扱いを自治体へ連絡し、退職者に支払い方法の案内をします。

書類送付のポイント（例）

• 健康保険資格喪失証明書：退職者が国保や任意継続を利用する際に必要です。送付は速やかに行ってください。
• 離職票：失業給付申請のため必須です。紛失しないよう宅配で送付し、到着確認を取ります。

遅延した場合の影響と対応

期限を過ぎると、退職者が給付を受けられない、保険の空白期間が生じる恐れがあります。遅延が判明したら、速やかに関係機関へ連絡し、状況説明と再発防止策を示してください。

簡易チェックリスト（会社向け）

• 社会保険資格喪失届：提出済み
• 健康保険資格喪失証明書：送付済み
• 離職票・被保険者証：送付済み
• 自治体への住民税報告：完了
• 退職者へ送付した書類の到着確認：完了

期限厳守で手続きを進めると、退職者の不安を減らせます。

退職者から回収すべきもの

概要

退職者が会社から借りている物品はすべて回収します。書類や機器だけでなく、入館関連やカード類、充電器など付属品も含めて確認します。

回収品の一覧（例）

• 退職届（原本）
• 社員証・入館証・名札
• 事務所の鍵・ロッカー鍵
• ノートパソコン・充電器・周辺機器
• 社用スマートフォン・充電器
• 健康保険証（会社発行分、家族分含む）
• 会社発行のクレジットカード・ICカード
• 制服・作業服・工具類
• その他貸与物（書籍・業務資料・USBなど）

回収の流れ（実務ポイント）

1. 退職日までに回収リストを本人に提示します。
2. 退職日に担当者が直接回収し、物品の状態を確認します。
3. 不備や紛失があれば記録し、必要なら費用精算の案内を行います。

機器・データの扱い

• パソコン・スマホは初期化やデータ消去の方法を明示します。
• パスワードやアクセス権は退職前に変更または解除します。

私物・紛失時の対応

• 私物は本人に持ち帰ってもらい、立ち合いで確認します。
• 紛失や破損がある場合は原因を確認し、規定に従って精算します。

返却の記録

回収後は返却物一覧を作成し、本人と担当者がサインします。領収書や受領証を渡すと後のトラブルを防げます。

退職者に渡すべき書類

源泉徴収票

退職年度の給与と源泉所得税の記載がある重要書類です。確定申告や転職先への提出に使います。退職時に発行し、本人に手渡してください。控えを会社で保管します。

雇用保険被保険者証

雇用保険の加入履歴を確認するための証明書です。再雇用や失業給付の手続きで必要になります。原本を必ず返却します。

離職票

失業給付を申請する際に必要な書類です。退職理由により作成・交付の手順が異なりますので、速やかに発行手続きを行い、届き次第本人に渡します。

退職証明書

在職期間や職務内容を証明する書類です。本人の申請があれば作成して交付します。転職先や公的手続きで使われます。

健康保険資格喪失証明書

退職日で健康保険資格を失ったことを証明する書類です。国民健康保険や転職先の保険加入手続きで必要になります。退職後速やかに交付してください。

年金手帳（預かっていた場合）

会社で預かっていた年金手帳は必ず返却します。紛失や記録に不備がある場合は本人と一緒に確認し、必要な手続きを案内してください。

各書類は原本が原則です。交付時は受領印やサインをもらい、交付日を記録しておくとトラブルを防げます。

退職証明書に記載すべき項目

はじめに

退職証明書は従業員の在職事実を証明する書類です。法的に求められる項目を正確に記載します。

必須記載項目（具体的に）

• 氏名：本人のフルネーム。例）山田 太郎
• 使用期間：入社日と退職日を西暦で。例）2018年4月1日〜2025年3月31日
• 業務の種類：担当した主な仕事を簡潔に。例）営業（法人向けルートセールス）
• 事業における地位：職名や役職。例）課長代理、一般社員
• 賃金：最終の給与体系や平均賃金を明記。例）月額給与300,000円（基本給＋各種手当）
• 退職の事由：自己都合・会社都合・定年・契約満了など。解雇の場合は理由も具体的に記載。例）経営事情による整理解雇

実務上の追加項目

• 事業所名・所在地：会社名と住所を明記します。
• 発行日・発行者：作成日と担当者名、会社の捺印や署名を添えます。

記載時の注意点

• 事実に基づいて簡潔に書きます。主観的な評価や推測は避けます。
• 日付や金額は誤りがないよう確認します。
• 解雇理由は具体的記載が必要ですが、法律上の立場を踏まえ正確に記します。
• 従業員から請求があれば速やかに交付できるよう、様式を整えておきます。

従業員側が実施すべき手続き

1. 退職の意思決定と準備

退職日はいつにするか、家族やキャリアと相談して決めます。就業規則や雇用契約で退職の通知期間を確認し、必要なら代替案（引継ぎ日程）を用意します。例：退職届には氏名と退職日を明記します。

2. 会社への連絡と書類提出

まず直属の上司に口頭で伝え、続けて退職届を提出します。提出方法（紙／メール）や受理の流れを人事に確認しましょう。引継ぎ資料や業務の担当者リストを作り、最終出勤日までに作業を完了させます。

3. 賃金・有給・各種保険の手続き

最終給与の支払日や有給休暇の消化・買い取りについて確認します。健康保険は任意継続加入か配偶者の扶養に入るか、年金は加入記録の確認を行ってください。雇用保険の離職票は失業給付申請に必要です。

4. 税金関連の確認

源泉徴収票を受け取り、住民税の納付方法（会社が特別徴収していた場合の扱い）を確認します。年の途中で退職し年末調整を受けられない場合や退職金がある場合は、確定申告が必要なことがあります。

5. ハローワークと失業給付

失業給付を受ける予定なら、離職票を受け取ったら速やかにハローワークで求職申請をしてください。受給手続きや給付開始時期は条件で変わるため、窓口で詳しく相談しましょう。

6. 住所・口座・各種契約の変更

年金手帳やマイナンバー書類、銀行口座、給与振込先が変わる場合は早めに変更手続きを行います。携帯やサブスクなど個人契約も見直してください。

7. 最後の注意点

期限や必要書類は会社ごとに異なります。疑問があれば人事やハローワークに早めに相談し、重要書類はコピーを保管しましょう。