はじめに
概要
本資料は「在職証明書 代用」についての実務的なガイドです。在職証明書が得られない場合の原因、代わりに使える書類、雇用形態別の対応、注意点、発行拒否時の対処法、現場で役立つポイントまでを分かりやすくまとめました。
本資料の目的
- 在職証明書が手に入らない場面での選択肢を提示します。
- 代用書類を使う際の実務上の注意点を整理します。
- 雇用形態ごとの対応策を具体的に示します。
対象読者
- 申請書類を準備する個人や企業の担当者
- 代替書類を検討している人事・総務担当者
- 在職確認で困っているフリーランスや契約社員
本資料の構成（全8章）
第2章 在職証明書とは：基本の説明
第3章 発行されない理由：よくあるケース
第4章 代用できる主な書類：具体例と使い方
第5章 雇用形態別の対応方法：正社員・契約・個人事業主など
第6章 代用書類を利用する際の注意点：法的・実務的視点
第7章 代用不可のときの対処法：代替案と交渉術
第8章 実務的なポイント：テンプレートや実例
使い方のポイント
章ごとに読み進めても、必要な章だけを参照しても使えます。実務で使う際は、まず相手先（金融機関・役所など）の要件を確認してください。必要があれば本資料の該当章を参照して対応を検討してください。
在職証明書とは
定義
在職証明書は、従業員がある企業に在籍していることを会社が公式に証明する書類です。会社の代表者や人事の署名・押印が入り、第三者に提出できる形で発行されます。
発行者と主な記載項目
発行者は会社の代表者または人事担当です。一般に記載される項目は次の通りです。
– 会社名と住所
– 従業員の氏名、社員番号
– 職種・役職
– 在籍期間（入社日、在籍中は「在職中」と記載）
– 勤務形態（正社員、契約社員、派遣等）
– 発行日と発行者の署名・押印
提出が求められる場面（具体例）
- 転職時の在職確認
- 住宅ローンやカード審査のための収入・在職証明
- 保育園・幼稚園の入園手続き
- 外国人の在留資格更新や各種許認可申請
書式・押印の扱い
会社の定型フォーマットがある場合が多いです。社判や代表者印が求められる場面が多く、社内の承認フローに従って発行します。
取得の手順と注意点
人事や総務に申請書やメールで依頼します。提出先の指定がある場合は、必要な項目や押印の有無を事前に確認してください。氏名や日付に誤りがないか必ず確認します。
有効期間と保管
有効期間は提出先によって異なります。一般に発行から数カ月以内を求められることが多いです。原本の保管は大切にし、コピーを控えておきます。
在職証明書が発行されない主な理由
1. 会社が発行を拒否する場合
会社の規程や担当者の判断で発行を断ることがあります。理由は個人情報保護、内部ルール、または負担と判断されるためです。例：社内で在職証明書の発行が総務の許可制になっている場合。対処法：まず担当部署に理由を静かに確認し、可能なら上長や人事に相談してください。
2. 既に退職済みで手続きが完了していない
退職手続きが完了していない、あるいは退職後の記録が整理されていないと発行が遅れます。例：退職届が未処理、退職日が確定していない場合。対処法：退職届や最終出勤の証拠を示し、発行を依頼します。
3. 派遣や業務委託で契約が終了している
派遣先や委託先では在職証明を出せないことがあります。派遣元や元請に記録があるか確認してください。例：派遣契約が終了している場合、派遣元に依頼する必要があります。
4. 会社が倒産・清算中
倒産や清算で担当者不在、記録が失われると発行不可になります。例：代表者が不在で書類発行ができない場合。対処法：管財人や清算人に問い合わせるか、代替書類の準備を検討してください。
5. 人事記録が移転・整理中
事業譲渡や組織再編で記録が別会社に移り、照会が必要になることがあります。対応としては、新しい管理先に問い合わせて発行を依頼します。
6. 勤務実績が確認できない
短期勤務や稼働記録が不十分だと証明が難しい場合があります。出勤簿、給与明細、業務メールなどで実績を示すと発行につながります。
7. 必要情報が不足している
在職期間や役職名などが不明確だと作成できません。自分の記録を整理し、具体的な期間や職務内容を提示してください。
代用できる主な書類
退職証明書
退職日や在籍期間を証明する書類です。会社に発行を依頼します。雇用期間や退職理由が明記されれば在職証明の代わりになります。発行元の社印や署名があると信頼性が高まります。
雇用保険の加入履歴（被保険者記録）
ハローワークや雇用保険の手続で確認できる加入期間です。加入期間が在籍期間の裏付けになります。手続窓口で写しを取得できます。
給与明細
給与支払日や勤務先名、支給額が分かるため在籍の証拠になります。複数月分を提出すると信憑性が上がります。給与口座の振込履歴を併せて出すとさらに有効です。
健康保険証
保険証は所属企業や被保険者番号で在籍の有無を示します。有効期限や記載内容を確認してください。被保険者期間がわかる書類があればより確実です。
就労証明書・就労状況申告書
発行企業が勤務事実を記す書類です。様式は申請先に合わせて作成してもらうと受理されやすいです。
離職票
退職後に受け取る書類で、離職日や離職理由、雇用保険の記載があるため過去の在籍確認に使えます。
注意点：発行日や原本の有無、会社印・担当者署名の有無で受理可否が変わります。コピー提出時は原本提示を求められる場合があるため、事前に確認してください。
雇用形態別の対応方法
アルバイト・パート
- 確認ポイント：勤務日数・勤務時間の記載が重要です。申請先が「週の平均日数」「1回あたりの勤務時間」を求めることがあります。
- 用意する書類例：タイムカードやシフト表、給与明細、雇用契約書。
- 依頼の仕方：勤務先に「勤務期間と週平均の勤務日数・時間を在職証明書に記載してください」と具体的に伝えます。
派遣社員
- 発行元：原則として派遣元（派遣会社）が発行します。派遣先ではなく派遣元へ依頼してください。
- 代替手段：派遣会社が発行できない場合、派遣先の勤務実績（タイムカード、出勤簿、給与明細）を用意します。
退職済みの場合
- まず前職に退職証明書の発行を依頼します。会社が応じない場合は源泉徴収票や最終の給与明細を用意します。
- ハローワークで雇用保険の加入履歴を確認すると在籍期間の証明になります（本人確認が必要）。
契約社員・個人事業主
- 契約社員は雇用契約書・給与明細で対応します。個人事業主は請求書や取引先の稼働証明を用意してください。
ポイント：必ず具体的な記載事項（勤務期間・日数・時間）を明示して依頼し、証明書が出るまで余裕をもって手続きしてください。
代用書類を利用する際の注意点
1. 提出先の要件を必ず確認する
提出先がどの書類を認めるかは施設や担当者で異なります。事前に電話やメールで「どの書類が代用可能か」「原本が必要か写しで良いか」を確認してください。具体例としては給与明細、源泉徴収票、雇用契約書の写しなどが候補になります。
2. 書類の正式性を担保する
会社のロゴ、発行日、担当者の氏名や連絡先があると確実性が増します。必要に応じて社印や代表者の署名をもらっておくと受理されやすくなります。
3. 発行拒否時の対応
発行を断られた場合は理由を丁寧に聞き、書面やメールで説明を求めましょう。代替案（給与明細や雇用契約書の写し、労働保険の記録など）を提示すると交渉がスムーズです。
4. 原本と写しの扱い
原本を提出する必要がある場合はコピーを手元に残すか事前に写しを作成してください。写し提出で問題ない場合は、受領印や受領メールを必ず受け取りましょう。
5. 個人情報と署名・捺印
個人情報が含まれる書類は、必要な部分だけを提出することを検討してください。署名や捺印が必要な場合は、事前に形式を確認し、可能なら担当者にテンプレートを示してください。
6. 保存と再発行の準備
提出後も控えは必ず保管してください。将来同様の手続きがある場合に備えて、発行元に再発行や電子データでの発行が可能か確認しておくと便利です。
代用書類が利用できない場合の対処法
概要
提出先が代用書類を受け取れない場合は、目的を丁寧に説明して理解を得ることと、相手の求める要件を確認して別の書類を提示することが有効です。会社の担当者にも早めに相談しましょう。
具体的な手順
- 提出先に用途と期限を明確に伝える。なぜ在職証明が必要なのかを説明すると受け入れられやすくなります。
- 受け取れる書類の条件を尋ねる（原本が必要か、署名や社判がいるかなど）。
- 複数の代替案を用意して提示する。選択肢を示すと相手は判断しやすくなります。
- 社内の担当者（人事や上司）に相談し、社印や署名付きの簡易文書を作成してもらう。
使える代替書類の例
- 給与明細や源泉徴収票
- 雇用契約書の写し、業務委託契約書
- 社会保険の記録や雇用保険被保険者証
- 会社の署名入りの確認文（担当者名・役職・連絡先を明記）
提出先と交渉する際の注意点
- どの書類でも必ず発行日や会社名、担当者の連絡先を明記する。
- 電子データで受け取れるかを先に確認する。
- 受け入れてもらえたら、どの書類で代替したか書面で残す。
それでも受け入れてもらえない場合
提出先がどうしても代替を拒むときは、社内で上長や法務に相談して正式な証明を依頼するか、提出先に受け入れ可能な具体案を書面で受け取るように依頼してください。場合によっては外部の証明（税務書類や公的な記録）を取得する必要があります。
実務的なポイント
依頼前の準備
まず提出先の指定フォーマットや必要項目、提出期限を確認します。よく求められる項目は氏名、社員番号、在職期間、役職、雇用形態、勤務時間、給与の有無などです。書式指定がある場合は必ず従ってください。
会社への依頼方法
人事部や総務部に問い合わせるのが一般的です。メールで依頼する場合は提出先のフォーマットを添付し、必要な記載内容と期限を明記します。口頭で頼むと記録が残らず行き違いが起きやすいので、メールや社内申請フォームを使うと安心です。
発行の流れと受け取り
社内で確認・承認を経て、捺印や署名をして発行します。紙での受け取り、PDFでの受け取り、郵送など方法を事前に相談してください。急ぎの場合はその旨を明記すると対応が早くなります。
注意点と留意事項
個人情報保護に配慮し、不要な情報は記載しないでください。虚偽の記載はできません。本人以外が受け取る場合は委任状や身分証の提示が必要になることが多いです。発行手数料や再発行のルールも確認してください。
依頼メールの簡単な文例
件名: 在職証明書発行のお願い
本文: お世話になります。提出先のフォーマット（ファイル添付）に基づき在職証明書を作成いただけますでしょうか。必要項目: 氏名・社員番号・在職期間・役職。提出期限: YYYY/MM/DD。よろしくお願いいたします。
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