はじめに
「在職証明書を発行してもらったけれど、お礼のメールや手紙は必要？」
「担当者にどんな言葉で伝えれば失礼にならない？」と迷っていませんか。
在職証明書の発行を会社の担当者や勤務先へ依頼し、無事に受け取ったものの、すぐに「ありがとうございました」と連絡したほうがよいのか、それとも何もしなくてよいのか判断しにくいことがありますよね。
この記事では、発行後にお礼を伝えるときの考え方や、メール・手紙でそのまま使える例文、伝える際の注意点について順を追って説明していきます。
在職証明書を発行してもらったらお礼は必要？
在職証明書を発行してもらったあと、「会社にお礼状を送ったほうがいい？」「メールや口頭で一言伝えるだけでも大丈夫？」と迷うことがあります。
ここでは、お礼状を用意する必要があるのか、感謝を伝える場合はどのような伝え方が適しているのかを順に説明します。
お礼状は必須ではないが感謝を伝えると丁寧
在職証明書を発行してもらった際に、お礼状まで用意する必要はありません。
ただし、書類を受け取ったときやメールで受領を伝える際に、「ありがとうございました」と一言添えると、対応してもらったことへの感謝を丁寧に伝えられます。
お礼は長文にせず簡潔に伝えればよい
在職証明書のお礼は、1～2文程度で簡潔に伝えれば十分です。
メールでは、書類を受け取ったことを伝えたうえで「ご対応いただき、ありがとうございました」と添えると、用件と感謝を自然に伝えられます。長い挨拶や詳しい事情まで書く必要はありません。
在職証明書のお礼に使える例文
在職証明書を発行してもらった際のお礼は、メールや手紙、直接受け取るときなど、伝える方法によって適した言い方が異なります。
ここでは、それぞれの場面でそのまま使いやすいお礼の例文を順に紹介します。
在職証明書を依頼するときのメールの書き方も確認しておくと、依頼から受け取りまでスムーズにやり取りできます。
▶在職証明書の発行依頼メールの書き方・例文
メールでお礼を伝える場合の例文
メールでお礼を伝える場合は、在職証明書を受け取ったことと感謝を簡潔に伝えます。
「在職証明書を受領いたしました。ご対応いただき、ありがとうございました。」のように、2文程度にまとめれば十分です。
手紙でお礼を伝える場合の例文
手紙の場合も、在職証明書を発行してもらったことへの感謝を簡潔に伝えます。
「このたびは在職証明書をご発行いただき、ありがとうございました。お忙しいところご対応いただき、心より感謝申し上げます。」とすると丁寧です。
直接受け取ったときに口頭で伝える場合の例文
在職証明書を直接受け取った場合は、その場で「在職証明書を発行していただき、ありがとうございました」と伝えれば十分です。
かしこまった挨拶を用意する必要はなく、対応してもらったことへの感謝を一言伝えるとよいでしょう。
退職後に元勤務先へお礼を伝える場合の例文
退職後に発行してもらった場合は、「このたびは、退職後にもかかわらず在職証明書をご発行いただき、ありがとうございました。
お忙しいところご対応いただき、心より感謝申し上げます。」のように伝えると、丁寧な印象になります。
退職後に在職証明書が必要になった場合は、元勤務先への依頼方法や伝え方も確認しておくと安心です。
▶退職後に在職証明書を発行してもらう方法
在職証明書のお礼を伝えるタイミング
在職証明書のお礼は、「いつ伝えるのが適切なのか」「依頼するときにもお礼を伝えたほうがいいのか」と迷うことがあります。
ここでは、在職証明書の発行を依頼するときと、受け取ったあとにお礼を伝えるタイミングについて順に説明します。
発行を依頼するときは手間をかけることへの配慮を添える
在職証明書を依頼するときは、「お手数をおかけしますが、ご対応をお願いいたします」のように、担当者への配慮を一言添えます。
まだ証明書を受け取っていないため、感謝よりもこれから対応してもらうことへの気遣いを伝えると自然です。
受け取ったあとは受領報告と一緒にお礼を伝える
在職証明書を受け取ったあとは、「在職証明書を受領いたしました。ご対応いただき、ありがとうございました」と伝えます。
受領の報告とお礼を一緒に伝えることで、書類を受け取ったことと感謝の気持ちを自然に伝えられます。
在職証明書のお礼を伝えるときの注意点
在職証明書のお礼を伝えるときは、「失礼のないように」と考えるあまり、文章を長くしすぎたり、必要以上にかしこまった表現を使ったりする必要はありません。
ここでは、在職証明書のお礼を伝える際に気をつけたい文章の長さや、返送物がある場合の書き方について説明します。
過度にかしこまった文章や長い挨拶は必要ない
在職証明書のお礼は、2～3文程度で感謝を伝えれば十分です。
「ご対応いただき、ありがとうございました」のような簡潔な表現を使い、長い挨拶や何度も感謝を繰り返す文章にする必要はありません。
文章を短くまとめることで、担当者にもお礼の内容がすぐに伝わります。
発行料などを返送する場合は同封したことを明記する
在職証明書の発行料などを返送する場合は、お礼の文章に「発行料を同封いたしました」と明記します。
何を同封したのかを1文で具体的に書いておくことで、相手が封筒の中身を確認するときに判断しやすくなります。
まとめ
在職証明書を発行してもらったときは、お礼状を必ず用意する必要はありません。
書類を受け取った際に「ご対応いただき、ありがとうございました」と一言添えるだけでも、担当者への感謝は十分に伝わります。
メールや手紙でお礼をする場合も、受領したことと感謝を2～3文程度にまとめれば問題ありません。
必要以上にかしこまった文章にしようとせず、対応してもらったことへの感謝を自分の言葉で丁寧に伝えることを心がけましょう。
コメント