はじめに
本資料は、退職願を社長に提出する際の正しい手続きや書き方をわかりやすくまとめたガイドです。退職願の意味や宛名の書き方、提出先や方法、文末表現、効力の発生時期、署名・日付の記載、自己都合退職の理由の書き方、例文、そして退職願が必須かどうかまで、項目ごとに丁寧に解説します。
目的
退職手続きをスムーズに進め、誤解やトラブルを避けることを目的としています。初めて退職願を書く方でも実務で使えるように具体例を交えて説明します。
対象読者
退職を検討している社員、退職願の書き方に不安がある方、人事担当者で確認をしたい方に向けています。
読み方のポイント
各章は実際の手順に沿って並べています。宛名や提出方法は会社によって異なるため、最初に自社の就業規則や人事に確認することをおすすめします。
退職願とは何か
定義
退職願は、会社や経営者に対して退職の意思を文書で示すものです。口頭で伝えるより記録が残るため、意思表示の証拠として役立ちます。会社がまだ承諾していない段階では、提出者が取り下げることが可能です。
退職届との違い
- 目的：退職願は相談や意思表明のための書面、退職届は退職という事実を伝える通知です。
- 撤回の可否：退職願は承諾前なら取り下げ可能、退職届は一度受理されると撤回が難しくなります。
- 法的性質：退職届の方が確定的な意味合いを持ちますが、実務は会社の対応によって左右されます。
効力が生じるタイミング
会社が退職願を受け入れて承諾した時点で、退職の取り扱いが確定していくことが多いです。応対は会社ごとに異なるため、提出前に上司や人事と話しておくと安心です。
書面としての役割と記載のポイント
退職の意思と希望退職日、日付、氏名、署名を明確に記載します。宛名は通常社長や代表取締役ですが、現場では上司を通して提出するケースが多い点を覚えておいてください。
注意点
まずは口頭で相談し、正式に書面を出す流れにすると誤解が生じにくいです。提出後は控えを残しておくと安心です。
宛名の書き方：社長への記載方法
1. 基本の書き方
退職願・退職届の宛名には会社の最高責任者を記載します。通常は役職とフルネームを書き、敬称に「殿」を用います。例：
株式会社○○ 代表取締役社長 山田 太郎 殿
「株式会社○○」のように会社名を先に書くと丁寧です。役職名は正式なものを使ってください。
2. 敬称の使い分け
「殿」は公的・業務的な書類で一般的です。「様」は柔らかい印象になりますが、退職の正式書類では「殿」をおすすめします。
3. レイアウトの注意点
宛名は署名より上に来るように配置します。文書の上部か、見やすく右寄せ・中央寄せにしておくと分かりやすいです。署名（氏名）は用紙の下部に配置し、日付は署名の上または左に書くのが一般的です。
4. 役職や名前が不明な場合
社長の正式な肩書きや氏名が分からないときは、総務や上司に確認してください。確認できない場合は「代表取締役社長 殿」とだけ書く方法もありますが、可能ならフルネームを入れましょう。
5. 実例（横書き）
株式会社○○ 代表取締役社長 山田 太郎 殿
以上を守ると、相手に失礼なく正式な形で提出できます。署名や日付の位置は次章で詳しく解説します。
提出先と提出方法：社長宛だが上司経由
概要
退職願は社長宛に書くのが一般的です。ただし、実際の提出はたいてい直属の上司に行います。会社の指示系統を尊重し、まず口頭で退職の意思を伝えてから書面を提出すると円滑です。
提出までの流れ（具体例付き）
- 口頭で報告：まず直接上司に退職の意思を伝えます。例）「一身上の都合で退職したく、相談させてください」
- 日程調整：引継ぎや業務調整の都合を聞き、提出日を決めます。
- 書面提出：社長宛にした退職願を上司に手渡します。上司が人事や社長へ取り次ぎます。
宛名・封筒の扱い
・書類の宛名は「社長 殿」と記載します。日付と署名も忘れずに。
・封筒に入れる場合は宛名が見えるようにし、クリアファイルに入れて綺麗に渡すと印象が良いです。
在宅勤務や出社が難しい場合
メール提出はまず上司へ添付送信し、受領確認を得てから原本を郵送または後日手渡しします。メールでは本文に「添付の退職願をご確認ください」と明記します。
トラブルが起きたら
上司が受け取りを拒む、連絡が取れないなどの問題は、人事部に相談します。記録を残すため、提出日時をメールやメッセージで確認しておくと安心です。
退職願の文末表現
文末表現の役割
退職願の文末は「お願いする」意思を伝える部分です。ここで用いる言葉が、まだ退職が確定していないことを明確にします。丁寧な語尾を使い、相手に配慮した表現にしましょう。
退職願と退職届の使い分け
- 退職願：会社に退職を申し入れる書面です。文末は「お願い申し上げます」など、願い出る表現を使います。\
- 退職届：退職の意思を確定させる書面です。文末は「退職いたします」と事実を述べます。
よく使われる表現（例）
- 退職願向け：
- 「何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。」
- 「つきましては、ご承認くださいますようお願い申し上げます。」
-
「お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。」
-
退職届向け：
- 「〇年〇月〇日をもって退職いたします。」
- 「ここに退職の意志を表明いたします。」
書き方の注意点
- 丁寧かつ簡潔に書くこと。長いお願い文は相手に負担になります。\
- 強すぎる断定表現は退職願では避けること。逆に退職届では明確に断定することが重要です。\
- 社内規定や会社指定の書式がある場合は、それに従って表現を選んでください。
日常の例（短文）
- 退職願：”一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。”
- 退職届：”一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職いたします。”
文末は相手への配慮と書類の性質を踏まえて選んでください。丁寧であれば、誤解が生じにくくなります。
退職願の効力発生
概要
退職願の効力は、退職者の意思が会社の人事決裁権者に承認されたときに発生します。書面を出しただけで自動的に退職になるわけではありません。
効力が発生するタイミング
一般的には、受領者（上司）、人事担当者、人事部長、社長などの承認・受領の手続きが完了した段階で効力が明確になります。会社の規程や就業規則で「承認日」や「受理日」を定めていることがあります。
押印や承認の流れ
実務では押印や決裁フローを経て書類が正式に受理されますが、社長の押印がなければ退職が認められないわけではありません。決裁権を持つ担当者が承認すれば効力が生じます。
承認が得られない場合
会社側が受理を拒む、または手続きを遅らせる場合は、退職希望日や退職の意思を明確に記録しておくことが重要です。必要に応じて労働基準監督署や専門家に相談してください。
実務上の注意点
口頭での申し出だけでなく、書面で提出し受領の記録を残すと後のトラブルを防げます。退職日や引継ぎ期間も明記しておくと手続きがスムーズです。
記載日と署名
- 提出日（記載日）
退職願には提出日を必ず書きます。多くの企業では「提出日＝会社が受理した日」が正式な退職の申請日となります。書く日は実際に渡す日付、または上司に手渡す予定の日にしてください。郵送する場合は発送日を記載します。
- 所属部署・氏名の書き方
所属は正式な部署名を省略せず書きます（例：営業部第二課）。氏名はフルネームで記載し、印鑑と同じ字体で書くと丁寧です。内線番号や社員番号を付け加えると問い合わせがスムーズになります。
- 捺印（署名）の位置と方法
文書の末尾、氏名の右横か下に捺印します。印鑑は認印でも差し支えありませんが、会社指定があれば従ってください。手書き署名のみの場合は署名欄に自署し、捺印欄があるときは押印します。
- 実務上の注意点
提出前に上司に一言伝え、受理日を確認しておくと混乱を避けられます。コピーを取って保管し、郵送なら記録が残る方法（簡易書留など）を使うと安心です。
自己都合退職の理由表記
説明
退職願に「一身上の都合により退職いたします」と記載すると、個人的な事情での退職を意味します。家族の都合（扶養や配偶者の転勤など）も同様に自己都合退職として扱われます。簡潔で礼儀正しい表現なので、多くの場面で無難に使えます。
具体的な書き方（例となる短い表現）
- 一身上の都合により退職いたします。
- 家庭の事情により退職いたします。
- 一身上の都合（家庭の事情）のため退職いたします。
長い理由を詳しく書く必要はありません。プライバシーを守りたい場合は「一身上の都合」で十分です。
注意点
- 会社から理由を求められる場合があります。簡単に説明する準備はしておきましょう。例えば「育児のため」「家族の介護のため」「健康上の理由」など、事実に沿った一言で伝えます。
- 退職の扱いや手続きに影響することがあるため、手続きについて不安があれば人事や上司に相談してください。
必要以上に詳細を書くとトラブルにつながることもあるので、礼儀正しく簡潔に記載することをおすすめします。
退職願の例文
例文（一般的な書き方）
退職願
私儀
このたび、一身上の都合により、令和7年3月31日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。
令和7年2月1日
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 殿
営業部
○○（氏名）
㊞
書き方のポイント
- 「私儀」「一身上の都合」などの定型表現はそのまま使えます。具体的な理由を書かないことで角が立ちません。
- 日付・氏名・所属・宛名は必ず自分の情報に置き換えてください。
- 最終出勤日を明確にすると誤解が減ります。
短い例（簡易版）
退職願
このたび、一身上の都合により、令和7年3月31日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
令和7年2月1日
営業部 ○○（氏名） ㊞
注意点
- 日付は和暦・西暦どちらでも構いませんが、社内で統一されている形式に合わせてください。
- 押印（㊞）が必要かどうかは会社の慣習を確認してください。
退職願は必須ではない
口頭での意思表示も有効です
退職の意思は、必ず書面で提出しなければならないわけではありません。上司に口頭で伝えて同意を得れば、手続きが進むことが多いです。職場の慣例や雰囲気によって対応が変わります。
書面提出が一般的な理由
正式な手続きや記録のために、書面で出すことが一般的です。書面があると退職日や合意内容を明確に残せます。トラブル防止や証拠として役立ちます。
書面にしておくメリット
- 日付や署名で意思表示が明確になります。
- 後で条件や期日に関する誤解を防げます。
- 人事や総務での処理がスムーズになります。
実務上の注意点
会社の就業規則や慣行を確認してください。書面を求められる場合は早めに用意します。手渡しの際は控えをもらうか、自分用にコピーを残します。メールで送る際は送信履歴を保存してください。
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