はじめに
「源泉徴収票を郵送するとき、封筒に『源泉徴収票在中』と書いたほうがいいの？」
「書く場合は、封筒のどこにどのように記載すればいい？」と迷っていませんか。
退職した従業員や社員へ源泉徴収票を送る準備をしていても、宛名を書いたあとに「在中」の記載が必要なのか分からず、封をする前に迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、「源泉徴収票在中」と封筒に書く必要があるのか、記載する位置や書き方、郵送するときに気をつけたい点まで順を追って説明していきます。
「源泉徴収票在中」は封筒に書いて問題ない？
源泉徴収票を郵送するときは、封筒に「源泉徴収票在中」と書いてよいのか、ほかの表記にしたほうがよいのか迷うことがあります。
ここでは、「源泉徴収票在中」と記載する意味と、「重要」「書類在中」との使い分けについて説明します。
「源泉徴収票在中」と書く意味
「源泉徴収票在中」と書くのは、封筒の中に源泉徴収票が入っていることを分かりやすく伝えるためです。
ほかの郵便物と区別しやすくなり、受け取った側も大切な書類として確認しやすくなります。
源泉徴収票を郵送する際は、封筒に「源泉徴収票在中」と記載して問題ありません。
「源泉徴収票在中」「重要」「書類在中」はどう使い分ける？
中身を具体的に伝えるなら「源泉徴収票在中」、書類が入っていることだけを示すなら「書類在中」が適しています。
「重要」は大切な郵便物であることを伝える表記ですが、中身までは分かりません。
源泉徴収票だけを送る場合は、「源泉徴収票在中」と書くと分かりやすいでしょう。
「源泉徴収票在中」の書き方と封筒の準備
「源泉徴収票在中」と記載する場合は、受け取る人が見つけやすい位置に、読みやすく書くことが大切です。
ここでは、「源泉徴収票在中」を書く位置と、目立つように記載する方法について説明します。
封筒のどこに書けばいい？
「源泉徴収票在中」は、封筒の表面に記載します。
縦書きなら左下、横書きなら右下など、宛名や住所と重ならない位置に書くと見やすくなります。
宛名から少し離して、ひと目で確認できる位置に書きましょう。
目立つように書く方法
「源泉徴収票在中」は読みやすい大きさで書き、文字の周りを四角い枠で囲むと分かりやすくなります。
赤色や青色を使う方法もありますが、色や囲み方に決まりはありません。
スタンプを使う場合も、文字がかすれないようにはっきり押しましょう。
源泉徴収票を郵送するときに確認したいこと
源泉徴収票を郵送するときは、封筒の表記だけでなく、宛名や差出人、同封する書類に間違いがないか確認することが大切です。
ここでは、宛名と差出人の書き方と、発送前に確認しておきたいポイントについて説明します。
宛名と差出人を正しく記載する
封筒の表面には、送付先の郵便番号・住所・氏名を記載し、氏名の後には「様」を付けます。
番地や部屋番号まで間違いがないか確認し、裏面には返送時に差出人が分かるよう、自分の郵便番号・住所・氏名も記載しておきましょう。
源泉徴収票を入れたか発送前に確認する
封筒を閉じる前に、送付する本人の源泉徴収票が入っているか確認します。
氏名や記載内容を見ながら、別の人の源泉徴収票と取り違えていないかも確認しておくと安心です。
最後に中身を確認してから封をすることで、入れ忘れや誤送付を防ぎやすくなります。
送付状は必要？「源泉徴収票在中」との違い
源泉徴収票を郵送する際、「源泉徴収票在中」と封筒に書けば送付状は不要なのか、両方必要なのか迷うことがあります。
ここでは、源泉徴収票だけを送る場合と、送付状を添えたほうがよい場合について説明します。
源泉徴収票だけを送る場合
源泉徴収票だけを郵送する場合、送付状は必須ではありません。
送付状を付けずに送るときは、宛名と源泉徴収票の氏名が一致しているかを確認してから封をしましょう。
封筒に「源泉徴収票在中」と記載しておくと、中身も分かりやすくなります。
送付状を添えたほうがよい場合
送付した書類の内容や目的を分かりやすく伝えたい場合は、送付状を添えると丁寧です。
送付状には、送付日・宛名・差出人・送付する書類の名称や部数などを記載します。
源泉徴収票が1部であれば「源泉徴収票 1部」と記載しておくと、受け取った側も確認しやすくなります。
送付状に何を書けばよいか迷う場合は、源泉徴収票を郵送するときの送付状の書き方や例文も確認しておくと安心です。
▶源泉徴収票の送付状の書き方｜例文と記載項目
まとめ
源泉徴収票を郵送するときは、封筒に「源泉徴収票在中」と記載しておくと、中身が分かりやすくなります。
発送前には宛先や氏名、同封した書類に間違いがないか確認しましょう。
送付状は必須ではありませんが、送付内容を丁寧に伝えたい場合は添えても問題ありません。
大切な書類だからこそ、封筒の表記だけでなく中身まで確認してから発送すると安心です。
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