源泉徴収票を出さないのは違法？発行義務の真実とは

はじめに

本資料は、企業が従業員や報酬を受ける者に対して源泉徴収票を発行する義務と、その違反時に生じる法的リスクを分かりやすく解説することを目的としています。日常の給与支払いやフリーランスへの報酬支払いなど、実務でよくある場面を想定して説明します。

目的

• 企業が果たすべき発行義務と期限を明確にします。
• 発行しない場合の法的影響や罰則を具体例で示します。

対象読者

• 会社の人事・経理担当者
• 経営者や個人事業主
• 社会保険労務士などの実務家

本書で扱う内容（章別）

• 第2章：源泉徴収票の発行義務の範囲と期限
• 第3章：発行しない場合の違法性と罰則
• 第4章：交付方法・再発行・実務上の注意点
• 第5章：まとめと対応の手順例

読み進める際は、実務での具体例に注目してください。法的用語は必要最小限にして、手続きで迷わないよう実務的な説明を心がけます。

源泉徴収票の発行義務について

発行義務の根拠

源泉徴収票の発行は所得税法第226条に基づく企業の法的義務です。給与を支払った事実を記録し、受給者が確定申告や年末調整で使えるようにするために発行します。

対象者

正社員、パートタイマー、アルバイト、役員など、給与や賞与を受け取ったすべての人が対象です。支給額が少額でも、支払総額を記載して交付する必要があります。例えば月数万円のアルバイトでも発行が必要です。

記載内容と範囲

源泉徴収票には年間の支払金額と源泉徴収税額を記載します。社会保険料等の控除や扶養控除の情報も含め、受給者が税務手続きで必要な情報が分かるように記載します。

発行期限

原則として翌年の1月31日までに交付します。退職者については退職後1か月以内に交付する義務があります。期日を守ることで受給者が税手続きを滞りなく行えます。

実務上の注意点

交付方法（手渡し、郵送など）や紛失時の再発行対応、退職者への早めの対応を社内ルールに定めると安心です。次章で、未交付の場合の法的影響について詳しく説明します。

源泉徴収票を発行しない場合の違法性と罰則

違法性（法的な位置づけ）

企業が正当な理由なく源泉徴収票の交付を拒むことは、所得税法上の交付義務違反に当たります。源泉徴収票は従業員が年末調整や確定申告を行うために必要な書類です。必要な書類を渡さないことで従業員の権利行使を阻害します。

刑事罰

違反した場合、刑事罰が科される可能性があります。懲役1年以下または50万円以下の罰金が規定されており、意図的な拒否や長期間の未交付は処罰の対象になり得ます。実務では罰則に至る前に指導や改善命令が行われることが多いです。

税務署の対応と行政上の影響

税務署は指導や調査を行い、必要に応じて是正を求めます。交付義務を放置すると監査対象となり、企業の経理・税務処理が詳しく調べられるリスクがあります。

従業員と企業への具体的な不利益

従業員は控除や還付を受けられなくなる恐れがあり、生活に影響します。企業側は社員からの信頼を失い、採用や取引先との関係にも悪影響が出る可能性があります。

対応と予防策

早めに発行することが何より重要です。交付に時間がかかる場合は理由を説明し、控えや電子データを提供して対応を示してください。誤りがあれば速やかに再発行し、記録を保存しておくと安心です。必要であれば税理士や税務署に相談して指導を受けることをおすすめします。

源泉徴収票に関する重要なポイント

以下では、実務で特に押さえておきたい点をわかりやすく整理します。

1. 交付方法（書面と電子）

• 原則は書面で交付します。手渡しや郵送が一般的です。
• 対象者の承諾があれば、電子的交付（PDFの送付など）も認められます。たとえばメールでPDFを送る場合は、事前に同意を取ることが必要です。

2. 再発行について

• 従業員や退職者の求めに応じて再発行できます。
• 再発行を受ける際は本人確認のための対応を行うことが多いです。紛失や住所変更などの事情に合わせて対応します。

3. 発行対象と交付期限

• 給与支払時の源泉徴収票と退職手当支払時のものに分かれます。
• それぞれ交付期限が定められているため、期限内に交付するよう管理します。

4. 発行が遅れる場合の対応

• 発行が遅れる場合は、理由と発行予定日を明示して本人に伝えます。受け取る側が手続きに間に合うよう配慮します。

5. 実務上の注意点（例）

• 退職後の請求は速やかに対応すること。郵送先やメールアドレスの確認を徹底します。
• 電子交付で同意を得た記録は保管しておくと安心です。

まとめ

源泉徴収票は、企業が従業員に支払った給与について税金の徴収・申告を明確にする重要な書類です。本章では、これまでのポイントを簡潔に振り返り、実務で押さえておくべき点をまとめます。

1. 法的義務の確認

2. 企業は給与を支払ったすべての従業員に対して源泉徴収票を交付する責務があります。支払額にかかわらず、交付を忘れないことが基本です。

3. 発行しない場合のリスク

4. 発行を怠ると、行政の指導や罰則の対象になります。書類の不備は企業の信頼低下や手続きの遅延につながります。

5. 実務上の対応

6. 交付期限を社内で明確に定め、役割分担を決めて督促が入らないようにします。誤りがあれば速やかに訂正や再発行を行ってください。従業員からの問い合わせに備え、説明できる担当者を置くと安心です。

7. 保存と管理

8. 交付した源泉徴収票は一定期間保存する必要があります。紙と電子の両方で管理する場合は、整合性を確認し、紛失や漏えいの防止に努めてください。

最後に
– 源泉徴収票は税務手続きの基礎です。日常業務の中でルールを徹底し、従業員と税務署双方への対応を丁寧に行うことが企業の責務になります。小さなミスを防ぐ仕組みづくりを心がけてください。