はじめに
「退職願と退職届って何が違うの？」「どのタイミングで出せばいいの？」と迷っていませんか。
退職は一度きりの手続きになることが多く、進め方を間違えると会社とのやり取りが長引く原因になることもあります。
この記事では、退職願の書き方から退職届との違い、提出までの流れを順番に整理しています。
読みながら進めるだけで、「何をどうすればいいのか」が自然と分かる内容になっていますので、初めてでも迷わず進められます。
退職願と退職届の違いは？
退職願と退職届はどちらも「会社を辞める意思を伝える書面」ですが、提出するタイミングや役割、会社とのやり取りの進め方が異なります。
さらに、似た言葉である辞表も含めて、それぞれの違いを正しく理解しておかないと、提出の順番や使い方を間違えてトラブルになることがあります。
ここでは、退職願の役割や特徴を出発点に、退職届との違い、そして辞表との使い分けまで順を追って整理していきます。
退職願の役割と特徴
退職願は、会社に対して「退職したい意思があるので承認してほしい」と伝えるための書面です。提出した時点では退職は確定せず、上司や会社の承認を経て初めて退職日が決まります。
実務では、直属の上司に口頭で退職の意思を伝えたあと、A4用紙1枚に「退職願」と記載した書面を作成し、提出日と希望する退職日を明記して手渡します。その後、上司や人事の確認を受け、承認が下りた段階で退職が正式に進みます。
このように、退職願は「相談・申請の段階」で使う書類であり、提出しただけでは退職が成立しない点が特徴です。
退職届との違いと使い分け
退職願は「退職したいので承認してほしい」と会社に判断を求める書面であり、提出後は上司や人事の承認を経て退職日が決まりますが、退職届は「○月○日で退職します」と退職日を確定させて通知する書面であり、提出した時点で本人の意思として退職日が固定されます。
使い分けは、まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝えたあと、承認を得る段階では退職願をA4用紙1枚で作成して提出し、会社側で退職日や手続きが確定したあとに、最終的な確定書類として退職届を提出する流れになります。
この違いにより、退職願は「承認前に提出する書面」、退職届は「退職日が確定したあとに提出する書面」として使い分けます。
辞表との違い
辞表は、会社の役員や公務員など役職に就いている人が、その役職を辞任する意思を示すために提出する書面であり、一般社員が提出する退職願や退職届とは対象と役割が異なります。
退職願は会社に承認を求める段階で提出し、退職届は退職日を確定させるために提出しますが、辞表は「役職を辞める」ことを目的としており、提出先も直属の上司ではなく代表者や任命権者に対して行います。
そのため、一般社員が会社を辞める場合は辞表ではなく退職願または退職届を使い、役員や公務員が役職を離れる場合に限って辞表を使うという形で使い分けます。
退職願の書き方
退職願は決まった様式があるわけではありませんが、用紙の種類や書き方、記載項目には一般的なルールがあります。
実際には白い便箋やA4用紙を使い、手書きかパソコンで作成するかを選び、日付・宛名・本文・署名を順番どおりに配置して作成します。
ここでは、誰でも迷わず作れる基本フォーマットから、具体的な記載内容、そしてそのまま提出できる例文まで順を追って確認していきます。
退職願の基本フォーマット
退職願は、A4用紙1枚に横書きまたは縦書きで作成し、手書きでもパソコン作成でも問題ありません。
用紙の上部中央に「退職願」と記載し、その下に本文として「私事、このたび一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と具体的な退職希望日を日付まで明記します。
本文の下には、右寄せで提出日を西暦または和暦で記載し、その下に自分の所属部署名と氏名をフルネームで書き、氏名の右側または下に印鑑を押します。さらにその下に、提出先として会社名と代表者名または直属の上司名を正式名称で記載します。
この構成で作成することで、誰がいつ退職を申し出ているのか、退職希望日が何年何月何日なのかが一目で確認できるため、手書きでもパソコンでも同じ形式で受理されます。
記載する内容｜日付・宛名・本文・署名
退職願には、日付・宛名・本文・署名を順番に記載します。
日付は書面を提出する日を基準に、2026年3月27日など年月日まで正確に記入します。
宛名は会社名と役職名を正式名称で書き、株式会社〇〇 代表取締役〇〇様のように敬称「様」を付けて記載します。
本文は「私事、このたび一身上の都合により、2026年4月30日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」とし、退職希望日を年・月・日まで明確に記入します。
署名は本文の下に右寄せで所属部署名と氏名をフルネームで記載し、氏名の右側または下に印鑑を押します。
これらを順番どおりに書くことで、提出日・提出先・退職希望日・申請者の4点が1枚で確認できる状態になります。
そのまま使える例文
以下の内容をそのままA4用紙1枚に記載すれば、そのまま提出できます。
退職願
私事、このたび一身上の都合により、2026年4月30日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
2026年3月27日
営業部 山田太郎 印株式会社〇〇
代表取締役 〇〇〇〇様
退職願を提出するタイミング
退職願はいつ出してもよいわけではなく、退職日から逆算した提出時期の目安と、会社ごとに定められている就業規則の両方を踏まえて判断する必要があります。
例えば、退職日の1か月前に出すのか、2週間前で足りるのかは状況によって変わるため、実際の基準を具体的に理解しておくことが重要です。ここでは、一般的な提出時期の目安と、就業規則との関係を順番に確認していきます。
一般的な提出時期の目安
退職願は、退職希望日の1か月前を目安に提出します。例えば2026年4月30日で退職する場合は、2026年3月末までに直属の上司へ手渡しします。
この時期に提出する理由は、引き継ぎに最低2週間から4週間程度かかるためであり、後任への業務移管や社内手続きの準備期間を確保する必要があるためです。
そのため、退職希望日から逆算して30日前を基準に提出日を設定し、遅くとも2週間前までには書面を提出することで、退職手続きを問題なく進められます。
就業規則との関係
退職願の提出時期は、会社ごとに定められている就業規則の内容に従って決めます。
多くの企業では「退職の1か月前までに申し出ること」と明記されているため、例えば2026年4月30日で退職する場合は、2026年3月31日までに退職願を提出します。
このルールに従う理由は、就業規則に基づいて人員調整や引き継ぎ計画が組まれるためであり、期限を過ぎると退職日の調整を求められる可能性があるためです。
そのため、事前に就業規則を確認し、記載されている日数どおりに提出日を設定することで、退職日を予定どおり確定させることができます。
退職願の提出方法とマナー
退職願は内容だけでなく、誰にどの順番で渡すか、どの方法で提出するかによって相手の受け取り方が大きく変わります。
実際には直属の上司へ手渡しするケースと、やむを得ず郵送するケースがあり、それぞれで具体的な手順や注意点が異なります。
また、封筒の選び方や三つ折りの仕方など細かいマナーも評価に影響するため、基本を押さえておくことが重要です。
ここでは、手渡し・郵送それぞれの流れと、封筒や渡し方のマナーまで順を追って確認していきます。
手渡しする場合の流れ
退職願を手渡しする場合は、まず直属の上司に対して面談の時間を15分程度確保し、対面で退職の意思と退職希望日を口頭で伝えます。
その場で了承を得たうえで、事前に用意した退職願を封筒に入れ、封はせずに上司に手渡します。
渡すタイミングは、始業直後や終業前ではなく、上司の業務が落ち着いている時間帯を選び、会議や外出予定がない時間を確認してから行います。封筒は白無地を使用し、表面中央に「退職願」と記載したものを使用します。
この流れで進めることで、口頭での意思確認と書面提出が同時に行われるため、退職の意思と希望日がその場で共有され、手続きがスムーズに進みます。
郵送する場合のポイント
退職願を郵送する場合は、まず提出日から逆算して到着日が期限内になるように発送日を決め、普通郵便ではなく簡易書留や特定記録郵便で送付します。
例えば2026年3月31日までに提出が必要な場合は、遅くとも2日前の3月29日までに発送し、配達日を確実に記録できる方法を選びます。
封筒は白無地の長形3号を使用し、表面に「退職願在中」と赤字で記載し、宛名は会社名と所属部署名、上司名を正式名称で書きます。
中には退職願1通のみを入れ、三つ折りにして封入し、のり付けして封を閉じます。
この方法で送ることで、到着日と提出の事実を記録として残せるため、提出期限内に会社へ確実に届いたことを証明できます。
封筒・折り方・渡し方のマナー
退職願は白無地の長形3号封筒を使用し、A4用紙を三つ折りにして封入します。
折り方は、用紙の下1/3を上に折り、次に上1/3を下に重ねる順番にすることで、開封したときに本文が上向きで読める状態になります。
封筒の表面中央には「退職願」と記載し、手渡しの場合は封をせずにそのまま提出します。裏面には自分の氏名を記載し、のり付けや封字は行いません。
渡す際は、封筒の表書きが相手から正しく読める向きにして両手で差し出し、その場で内容確認ができる状態で手渡します。この形で渡すことで、書類の体裁が整い、そのまま受理手続きに進める状態になります。
退職願を出した後の流れ
退職願を提出すると、その場で退職が確定するわけではなく、上司や会社の承認を経て正式な退職日が決まる流れになります。
また、会社によっては退職願とは別に退職届の提出を求められるケースもあり、どの段階で何をするのかを把握しておかないと手続きが止まる可能性があります。
ここでは、承認から退職確定までの具体的な流れと、退職届が必要になるケースを順番に確認していきます。
上司の承認から退職確定まで
退職願を提出した後は、まず直属の上司が内容を確認し、退職希望日や引き継ぎ期間に問題がないかを判断します。
その後、部門責任者や人事部へ書類が回され、社内承認が進みます。
通常は提出から3日から7日程度で承認の可否が判断され、問題がなければ上司から正式に承認の連絡があり、退職日が確定します。
この承認が完了した時点で退職の意思が会社側に受理され、以降は確定した退職日を基準に退職手続きが進みます。
退職届の提出が必要なケース
退職届の提出が必要になるのは、退職願が上司や人事によって承認され、退職日が確定したあとに、会社から正式書類として提出を求められた場合です。
多くの企業では、社内手続きや人事記録のために、退職日を明記した退職届の提出を義務付けています。
この場合は、承認された退職日と同じ日付を記載した退職届をA4用紙1枚で作成し、上司または人事担当者へ手渡しします。
提出のタイミングは、退職日確定の連絡を受けてから数日以内、または会社から指定された期日までに行います。
この流れにより、退職願で承認された内容を退職届で正式に確定させるため、社内手続きが完了し、退職日が最終的に固定されます。
退職願でよくある注意点
退職願は一度出せば終わりではなく、その後の扱いや会社側の対応によっては思わぬトラブルにつながることがあります。
例えば、提出後に気が変わった場合に撤回できるのか、会社に受理されないときはどう動くべきかなど、事前に判断基準を持っておくことが重要です。
ここでは、実際に起こりやすい注意点を、撤回の可否・受理されない場合の対処・トラブルになりやすいケースに分けて整理していきます。
提出後に撤回できるか
退職願は、上司や会社に承認される前であれば撤回できますが、承認された後は原則として撤回できません。
承認前であれば、提出後すぐに上司へ口頭で撤回の意思を伝え、退職願を回収または破棄してもらうことで手続きを止められます。
一方で、上司や人事が承認し、退職日が確定した後は、社内手続きが進んでいるため撤回は認められず、取り消すには会社側の同意が必要になります。
この違いにより、提出後に撤回する可能性がある場合は、承認が下りる前の段階で速やかに意思を伝える必要があります。
受理されない場合の対処
退職願が受理されない場合は、まず直属の上司に対して退職の意思と退職希望日を改めて明確に伝え、書面を再提出します。
それでも受け取りを拒否される場合は、提出日と退職希望日を記載した退職届を作成し、会社宛に簡易書留または内容証明郵便で送付します。
この対応を行う理由は、書面が会社に到達した日を基準に意思表示が成立するためであり、到達日から起算して14日経過すれば退職が成立する扱いになるためです。
そのため、受理されない状態が続く場合は、到達記録が残る方法で書面を送付し、到達日を基準に退職日を確定させる形で対応します。
トラブルになりやすいケース
退職願でトラブルになりやすいのは、退職希望日と提出日の設定がずれている場合です。
例えば提出日から7日後や10日後といった短い期間で退職日を記載すると、就業規則で定められた30日前ルールと合わず、会社から日付の変更を求められます。
また、口頭での意思表示を行わずにいきなり書面だけを提出すると、上司が状況を把握できず、その場で受け取りを保留されることがあります。
その結果、提出日が遅れた扱いになり、希望した退職日どおりに進まない原因になります。
さらに、退職願に退職日を年月日まで明記していない場合は、社内で日付の確認が必要になり、承認までに3日から7日程度余計に時間がかかります。
これらの状況は、提出日・退職希望日・事前の口頭連絡の3点を正確にそろえていないことが原因で発生するため、提出前に日付と手順を確認しておくことで回避できます。
まとめ
退職願は、退職の意思を会社に伝え承認を求めるための書面であり、提出しただけでは退職は確定せず、上司や人事の承認を経て退職日が決まります。
これに対して退職届は、確定した退職日を正式に通知する書面であり、提出する段階と役割が明確に異なります。
書き方はA4用紙1枚に日付・宛名・本文・署名を順番に記載し、退職希望日は年月日まで正確に書くことで、提出内容がそのまま社内手続きに使われます。
提出は退職希望日の30日前を目安に行い、就業規則に記載された期限に合わせてスケジュールを設定します。
提出方法は、まず上司へ口頭で意思を伝えたうえで手渡しするのが基本であり、郵送する場合は到着日が期限内になるよう逆算し、記録が残る方法で送付します。
封筒や折り方も決まった形式で整えることで、そのまま受理される状態になります。
提出後は上司や人事の承認を経て退職日が確定し、必要に応じて退職届を提出して手続きを完了させます。承認前であれば撤回できますが、承認後は原則撤回できません。
受理されない場合は、到達記録が残る方法で書面を送付し、到達日を基準に退職手続きを進めます。
トラブルは、提出日と退職希望日のずれや口頭連絡の不足が原因で起こるため、事前に日付と手順をそろえることで防ぐことができます。
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