はじめに
「退職した会社に在職証明書をお願いしたいけれど、どんなテンプレートを使えばいいの？」
「会社には、どの項目を記載してもらえば提出先で受け取ってもらえるの？」と迷っていませんか。
退職後に転職や保育園の申込みなどで在職証明書が必要になり、以前の勤務先へ依頼しようとしても、手元に指定の書式がなく、何を伝えればよいのか分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、退職後の在職証明書に使えるテンプレートの考え方や記載項目、以前の勤務先へ依頼するときの伝え方まで、順を追って説明していきます。
退職後でも在職証明書のテンプレートは使える？
退職後に在職証明書が必要になった場合は、「在職中と同じテンプレートを使ってよいの？」「退職したことはどこに記載するの？」と迷うことがあります。
ここでは、退職後に在職証明書を作成するときの記載内容と、提出先のフォーマットを優先する場合について説明します。
退職後は在職期間と退職日を記載する
退職後に在職証明書を作成する場合は、入社日から退職日までの在職期間を記載します。
現在も在職しているような表現は避け、退職日を明記することで、いつまで勤務していたのかが分かるようにしましょう。
提出先の指定フォーマットがあればそちらを優先する
提出先から指定フォーマットを渡されている場合は、一般的なテンプレートではなく指定された様式を使用します。
まず記載項目や書き方を確認し、その内容に沿って退職日や在職期間を記載しましょう。
退職後の在職証明書テンプレートに記載する項目
退職後の在職証明書をテンプレートで作成するときは、氏名や会社名だけでなく、いつからいつまで勤務していたのか、いつ退職したのかが分かるように記載する必要があります。
ここでは、退職後の在職証明書に記載する基本項目と、退職日などの必要な情報、提出先から指定された項目の確認方法を順に説明します。
氏名・会社名・在職期間を記載する
氏名は証明を受ける本人、会社名は在職していた勤務先の正式名称を記載します。
在職期間には入社日と退職日を記載し、いつからいつまで勤務していたのか分かるようにしましょう。
退職日など必要な情報を記載する
退職後の在職証明書では、在職期間とあわせて退職日を記載し、すでに退職していることが分かるようにします。
そのほかに必要な情報がある場合は、提出先の案内を確認して記載しましょう。
提出先が求める項目を確認する
在職証明書に必要な項目は提出先によって異なるため、作成前に指定された内容を確認します。
指定の項目がテンプレートにない場合は追加し、必要な情報が不足しないようにしましょう。
退職後に使える在職証明書のテンプレート
ここでは、たとえば以下のようなテンプレートを掲載します。
在職証明書
氏名：〇〇〇〇
在職期間：〇年〇月〇日～〇年〇月〇日
退職日：〇年〇月〇日上記の者が、当社に在職していたことを証明します。
発行日：〇年〇月〇日
会社名：〇〇株式会社
所在地：〇〇〇〇
代表者名：〇〇〇〇
退職後の在職証明書テンプレートの使い方
退職後の在職証明書をテンプレートで用意するときは、必要事項を入力するだけでなく、会社に何を証明してもらう書類なのかを整理しておくことが大切です。
ここでは、テンプレートへの入力方法から会社へ発行を依頼するときの伝え方、会社の証明が必要な場合の対応まで順に説明します。
テンプレートに必要事項を入力する
テンプレートには、氏名や会社名、在職期間、退職日など、提出先が求める項目を入力します。
入社日や退職日は会社の記録と照らし合わせ、正しい日付を記載しましょう。
会社に発行を依頼するときは用途と提出先を伝える
会社へ発行を依頼するときは、在職証明書の用途と提出先を伝えます。
提出期限が決まっている場合は、あわせて伝えておくと手続きを進めやすくなります。
退職した会社へ在職証明書をお願いしても、なかなか発行してもらえない場合は、依頼方法や次の対応も確認しておくと安心です。
▶退職後に在職証明書を発行してもらうには？依頼方法や必要な手続きを解説
会社の証明が必要な場合は自分だけで完成させない
会社の証明が必要な在職証明書は、自分で必要事項を入力しただけでは完成しません。
在職期間や退職日などに誤りがないか会社に確認してもらい、証明を受けたうえで提出しましょう。
退職後は在職証明書と退職証明書のどちらが必要？
退職後に勤務していたことを証明する書類が必要になると、「在職証明書と退職証明書のどちらを用意すればいいの？」「退職したことを証明したい場合も在職証明書でいいの？」と迷うことがあります。
ここでは、在職していた期間を証明したい場合と、退職した事実や退職時の事項を証明したい場合に分けて、それぞれ確認すべき書類を説明します。
在職証明書と退職証明書の違いが分かっても、提出先にどちらを用意すればよいか迷う場合は、それぞれの用途や記載内容を詳しく確認しておきましょう。
▶在職証明書と退職証明書の違いは？用途や記載内容を分かりやすく解説
在職していた期間を証明したい場合は在職証明書を確認する
勤務先で働いていた期間を証明したい場合は、在職証明書を確認します。
在職証明書には入社日や退職日などを記載し、いつからいつまで勤務していたのかが分かるようにします。
退職した事実や退職時の事項を証明したい場合は退職証明書を確認する
退職した事実や退職時の事項を証明したい場合は、退職証明書を確認します。
退職証明書には、在職期間や業務の種類、地位、賃金、退職理由など、本人が請求した事項について会社が記載します。
退職後の在職証明書テンプレートを使うときの注意点
退職後に在職証明書のテンプレートを使う場合は、在職中の書類と同じ感覚で記入せず、退職後の状況に合った内容になっているか確認する必要があります。
ここでは、退職後の在職証明書をテンプレートで作成するときに確認したいポイントを順に説明します。
退職後であることと記載内容に矛盾がないか確認する
退職後に作成する在職証明書は、退職日が記載され、現在も在職しているような内容になっていないか確認します。
在職期間や退職日についても、会社の記録と一致しているか確かめておきましょう。
提出先が指定する様式や記載項目を優先する
提出先から様式や記載項目を指定されている場合は、一般的なテンプレートよりも指定された内容を優先します。
必要な項目が不足している場合は追加し、提出前に記載漏れがないか確認しましょう。
発行元である会社の確認を受けてから提出する
会社が在職内容を証明する書類は、自分でテンプレートに記入しただけで提出せず、会社の確認を受けます。
在職期間や退職日などに誤りがないか確認してもらい、内容を確定してから提出しましょう。
まとめ
退職後に在職証明書が必要になったら、まず提出先がどのような内容を証明してほしいのか確認しましょう。
指定のフォーマットがある場合はそちらを使い、在職期間や退職日などを会社の記録に沿って記載すると安心です。
また、会社の証明が必要な場合は、自分でテンプレートを完成させるのではなく、用途や提出期限を伝えて会社へ発行を依頼します。
退職した事実や退職時の事項を求められている場合は退職証明書が適していることもあるため、提出先の案内を確認しながら必要な書類を用意していきましょう。
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