はじめに
「従業員から退職願を受け取ったら、まず何を確認すればいい？」
「その場で受理して、すぐに退職手続きを進めても大丈夫？」と迷っていませんか。
部下や従業員から突然退職願を提出されると、退職希望日や理由を確認するだけでよいのか、上司や人事へいつ報告するのか分からず、対応に迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、退職願を受け取った直後に会社側が確認することから、社内での承認、承認後に行う手続きまで順を追って説明していきます。
退職願を受け取ったらまず本人の意思と希望退職日を確認する
退職願を受け取った場合は、その場ですぐに了承するのではなく、まず本人が退職を希望していることと、希望する退職日を確認します。
ここでは、退職願を受け取った直後の対応と、退職意思・希望退職日の確認、引き留める際の注意点について説明します。
退職願を受け取っただけでその場で了承する必要はない
退職願を受け取っても、会社側がその場ですぐに了承する必要はありません。
まず退職希望日や提出日を確認し、本人の意思を聞いたうえで社内の承認手続きを進めます。
退職願を受け取ることと、正式に承認することは分けて考えましょう。
退職の意思と希望する退職日を本人に確認する
退職願を受け取ったら、本人の退職意思と希望する退職日を確認します。
書面に希望日が記載されている場合も、面談などで認識に違いがないか確かめておくと安心です。
確認した日付をもとに、必要な手続きを進めていきます。
引き留める場合も本人の意思を無視して退職を拒み続けない
会社側が引き留めたい場合は、本人に継続勤務を相談することもできます。
ただし、退職の意思が変わらない場合は、本人の希望を無視して退職を拒み続けることは避けましょう。
一方的に退職日を変更せず、本人の意思を確認しながら退職日について話し合うことが大切です。
退職願を受け取った後は社内の承認権限を確認する
退職願を受け取った後は、誰が正式に退職を承認する権限を持っているのかを確認します。
ここでは、退職願を受け取ってから正式に承認するまでの確認事項について説明します。
直属の上司が受け取っただけでは正式な承認になるとは限らない
直属の上司が退職願を受け取っても、その上司に承認する権限がなければ、会社として正式に承認したことにはなりません。
その場で判断せず、社内のルールに沿って承認権限を持つ人へ退職願を回し、必要な手続きを進めます。
就業規則や社内規程で退職の承認者を確認する
退職願を受け取ったら、就業規則や社内規程を確認し、誰が退職を承認するのかを確認します。
所属長や人事部などを経由する決まりがある場合は、定められた流れに沿って退職願を回し、正式な承認を受けましょう。
承認する場合は退職日を確定して本人へ伝える
退職を承認する場合は、本人の希望を確認したうえで、退職日を具体的に決めます。
日付が確定したら本人にも伝え、会社側と本人の間で退職日の認識にずれが生じないようにしておくことが大切です。
退職願を受け取った後に撤回を申し出られた場合の対応
退職願を受け取った後に本人から撤回の申し出があった場合は、すでに会社が退職を承認しているかどうかを確認します。
ここでは、承認前・承認後に分けて、退職願の撤回を申し出られた場合の対応を説明します。
承認前なら退職願を撤回できる可能性がある
退職願を提出したあとでも、会社が正式に承認する前であれば、本人が撤回できる可能性があります。
撤回の申し出があった場合は、まず退職願がどの段階まで進んでいるのかを確認し、承認前であれば状況に応じて対応します。
承認後は本人の意思だけで撤回できるとは限らない
会社がすでに退職願を承認している場合は、本人が退職を取りやめたいと申し出ても、本人の意思だけで撤回できるとは限りません。
その場合は、会社側で撤回を認めるかどうかを確認したうえで、本人へ回答します。
撤回の申し出があった日時と承認状況を確認する
撤回の申し出を受けたら、その日時と退職願の承認状況を確認しておきます。
退職願の提出日や承認日と照らし合わせ、承認前と承認後のどちらに申し出があったのかを整理したうえで対応しましょう。
退職願を承認した後は必要な退職手続きへ進む
退職願を正式に承認した後は、本人と確認した内容をもとに退職日と最終出勤日を確定します。
ここでは、退職日の確定から社内で必要な退職手続きを進めるまでの流れを説明します。
退職日と最終出勤日を確定する
退職願を承認したら、本人の希望を確認しながら退職日を確定します。
あわせて有給休暇の取得予定や勤務予定も確認し、実際に出勤する最後の日となる最終出勤日を決めましょう。
退職日と最終出勤日が異なる場合は、それぞれの日付を本人と確認しておくことが大切です。
有給休暇が残っている場合は、最終出勤日から退職日まで有給を消化することもあります。公休を挟む場合は数え方が分かりにくいため、退職日の決め方も確認しておくと安心です。
▶退職時に公休を挟んで有給消化する場合の数え方は？退職日の決め方を解説
退職日が確定したら社内で必要な退職手続きを進める
退職日が確定したら、人事・総務などの担当部署へ共有し、必要な退職手続きを進めます。
社会保険や雇用保険の資格喪失、給与の精算、退職時に渡す書類の準備など、期限を確認しながら退職日に合わせて対応しましょう。
退職願を受け取ったときに会社側が注意すること
退職に関する書類を受け取ったときは、内容を確認せずにそのまま手続きを進めないよう注意が必要です。
ここでは、退職願を受け取った際に会社側が確認・記録しておきたいポイントを説明します。
提出された書類が退職願なのか退職届なのか確認する
退職に関する書類を受け取ったら、まず表題と本文を確認し、退職願と退職届のどちらなのかを確認します。
一般的に退職願は退職の承認を求める書類、退職届は退職の意思を伝える書類とされるため、名称だけでなく記載内容まで確認することが大切です。
退職願と退職届では、提出後の扱いや撤回できる可能性が異なります。違いが分からない場合は、提出された書類がどのような意味を持つのか確認しておきましょう。
▶退職願と退職届の違いとは？提出するタイミングや撤回できるケースを解説
受領日や承認日など対応の経過を記録しておく
退職願を受け取ったら、受領日や担当者を記録し、承認後は承認日や承認者についても残しておきます。
あとから撤回などの申し出があった場合にも確認できるよう、受領から承認までの経過が分かる形で整理しておくと安心です。
まとめ
退職願を受け取ったら、まず本人の退職意思と希望日を確認し、社内のルールに沿って承認手続きを進めます。
退職日が決まったあとは、最終出勤日を確認し、人事・総務などと連携して必要な手続きを進めましょう。
また、撤回などに備えて、受領日や承認日などの経過を記録しておくことも大切です。
本人との認識にずれが生じないよう、一つずつ確認しながら丁寧に対応していきましょう。
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