はじめに
「退職時の返却物を郵送するとき、添え状は必要？」
「社員証や健康保険証などを会社へ返したいけれど、添え状には何を書けばいいの？」と迷っていませんか。
退職日を迎えて会社へ行く予定がなく、自宅に残っている返却物を封筒へ入れたものの、宛名や挨拶、返却する物の書き方が分からず、発送できないまま迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、退職時の返却物を郵送するときの添え状の書き方、そのまま使える例文、封筒へ入れて発送する前に確認したい注意点まで分かりやすく解説します。
退職時に返却物を郵送するときは添え状が必要？
退職時に社員証や健康保険証、制服などの返却物を郵送する場合、「添え状も一緒に入れたほうがよいのか」と迷うことがあります。
ここでは、添え状を入れるときの基本的な考え方と、返却物と一緒に送る際のポイントを説明します。
添え状を入れるときの基本的な考え方
退職時の返却物を郵送する際、添え状は必須ではありませんが、同封すると会社側が差出人や返却内容を確認しやすくなります。
氏名や退職のあいさつ、返却物の名称と点数を記載し、会社から書式などの指定がある場合は、その内容に合わせて作成しましょう。
返却物と一緒に送るときのポイント
添え状には、実際に同封した返却物の名称と点数を記載し、発送前に内容が一致しているか確認します。
「社員証1枚」「制服1着」のように分かりやすく記載し、返却物と一緒に封入しておきましょう。
退職時の返却物に添える添え状の例文
退職時の返却物に添える添え状は、宛名や挨拶、返却する物の内容など、会社側が受け取った際に必要な情報が分かるようにまとめます。
ここでは、一般的な形式で作成する基本的な添え状と、文章量を抑えて簡潔にまとめた添え状の例文を紹介します。
基本的な添え状の例文
基本的な添え状では、日付、会社名・担当者名、差出人の氏名を記載したうえで、退職の挨拶と返却物の名称・点数を伝えます。返却物を受け取った担当者が、誰から何が届いたのか確認できる内容にします。
令和○年○月○日
株式会社○○
人事部 ○○様○○ ○○
退職に伴う返却物送付のご連絡
お世話になっております。
令和○年○月○日付で退職いたしました○○ ○○です。退職に伴い、下記の返却物を送付いたします。
お手数をおかけいたしますが、ご確認くださいますようお願いいたします。社員証 1枚
制服 1着在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
簡潔にまとめた添え状の例文
文章量を抑える場合でも、差出人の氏名と返却する物の名称・点数は記載します。挨拶を短くし、返却物を送付したことと確認を依頼する内容に絞ると、簡潔にまとめられます。
株式会社○○
人事部 ○○様お世話になっております。○○ ○○です。
退職に伴い、社員証1枚、制服1着を返却いたします。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。○○ ○○
退職時の返却物に添える添え状の書き方
退職時の返却物に添える添え状は、誰から誰へ送った書類なのかが分かるように、必要な項目を順番に記載します。
ここでは、添え状に記載する内容を項目ごとに説明します。
日付・宛名・差出人を書く
添え状には、作成日または発送日、返却先の会社名・部署名・担当者名、差出人の氏名を記載します。
担当者名が分かる場合は「○○様」、分からない場合は「人事部 御中」のように書くと、返却物の送り先が分かりやすくなります。
退職のあいさつと返却物を記載する
本文では、在職中にお世話になったことへのあいさつと、退職に伴って返却物を送付することを伝えます。
そのうえで「社員証1枚」「制服1着」のように名称と点数を記載すると、会社側も届いた返却物を確認しやすくなります。
返却物の確認を依頼して結ぶ
最後に「お手数をおかけいたしますが、ご確認くださいますようお願いいたします」など、返却物の確認をお願いする一文を添えます。
長い説明は加えず、相手への配慮が伝わる言葉で自然に締めましょう。
返却物を郵送するときの注意点
退職時の返却物を郵送するときは、封筒や箱に入れて発送する前に、返却先の部署・担当者と返却する物を確認しておくことが大切です。
ここでは、返却先と返却物の確認、追跡できる発送方法、発送後の到着確認について説明します。
返却先と返却物を事前に確認する
発送前に、会社から指定された住所や部署名、担当者名を確認します。
社員証や健康保険証、制服などの返却物も確認し、添え状に記載した内容と実際の同封物が一致しているか確かめましょう。
不明な点がある場合は、発送前に会社の担当者へ確認すると安心です。
退職時には返却物だけでなく、会社から受け取る書類もあります。必要な書類がそろっているか確認しておくと、退職後の手続きを進めやすくなります。
▶退職時に会社からもらう書類は？必要書類と受け取り方を解説
重要な返却物は追跡できる方法で送る
社員証や鍵などの重要な返却物は、配送状況を確認できる追跡付きの方法で送ると安心です。
発送時に発行された追跡番号は、会社への配達が完了したことを確認するまで保管しておきましょう。
発送後は会社への到着を確認する
発送後は追跡番号から配送状況を確認し、「配達完了」になっているか確かめます。
予定日を過ぎても届かない場合は配送会社へ問い合わせ、配達完了後も受け取りが確認できない場合は、会社の担当者へ確認しましょう。
退職後に離職票が届かない場合は、発行状況や再発行の方法も確認しておきましょう。
▶離職票が届かないときはどうする？問い合わせ先と再発行方法
まとめ
退職時の返却物を郵送する際、添え状は必須ではありませんが、差出人や返却内容を伝えるために同封しておくとスムーズです。
日付や宛名、氏名、退職のあいさつ、返却物の名称と点数を記載しましょう。
発送前には宛先と返却物を確認し、社員証や鍵などは追跡できる方法で送ると安心です。
発送後も配達状況を確認し、返却手続きを最後まで落ち着いて進めましょう。
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