はじめに
「在職証明書の例文には、どのような内容を書けばいい？」
「会社へ発行をお願いするときは、どんな文章で依頼すれば失礼にならない？」と迷っていませんか。
転職先や保育園、行政機関などへ提出するために在職証明書が必要になっても、勤務先へ何を伝えればよいのか、証明書にはどこまで仕事内容や在職期間を書いてもらえばよいのか分からず、依頼文を作ることに迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、在職証明書の記入例や記載する内容、会社へ発行を依頼するときの文章の書き方を、実際に使える形で順を追って説明していきます。
在職証明書の例文・記入例
在職証明書を作成するときは、勤務先や在職期間、職務内容など、提出先が確認したい項目を漏れなく記載する必要があります。
ここでは、基本的な在職証明書の例文と、使用前に確認しておきたい提出先の指定について説明します。
在職証明書
氏名：山田 太郎
生年月日：1990年4月1日
入社年月日：2020年4月1日
所属部署：営業部
職務内容：法人顧客への営業および提案業務上記の者が、現在当社に在職していることを証明します。
2026年9月14日
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇
在職証明書の例文を使う前に提出先の指定を確認する
在職証明書の例文を使う前に、提出先から指定された様式や記載項目がないか確認しましょう。
指定の用紙がある場合はその様式を使い、「在職期間」「職務内容」「雇用形態」など、求められている項目に沿って必要な内容を記載します。
在職証明書に記載する主な項目
在職証明書には、本人を特定するための情報だけでなく、勤務先や雇用状況、書類を発行する会社に関する情報などを記載します。
ここでは、本人に関する項目、勤務に関する項目、発行元に関する項目に分けて、主な記載内容を説明します。
氏名・生年月日・住所など本人に関する項目
本人に関する項目には、氏名や生年月日、住所などを記載します。
氏名や生年月日は正確に記入し、住所欄がある場合は、証明書を作成する時点の住所を確認して記載しましょう。
入社年月日・雇用形態・職種など勤務に関する項目
勤務に関する項目には、入社年月日や雇用形態、職種などを記載します。
雇用記録や契約内容を確認し、「正社員」「契約社員」など実際の内容に合わせ、職務内容を求められている場合は指定された範囲まで記入しましょう。
在職期間をどこからどこまで記載するのか迷う場合は、在職中と退職後で異なる雇用期間の書き方も確認しておきましょう。
▶在職証明書の雇用期間はどこからどこまで？在職中・退職後の書き方を解説
職務内容をどこまで具体的に書けばよいか迷う場合は、職種や担当業務の書き方を確認しておくと安心です。
▶在職証明書の職務内容はどう書く？記載項目や具体例を解説
会社名・所在地・代表者名など発行元に関する項目
発行元に関する項目には、会社名や所在地、代表者名などを記載します。
会社名は略さず正式名称を使い、所在地や代表者名も証明書を発行する時点の正しい情報を確認して記入しましょう。
在職証明書の発行を会社に依頼するときの例文
在職証明書の発行を会社へ依頼するときは、必要な書類名や使用目的、受け取り希望日などを分かりやすく伝えることが大切です。
ここでは、メール・書面で依頼するときの例文と、提出期限が決まっている場合の依頼例文を紹介します。
メールで在職証明書を依頼するときの例文
例文
お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。
〇〇への提出にあたり、在職証明書が必要となりましたので、発行をお願いできますでしょうか。
提出先：〇〇
必要項目：在職期間、雇用形態、職務内容お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
メールで依頼する場合は、在職証明書が必要な理由や提出先、必要な記載項目を簡潔に伝えると、担当者も対応しやすくなります。
書面で在職証明書を依頼するときの例文
例文
在職証明書発行のお願い
〇〇への提出のため、在職証明書の発行をお願いいたします。
提出先：〇〇
必要項目：氏名、在職期間、雇用形態、職務内容お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
書面で依頼するときも、提出先や必要な記載項目を明記しておくと、記載漏れを防ぎやすくなります。
提出期限が決まっているときの依頼例文
例文
お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。
〇〇への提出にあたり、在職証明書が必要となりました。提出期限が〇月〇日のため、可能でしたら〇月〇日までに発行していただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応が難しい場合は発行可能な時期をお知らせいただけますと幸いです。
提出期限がある場合は、必要になる日を具体的に伝えます。余裕を持って依頼し、急ぎの場合でも相手の都合に配慮した表現にするとよいでしょう。
在職証明書の例文を使うときの注意点
在職証明書の例文を使う場合は、文面をそのまま使用するのではなく、提出先が指定する様式や必要な記載項目を確認することが大切です。
ここでは、在職証明書の例文を使う前に確認しておきたい注意点を説明します。
指定フォーマットがある場合はその様式を優先する
提出先から在職証明書の指定フォーマットを受け取っている場合は、その様式を優先して使用しましょう。
会社独自の様式に置き換えず、指定された項目に沿って記入し、会社側で記入する欄があれば担当者へ渡します。
必要な記載項目と提出期限を確認する
在職証明書を依頼する前に、提出先が求める記載項目と提出期限を確認しておきましょう。
「在職期間」「職務内容」「雇用形態」などの必要項目と期限を会社へ伝えておくと、記載漏れによる再発行を防ぎやすくなります。
会社側での作成・証明方法を確認してから提出する
在職証明書は、本人が記入する項目と会社側が記入・証明する項目を確認してから提出します。
自分で作成した書類をそのまま提出せず、会社側の確認や証明が必要な場合は、担当者に対応してもらってから提出しましょう。
まとめ
在職証明書を作成するときは、例文をそのまま使うのではなく、まず提出先が求めている内容を確認することが大切です。
指定フォーマットがある場合はその様式を優先し、必要な項目に漏れがないように準備しましょう。
会社へ発行を依頼する際は、提出先や期限などもあわせて伝えておくと、やり取りがスムーズになります。
自分で記入できる場合でも会社側の証明が必要なことがあるため、分からない点があれば担当者に確認しながら進めると安心です。
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