はじめに
「在職証明書と在籍証明書は何が違うの？」
「勤務先から証明書を提出するように言われたけれど、どちらを用意すればいい？」と迷っていませんか。
転職先や保育園、住宅ローンなどの手続きで勤務状況を証明する書類を求められたとき、「在職証明書」と「在籍証明書」という似た名前の書類があり、同じものとして扱ってよいのか分かりにくいですよね。
この記事では、在職証明書と在籍証明書の違いや基本的な考え方、使い分ける場面、どちらを提出すればよいか迷ったときの確認方法まで順を追って説明していきます。
在職証明書と在籍証明書に明確な違いはなく基本的には同じ
在職証明書と在籍証明書は、名称が違うため「別の書類なのでは？」と迷いやすいものです。
ここでは、在職証明書と在籍証明書の法律上の扱いと、会社や提出先によって呼び方が変わる理由を説明します。
在職証明書と在籍証明書には法律上の明確な定義がない
在職証明書と在籍証明書には、名称や記載内容について法律で定められた明確な定義はありません。
そのため、会社によっては同じような内容の書類を「在職証明書」「在籍証明書」と異なる名称で発行している場合があります。
書類名だけで判断せず、記載されている内容を確認することが大切です。
会社や提出先によって書類の呼び方が異なる
在職証明書と在籍証明書の呼び方は、会社や提出先によって異なることがあります。
勤務先では「在職証明書」と呼んでいても、提出先から「在籍証明書」を求められるケースもあります。
名称が異なる場合は、提出先が求める記載項目を確認してから勤務先へ発行を依頼すると安心です。
在職証明書と在籍証明書を使い分けるケースもある
在職証明書と在籍証明書は基本的に同じように使われますが、会社や提出先によっては名称だけでなく、書類に求める内容を分けている場合があります。
ここでは、在職と在籍がそれぞれどのような意味で使われるのか、会社や提出先による違いを説明します。
在職証明書は現在勤務していることの証明として使われることがある
在職証明書は、現在その会社で勤務していることを証明する書類として使われることがあります。
勤務先や在職期間などが記載されますが、必要な項目は提出先によって異なります。
発行を依頼する前に、提出先が求めている内容を確認しておくと安心です。
会社や提出先によって在職・在籍の意味を使い分けることがある
「在職」と「在籍」は似た意味で使われますが、会社や提出先によって使い分けている場合があります。
そのため、書類の名称だけで同じものと判断せず、提出先が求める記載項目まで確認することが大切です。
指定がある場合は、その内容を勤務先へ伝えて発行を依頼しましょう。
在職証明書と在籍証明書のどちらを用意するか迷ったときの確認方法
在職証明書と在籍証明書のどちらを用意すればよいか迷ったときは、まず提出先から書類名やフォーマットの指定があるかを確認しましょう。
ここでは、提出前に確認しておきたい書類名やフォーマット、会社へ伝えるべき証明項目について説明します。
提出先が指定する書類名とフォーマットを確認する
提出先から書類名やフォーマットを指定されている場合は、その内容に沿って用意します。
「在職証明書」「在籍証明書」という名称だけで判断せず、必要な記載項目まで確認しておきましょう。
指定の用紙がある場合は、勤務先へ渡して必要事項を記入してもらいます。
記載する項目について詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
▶在職証明書には何を書く？記載項目と会社へ依頼するときのポイント
必要な証明項目を会社の人事・総務担当者に伝える
指定のフォーマットがない場合は、提出先と必要な証明項目を人事・総務担当者へ伝えます。
在職している事実だけでよいのか、在職期間や勤務先なども必要なのかを伝えておくと、提出先の希望に合った証明書を発行してもらいやすくなります。
職務内容の書き方について迷う場合は、こちらの記事も参考にしてください。
▶在職証明書の職務内容はどう書く？記載項目や具体例を解説
まとめ
在職証明書と在籍証明書には法律上の明確な定義がなく、会社や提出先によって名称や内容が異なることがあります。
そのため、書類名だけで判断せず、提出先が求める記載項目を確認することが大切です。
指定のフォーマットがある場合はその内容に従い、ない場合は必要な証明項目を確認してから勤務先へ発行を依頼しましょう。
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