はじめに
「在職証明書を会社にお願いしたのに、なかなか発行してもらえない」
「会社から発行できないと言われたけれど、提出先には在職証明書が必要と言われている」と困っていませんか。
転職や保育園の申込みなどで提出期限が決まっていると、勤務先へ何度も確認するのも気が引けますし、発行を拒否された場合にどこへ相談すればよいのか分からず、迷ってしまいますよね。
この記事では、在職証明書がもらえない場合の確認方法や発行を拒否されたときの対処法、代わりに提出できる可能性がある書類について、順を追って説明していきます。
在職証明書をもらえないときにまず確認することは？
在職証明書を会社からもらえない場合は、発行を断られているのか、依頼方法や必要な様式に問題があるのかを確認する必要があります。
ここでは、会社から発行してもらえないときの対処法と、提出先へ確認しておきたいポイントを順に説明します。
会社が拒否・放置・様式不足で発行できない場合の対処法
在職証明書の発行を断られたり、依頼後も対応されなかったりする場合は、まず発行できない理由を確認します。
提出先の指定様式がある場合は会社へ渡し、必要な記載項目と提出期限を伝えたうえで、改めて発行を依頼しましょう。
在職中か退職後かで会社への依頼方法を確認する
在職中は現在の勤務先、退職後は以前の勤務先の担当部署へ在職証明書の発行を依頼します。
提出先の指定様式や期限がある場合は依頼時に伝え、必要な内容を確認してもらうとスムーズです。
提出先に代替書類で対応できるか確認する
会社から在職証明書を受け取れない場合は、提出先に連絡し、別の書類で在職を確認できるか相談します。
代替書類が認められる場合は、指定された書類の種類や必要な記載内容を確認してから用意しましょう。
在職証明書をもらえない主なケースと対処法
在職証明書をもらえない場合でも、会社が発行を拒否しているのか、依頼後に返事がないのかによって取るべき対応が異なります。
ここでは、在職証明書を発行してもらえない主な状況ごとに、確認することと具体的な対処法を順に説明します。
会社に発行を依頼しても拒否された場合
会社に在職証明書の発行を拒否された場合は、まず発行できない理由を確認します。
指定の様式や記載項目がある場合は会社へ伝えて再度依頼し、それでも難しい場合は、提出先に事情を説明して代替書類で対応できるか確認しましょう。
会社に依頼したのに返事がなく発行されない場合
在職証明書を依頼しても返事がない場合は、担当部署や担当者へ改めて連絡します。
メールで返事がなければ電話でも発行状況を確認し、提出期限が迫っている場合は、その期限もあわせて伝えましょう。
会社が廃業していて発行してもらえない場合
会社が廃業していて在職証明書を発行してもらえない場合は、その事情を提出先に伝えます。
そのうえで、在職していたことを確認できる別の書類で代用できるか相談し、指定された書類を用意しましょう。
会社と連絡が取れず発行を依頼できない場合
会社と連絡が取れない場合は、手元にある書類などから現在の連絡先を確認します。
それでも連絡先が分からない、または連絡しても応答がない場合は、提出先に状況を説明し、別の書類で対応できるか確認しましょう。
在職証明書の代わりになる書類で対応できるか
在職証明書を会社から発行してもらえない場合は、提出先が別の書類で在職を確認できるかを確認しましょう。
ここでは、代替書類が認められるかを確認する方法と、認められない場合の対応を順に説明します。
まず提出先に代替書類が認められるか確認する
在職証明書の代わりに別の書類を提出したい場合は、まず提出先に代替書類が認められるか確認します。
会社から発行してもらえない事情を伝え、提出できる書類の種類や必要な記載内容を確認してから用意しましょう。
雇用契約書や給与明細などで在職を確認できる場合
提出先が認めている場合は、雇用契約書や給与明細などを代替書類として提出できることがあります。
勤務先や雇用期間、給与の支給日など、提出先が求める情報が記載されているか確認してから提出しましょう。
雇用契約書を在職証明の代わりに使う場合は、どの項目を確認すればよいのかも気になりますよね。
▶在職証明書の代わりに雇用契約書は使える？代替できる書類と確認ポイント
代替書類が認められない場合の対応を確認する
代替書類が認められない場合は、在職証明書を提出できない事情を説明し、ほかの対応方法がないか提出先に確認します。
在職証明書が必要な場合は、提出期限を延長してもらえるか相談してみましょう。
在職証明書をもらえないときの相談先
在職証明書を会社からもらえず、自分で依頼しても解決しない場合は、提出先に事情を説明して代わりの対応ができるか確認しましょう。
ここでは、まず提出先へ確認する方法から、会社とのやり取りで解決しない場合の相談先、相談時に準備しておきたい情報まで順に説明します。
まず提出先に事情を説明して対応方法を確認する
在職証明書を会社からもらえない場合は、まず提出先に発行されていない事情を説明します。
そのうえで、代替書類の提出や期限の延長が可能か確認し、案内された方法に沿って必要な書類を用意しましょう。
会社とのやり取りで解決しない場合の相談先を確認する
会社に繰り返し依頼しても発行されない場合は、総合労働相談コーナーなどへの相談も検討します。
発行を拒否されているのか、依頼しても返事がないのかなど現在の状況を伝え、どこへ相談すればよいか案内してもらいましょう。
会社が在職証明書を発行してくれない場合は、そもそも発行する義務があるのか確認しておくと、次の対応を判断しやすくなります。
▶在職証明書の発行は会社の義務？拒否された場合の対処法と相談先
相談するときに準備しておきたい情報を整理する
相談するときは、会社名や在職期間、発行を依頼した日、会社からの回答などを整理しておきます。
提出先や提出期限が分かる資料、会社とのメールなども確認できるようにしておくと、これまでの状況を伝えやすくなります。
まとめ
在職証明書を会社からもらえない場合でも、すぐに手続きができないと決めつける必要はありません。
まずは会社に発行状況を確認し、難しい場合は提出先へ事情を伝えて、代替書類の提出や期限の延長ができないか相談してみましょう。
会社が廃業している、連絡が取れないなど、自分だけでは対応が難しい場合は、提出先や相談窓口に状況を伝える方法もあります。
在職証明書が用意できない理由を整理しながら、一つずつ確認していくと手続きを進めやすくなります。
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