はじめに
「在職証明書は、自分でどこまで書いてから会社に渡せばいいの？」
「氏名や住所だけなら自分で記入しても大丈夫？勤務期間や職種まで書くのはまずい？」と迷っていませんか。
提出先から指定された在職証明書の用紙を受け取ったものの、空欄が多く、どこまで記入して人事・総務へ渡せばよいのか分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、在職証明書で自分が記入できる項目と会社に記入・確認してもらう項目、指定書式を会社へ依頼するときの確認方法を解説します。
在職証明書はどこまで自分で書いていい？
在職証明書は、すべての項目を本人が記入してよいとは限りません。氏名や住所など本人が記入できる項目がある一方で、在職期間や雇用形態、勤務時間など、会社が事実を確認して証明する項目もあります。
ここでは、自分で記入できる項目と会社の確認が必要な項目を順に説明します。
自分で記入できる項目と会社が証明する項目を分ける
在職証明書には、自分で記入できる項目と、会社に確認してもらう項目があります。
どこまで自分で書いてよいか分からない場合は、記入する前に会社へ確認しておくと安心です。
氏名・住所などは自分で記入できる場合がある
氏名や住所、生年月日などの本人情報は、自分で記入できる場合があります。
ただし、書式や会社によって扱いが異なるため、記入してよいか分からない欄は空けておき、会社へ確認してから記入しましょう。
在職期間・雇用形態・勤務時間などは会社に確認してもらう
在職期間や雇用形態、勤務時間などは、会社が保有する記録をもとに確認してもらいます。
自分で把握している内容であっても、勤務実績に関する項目は会社に確認してもらったうえで証明してもらいましょう。
自分で記入する前に確認したい在職証明書のルール
在職証明書を自分で記入する前に、提出先が指定する様式と、勤務先が認めている記入範囲を確認する必要があります。
ここでは、自分で記入する前に確認しておきたい3つのルールを説明します。
提出先の指定様式がある場合はその様式を使う
提出先から在職証明書の指定様式を渡されている場合は、その用紙を使って会社へ証明を依頼します。
指定様式があるか分からない場合は、自分で用意する前に提出先へ確認しておくと安心です。
指定された用紙への書き方が分からない場合は、具体的な記入例を確認しておくとスムーズです。
▶在職証明書の書き方とは？必要な記載項目と記入例を解説
会社によって本人が記入できる範囲が異なる
本人が記入できる範囲は会社によって異なり、氏名や住所などを自分で書ける場合もあれば、すべて会社側が記入する場合もあります。
まず会社へ確認し、指定された範囲だけ記入しましょう。
記載内容に迷ったら先に会社へ確認する
どの項目を自分で書けばよいか迷った場合は、自己判断で記入せず、人事や総務などの担当部署へ確認します。
在職証明書を担当者に見せながら確認すると、自分で記入する欄と会社が記入する欄を分けやすくなります。
自分で書いた在職証明書は会社の確認を受ける
在職証明書を自分で作成・記入した場合でも、そのまま提出するのではなく、勤務先に内容を確認してもらう必要があります。
ここでは、自分で書いた在職証明書を提出する前に必要な会社確認について説明します。
自作した書類をそのまま提出しない
自分で在職証明書を作成した場合は、そのまま提出せず、勤務先に内容を確認してもらいます。
在職証明書は勤務先が在職の事実を証明する書類なので、会社の確認を受けてから提出しましょう。
会社に記載内容を確認してもらう
自分で記入した在職証明書は、人事や総務などの担当部署に確認してもらいます。
特に在職期間や雇用形態などは、会社が保有する記録と一致しているか確認を受け、誤りがあれば訂正します。
会社の証明が必要な部分は会社側に対応してもらう
在職期間や雇用形態など、会社による証明が必要な部分は自己判断で完成させず、会社側に対応してもらいます。
担当者に書類を渡し、証明欄への記入など必要な対応を依頼しましょう。
会社へ在職証明書を依頼するときの伝え方に迷う場合は、依頼文の例文も確認しておくと安心です。
▶在職証明書の発行を会社に依頼する方法は？メールの例文や伝え方を解説
まとめ
在職証明書は、自分で記入できる項目と会社が確認・証明する項目を分けて対応します。
在職期間や雇用形態などは、会社に確認してもらいましょう。
提出先の指定様式がある場合はその用紙を使い、記入範囲に迷ったときは人事や総務へ確認すると安心です。
自分で作成した場合も、最後に会社の確認・証明を受けてから提出しましょう。
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