はじめに
「在職証明書は、一度発行してもらったあとでも何度もお願いできる？」
「転職したあとに、以前の会社から在職証明書を再発行してもらうことはできる？」と気になっていませんか。
保育園の申込みや転職先への提出などで在職証明書が必要になり、以前発行してもらったものをなくしたり、提出先が変わって新しい証明書が必要になったりすると、もう一度会社へ依頼してよいのか迷ってしまいますよね。
この記事では、在職証明書を何度も発行してもらえるのか、再発行が必要になるケース、転職後に以前の勤務先へ依頼するときの対応まで、順を追って説明していきます。
在職証明書は何度も発行してもらえる？
在職証明書を一度発行してもらったあとに、「別の提出先にも必要になったけれど、もう一度お願いできる？」「発行回数に上限はある？」と気になることがあります。
ここでは、在職証明書の発行回数に制限があるのか、複数回依頼するときに確認しておきたい会社側の対応について説明します。
在職証明書に発行回数の制限はない
在職証明書には、「1人につき何回まで」といった発行回数の決まりはありません。
そのため、複数の提出先で必要になった場合など、必要な部数に応じて会社へ発行を依頼できます。
ただし、会社によって申請方法や発行までの日数が異なるため、事前に確認しておくと安心です。
在職証明書は何度も依頼できるが会社に法律上の発行義務があるとは限らない
在職証明書は必要になるたびに依頼できますが、会社に法律上の発行義務が一律に定められているわけではありません。
そのため、就業規則や社内ルールを確認し、提出先や必要な記載項目、期限などを伝えたうえで発行をお願いしましょう。
在職証明書を何度も求められるのはなぜ？
在職証明書を一度提出したのに、「また新しいものを提出してください」と言われると、なぜ再発行が必要なのか疑問に感じますよね。
ここでは、在職証明書を何度も求められる具体的な理由を、提出先や発行日の違い、指定様式の有無に分けて説明します。
提出先が変われば新しい在職証明書を求められることがある
提出先が変わると、在職証明書で確認される内容も異なるため、新しいものを求められることがあります。
以前の在職証明書をそのまま使えるとは限らないので、提出先の案内を確認してから必要に応じて再発行を依頼しましょう。
発行日が古いと再提出を求められることがある
提出先によっては、「発行から3か月以内」など在職証明書の発行日に条件を設けている場合があります。
手元に以前の証明書があっても、指定された期間を過ぎている場合は、新しい在職証明書を会社へ依頼しましょう。
必要な記載項目や指定様式が違えば再発行が必要になる
提出先によって必要な記載項目や指定様式が異なる場合は、以前の在職証明書では対応できないことがあります。
指定の様式がある場合は会社へ提出し、必要な項目を確認したうえで発行を依頼するとスムーズです。
転職するたびに在職証明書は必要になる？
転職するたびに「在職証明書を提出しないといけない？」「これまで働いた会社すべてから証明書を取り寄せる必要がある？」と気になることがあります。
ここでは、転職時に在職証明書が必要になるケースと、過去の勤務先が複数ある場合の提出範囲について説明します。
転職時に在職証明書の提出が必須とは限らない
転職するからといって、必ず在職証明書を提出する必要があるわけではありません。
転職先から求められた場合に、必要な記載内容や提出期限などを確認したうえで、勤務先へ発行を依頼しましょう。
経歴確認などを目的に転職先から求められる場合がある
転職先がこれまでの勤務先や在職期間などを確認するために、在職証明書の提出を求める場合があります。
どの勤務先の証明書が必要なのか分からない場合は、発行を依頼する前に転職先へ確認しておくと安心です。
転職回数が多くても過去の勤務先すべての証明書が必要とは限らない
転職回数が多くても、過去の勤務先すべてから在職証明書を取得する必要があるとは限りません。
「直近の勤務先のみ」などと指定されている場合は、その範囲に合わせて必要な証明書を用意しましょう。
同じ在職証明書を何度も使うことはできる？
在職証明書を一度発行してもらったあと、「別の手続きでも同じものを使える？」「毎回会社に再発行をお願いする必要がある？」と迷うことがあります。
ここでは、以前の在職証明書を再利用できるケースと、新しい在職証明書を取得したほうがよいケースについて説明します。
提出先が認めれば以前発行された在職証明書を使える場合がある
提出先が認めていれば、以前発行された在職証明書をそのまま使える場合があります。
ただし、発行日や記載内容に条件が設けられていることもあるため、手元の証明書が条件を満たしているか確認してから提出しましょう。
発行日の期限や必要項目が指定されている場合は新しく取得する
「発行から3か月以内」などの期限がある場合や、必要な記載項目が指定されている場合は、新しい在職証明書が必要になることがあります。
手元の証明書が条件を満たしていなければ、勤務先へ改めて発行を依頼しましょう。
在職証明書をもう一度求められたときに確認すること
在職証明書を再度提出することになった場合、「前に発行してもらったものを使える？」「また会社に発行をお願いする必要がある？」と迷うことがあります。
ここでは、再発行を依頼する前に確認しておきたい提出先の条件や指定様式、必要な記載項目について説明します。
前回の在職証明書をそのまま使えるか提出先に確認する
以前発行された在職証明書を使えるかどうかは、提出先によって異なります。
新しい証明書が必要な場合もあるため、手元のものをそのまま提出せず、事前に確認しておくと安心です。
発行日の指定や有効期限がないか確認する
提出先によっては、「発行から3か月以内」などの条件が設けられている場合があります。
前回の在職証明書が期限を過ぎている場合は、勤務先へ新しい証明書の発行を依頼しましょう。
指定様式と必要な記載項目を確認してから会社に依頼する
再発行を依頼する前に、提出先が指定する様式や必要な記載項目も確認しておきましょう。
指定の用紙がある場合は会社へ渡し、今回必要な内容に合わせて発行してもらうとスムーズです。
会社に在職証明書を何度も依頼するときの注意点
在職証明書を何度も発行してもらう場合、「会社には何を伝えて依頼すればいい？」「再発行を断られたらどうすればいい？」と迷うことがあります。
ここでは、在職証明書を再度依頼するときに伝えておきたい情報と、会社から発行を断られた場合の対応について説明します。
会社へ再発行をお願いするときの伝え方に迷う場合は、依頼メールの書き方や例文も確認しておきましょう。
▶在職証明書をメールで依頼する方法は？書き方と例文を紹介
必要な提出先と期限を伝えて発行を依頼する
在職証明書を再度依頼するときは、提出先や提出期限を会社へ伝えておきましょう。
指定の様式や記載項目がある場合もあわせて伝えておくと、必要な内容に沿った証明書を発行してもらいやすくなります。
会社に再発行を断られたら提出先に代替書類を確認する
会社から再発行が難しいと言われた場合は、在職を確認できる別の書類で代替できないか提出先へ相談しましょう。
代替書類が認められる場合は、自己判断で提出するのではなく、指定された書類を用意すると安心です。
会社から在職証明書を発行してもらえない場合は、発行義務の有無や会社への対応方法も確認しておくと安心です。
▶在職証明書を会社が発行してくれない場合はどうする？発行義務と対処法
まとめ
在職証明書は、必要になったタイミングで会社へ再度発行を依頼できます。
ただし、提出先によって発行日の期限や必要な記載項目、指定様式などが異なるため、まずは今回求められている条件を確認しておくことが大切です。
以前の在職証明書が手元にある場合も、そのまま使えるとは限りません。
新しく取得する必要があるか迷ったときは、提出先へ確認したうえで、必要に応じて会社へ発行をお願いしましょう。
事前に条件を確認しておけば、再提出などの手間も減らしやすくなります。
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