はじめに
「在職証明書は押印がなくても提出できるの？」
「押印廃止はいつから始まって、今は会社印なしでも問題ない？」と迷っていませんか。
勤務先から受け取った在職証明書に社印や代表者印が押されていないと、このまま転職先や行政機関などへ提出して受け付けてもらえるのか、不安になりますよね。
この記事では、在職証明書の押印廃止がいつから進められたのか、押印なしで提出できるケース、押印が必要か迷ったときの確認方法まで解説します。
在職証明書は押印廃止になった？
在職証明書の押印については、行政手続の見直しによって、押印なしで提出できるケースが増えています。
まずは、行政手続で押印が不要になったケースと、現在も押印を求められるケースがあることを分けて確認しておきましょう。
行政手続では在職証明書の押印が不要になったケースがある
行政手続では押印の見直しが進み、在職証明書も会社印や代表者印なしで提出できるケースがあります。
提出先の案内に「押印不要」と記載されている場合や、様式に押印欄がない場合は、基本的に印鑑を追加で押してもらう必要はありません。
すべての在職証明書で押印が不要になったわけではない
在職証明書に押印が必要かどうかは、提出先の様式や条件によって異なります。
会社印や代表者印を求める案内がある場合は、その指示に従って押印してもらいましょう。
以前は押印なしで提出できた場合でも、今回も同じとは限らないため、提出前に指定様式や案内を確認しておくと安心です。
在職証明書の押印が必要かは提出先の指定を確認する
在職証明書に押印が必要かどうかは、提出先が定めている書式や提出条件を確認して判断することが大切です。
会社独自の書式で在職証明書を発行する場合は、社内で定められた証明書の発行ルールも確認しておきましょう。
提出先が押印不要としている場合は押印しなくてよい
提出先の指定様式や案内に「押印不要」と記載されている場合は、会社印や代表者印を押さずに在職証明書を提出できます。
押印欄がなく、別途押印を求められていない場合も、基本的に印鑑を追加する必要はありません。
念のため、提出前に最新の様式や案内を確認しておくと安心です。
提出先が押印を指定している場合は会社に確認する
提出先から会社印や代表者印などを求められている場合は、必要な印鑑を確認したうえで、人事・総務などの担当者へ依頼します。
会社側で押印できない場合は、そのまま提出するのではなく、押印なしでも受理してもらえるか提出先へ確認しましょう。
会社印と代表者印のどちらを使えばよいか迷う場合は、在職証明書で使われる印鑑の違いも確認しておくと安心です。
▶在職証明書に角印は必要？代表者印との違いや確認方法
会社独自の在職証明書は社内の証明ルールも確認する
会社独自の書式で在職証明書を発行する場合は、社内の証明書発行ルールも確認しておきましょう。
会社印や代表者印を押す決まりがある場合は、提出先が押印を必須としていなくても、会社の手順に沿って発行されることがあります。
申請するときに、使用する書式や押印の有無を担当者へ確認しておくと安心です。
押印なしの在職証明書でも確認しておきたいポイント
在職証明書が押印不要の場合でも、押印がないことだけを確認して提出するのではなく、証明書として必要な条件を満たしているか確認することが大切です。
ここでは、押印なしの在職証明書を提出する前に確認したい3つのポイントを説明します。
押印がなくても会社として証明できる担当者を確認する
押印なしで在職証明書を提出する場合は、会社として誰が在職を証明しているのか確認しておきましょう。
会社名や担当部署、担当者名などの記載欄がある場合は、空欄になっていないか確認し、提出先から指定があればその内容に沿って記載してもらいます。
提出先が求める記載内容を満たしているか確認する
在職証明書には、提出先が求める項目がきちんと記載されているか確認することも大切です。
勤務先名や本人氏名、在職期間、雇用形態などに記載漏れがないか、提出先の指定様式や案内と照らし合わせて確認しましょう。
押印以外の提出条件が指定されていないか確認する
押印が不要な場合でも、在職証明書の書式や提出方法などが指定されていることがあります。
指定様式や原本の提出が必要かなど、押印以外の条件についても事前に確認し、提出先の案内に沿って準備しておくと安心です。
在職証明書を転職先へ提出する場合、記載内容から現在の勤務先に転職活動が知られないか不安な方は、提出前に確認しておきましょう。
▶在職証明書を転職先に出すとバレる？分かる情報や在籍確認を解説
在職証明書の押印廃止について迷ったときの対応
在職証明書に押印が必要か分からない場合は、まず提出先のルールを確認することが大切です。
会社側の発行ルールが関係する場合もあるため、人事・総務担当者に在職証明書の押印や発行方法について確認しておくと安心です。
提出先に押印が必要か確認する
在職証明書に押印が必要か分からない場合は、まず提出先の指定様式や案内を確認しましょう。
「押印不要」と記載されていれば、会社印や代表者印なしで提出できます。
押印について記載がない場合は、提出先の窓口へ問い合わせておくと安心です。
会社の人事・総務担当者に確認する
提出先の条件が分かったら、会社の人事・総務担当者に押印の有無や発行方法を確認します。
押印を指定されている場合は必要な印鑑を伝え、会社の手順に沿って発行してもらいましょう。
提出先が押印不要としている場合でも、会社独自のルールがあれば、その手順に従って発行してもらいます。
まとめ
在職証明書は押印なしで提出できるケースが増えていますが、すべての提出先で不要とは限りません。
まずは指定様式や案内を確認し、押印が必要か確かめておきましょう。
押印の指定がある場合や判断に迷う場合は、提出先や会社の人事・総務担当者へ確認すると安心です。
また、会社名や在職期間などの必要事項にも目を通し、提出先のルールに沿って準備を進めましょう。
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